Pohjoismaiden suurin henkilökuljetuspalveluita tarjoava Cabonline uudisti palkkahallinnon prosessinsa yhden kumppanin taktiikalla


Hektiset ajat vaativat järeitä järjestelmiä

Tammikuussa 2019 Cabonlinella elettiin hektistä aikaa. Tulorekisteri oli juuri otettu valtakunnallisesti käyttöön ja ilmoituksia lähetettiin ensimmäistä kertaa. Tilannetta ei helpottanut se, että yrityksen käytössä ollut taloushallinnon arkistointiin hankittu järjestelmä ei tukenut palkanlaskennan tarpeita tehokkaasti. 600 työntekijän palkoista vain 50 kuukausipalkkaisen työntekijän osalta palkat voitiin laskea järjestelmässä ja loppujen 550 henkilön palkat oli laskettava manuaalisesti.

Jokainen palkka-asiantuntija ymmärtää varmasti tilanteen haasteellisuuden: Palkat, provisiot ja lomalaskenta sekä lomapalkkavaraukset suoritetaan manuaalisesti, samoin muut, esimerkiksi ulosottoihin liittyvät maksatukset ja ilmoitukset. Ja samaan aikaan opetellaan uusia tulorekisteriin liittyviä käytäntöjä. Lisähaasteita toi alkuvaiheen tulorekisteri-ilmoituksiin liittyvät tekniset haasteet, eikä kaikki ilmoituksia saatu toimitettua. Näiden tapahtumien aikaan kävi selväksi, että organisaatioon kaivataan palkanlaskentaan soveltuvaa järjestelmää.

Kuten monissa yrityksissä, myös Cabonlinella palkansaajissa on moniin eri maksuryhmiin kuuluvia palkansaajia. Henkilökuntaan sovelletaan eri työehtosopimuksia ja sääntöjä.  Tämä asetti palkkajärjestelmälle tiettyjä vaatimuksia, jotta kaikki palkat saataisiin lasketuksi tehokkaasti yhden järjestelmän voimin.

Vaatimusmäärittelyssä 16 sivua

”Ensimmäinen tehtävä, johon jo heti ensimmäisten työpäivieni aikana hyppäsin, oli palkkajärjestelmän vaatimusten määrittely. Dokumentista tulikin sitten lopulta 16-sivuinen opus, naurahtaa Cabonline Finlandin HR-päällikkö Mirva Riski ja jatkaa: ”Sopivan palkkajärjestelmän kartoitus oli aloitettu jo ennen kuin aloitin henkilöstöpäällikkönä, mutta valitettavasti talossa ei ollut tarpeeksi syvällistä palkkahallinnon ymmärrystä taikka kokemusta, jotta kartoitus ja tarjouspyynnöt olisivat vastanneet todellisia tarpeita. Yksi ehdokkaista oli Aditron Personec W, johon olen tutustunut ensimmäisen kerran vuonna 1999. Järjestelmän kyvykkyydet olivat siis varsin hyvin tiedossa ja päätös sen myötä helppo.”

Mirva aloitti Cabonline Finlandin palveluksessa henkilöstöpäällikkönä alkuvuodesta 2019. Mirvalla on pitkä ja monipuolinen työkokemus niin palkanlaskennasta, kuin henkilöstöhallinnon tehtävistä.

”Ala on muuttunut viimeisen 20 vuoden aikana aivan valtavasti. Järjestelmät itsessään ovat erinäköisiä ja -kokoisia, suurin muutos on kuitenkin ollut työtahdissa. Palkka-asiantuntijan arki on hektistä ja työt tehdään jatkuvan paineen alla. Palkanlaskentaan vaikuttavia muutoksia tulee jatkuvasti ja näistä kaikista on oltava myös ajan tasalla. Järjestelmien kehittyessä palkka-asiantuntijoiden määrää on myös vähennetty. Tänä päivänä palkkoja saattaa laskea entisaikojen 10 asiantuntijaan sijaan 1 henkilö. Tämä asettaa melkoisia odotuksia ja vaatimuksia palkkajärjestelmälle. On siis ensiarvoisen tärkeää, että palkkajärjestelmä on luotettava ja toimii tarpeidenmukaisesti, kaikki erityispiirteet huomioiden. Vain näin palkka-asiantuntija saa palkka-aineistot kootuksi ja maksuun oikea-aikaisesti”, Mirva summaa.

Toki teknologia ja uudistukset ovat tuoneet myös parannuksia palkka-asiantuntijoiden työhön. Vaikka tulorekisteri alkuun ravistelikin asiantuntijoiden arkea, on esimerkiksi vuodenvaihde nykyään huomattavasti helpompi, kun vuosi-ilmoitukset ovat taaksejäänyttä aikaa. Erityisesti tammikuu on varmasti piirtynyt jokaisen palkka-asiantuntijan mieleen painajaismaisena, kun samaan aikaan oli huolehdittava palkanmaksun lisäksi myös vuosi-ilmoituksista.

Käyttöönotto kuukaudessa

Aditron Personec W:n ja Mirvan polut ovat kohdanneet monessa eri käänteessä. Tutun järjestelmän toiminnallisuudet eivät siis vaatineet suurempaa esittelyä saati kouluttamista. Myös järjestelmän käyttöönotto tapahtui perin poikkeuksellisella tavalla.

”Sain käyttäjätunnukset ohjelmaan huhtikuun alussa ja jo huhtikuun lopussa ajoimme ensimmäiset palkat järjestelmässä. Toukokuun alussa otimme Personec W:n kokonaisuudessaan käyttöön”, muistelee Mirva nauraen.”

Mirva siis toteutti järjestelmän käyttöönoton lähes täysin itse. Aditron konsultin tukea oli varattu muutaman tunnin verran, jotta varmistettiin, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioiduksi eikä mitään olennaista jää tekemättä.

”Koska kyseessä ei ollut ensimmäinen käyttöönotto, jossa olin mukana, uskoin, että pystyisin hoitamaan tarvittavat järjestelyt itse. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja lopulta pilvipalveluna toimitettu ohjelmiston käyttöönotto sujuikin odotusten mukaisesti ongelmitta” kertoo Mirva.

Luotettava palkkajärjestelmä on riskienhallintaa

Palkanmaksuun liittyy useita vaikuttavia tekijöitä. Esimerkiksi lomapalkkavarauksilla on merkittävä vaikutus yrityksen toimintaan: Mikäli varauksia ei kyetä laskemaan ja ilmoittamaan oikein, heikentää se suoraan yrityksen tulosta. Erityisesti tästä näkökulmasta järjestelmän tuki on tuiki tärkeää. Oikeellinen tieto on olennaista myös kirjanpidon näkökulmasta.

” Meillä Cabonlinella työskentelee jo eläkeiän saavuttaneita työntekijöitä, joita eläkemaksut eivät kosketa. Heidän osaltaan ei myöskään makseta tapaturmavakuutuksia. Kun palkkoja laskettiin manuaalisesti, eikä riittävää osaamista ollut, tämänkaltaisia tekijöitä ei osattu ottaa huomioon. Lisäksi esimerkiksi lomavarauksiin ja lomapalkkoihin liittyvien varausten vaikutus oli yrityksemme tulokseen jopa 80 000€ suuruinen. Nyt kun järjestelmä ohjaa palkanlaskentaa ja tukee asiantuntijoita, kaikki yksityiskohdat ja tekijät tulevat huomioiduksi varmasti oikein ja liiketoimintajohto voi luottaa saamiinsa raportteihin.” Mirva selvittää.

Tulorekisteriin liittyvien korjausten laajuus yllätti

Alkuvaiheessa tulorekisteri-ilmoituksiin liittyi haasteita, jotka edellyttivät monilta yrityksiltä korjauksia jälkikäteen. Myös Cabonlinella tulorekisteri-ilmoituksiin liittyi alkuvaiheessa paljon virheitä ja lopulta korjattavaa oli yli 3700 riviä, joka nostatti tuskanhien kokeneenkin konkarin otsalle.

”Tarvittavien korjausten määrä oli melkoinen. Lisäpainetta aiheutti lyhyt korjauksiin annettu määräaika, jonka jälkeen olisimme joutuneet vastaamaan seurauksista korvausten muodossa. Kiitos Personec W:n, pääsimme kuitenkin pulasta lopulta melko kivuttomasti”, muistelee Mirva.

Personec W:ssä tiedot voidaan siirtää tulorekisteriin massailmoituksena, joka säästää huomattavan paljon aikaa. Ja hermoja. Tänä päivänä Cabonlinen huolet ovat onnellisesti takana päin, tulorekisteri-ilmoitukset tulevat hoidetuksi helposti ja luotettavasti, ja palkanmaksu sujuu kuin tanssi. Pilvipalvelu tuo huolettomuutta, sillä palkka-asiantuntijoilla on aina käyttövalmis ja päivitetty ohjelmisto. Päivitykset tulevat automaattisesti, eikä käyttökatkoista tarvitse huolehtia.

Cabonlinellä palkka-aineistoa kerätään monesta eri järjestelmästä. Palkka-aineistot tulee toimittaa palkanlaskentajärjestelmään määrätynlaisessa formaatissa, jotta tiedot voidaan lukea ja huomioida oikein.

”Yksi Personec W:n vahvuuksista on joustavuus. Voin lisätä järjestelmään helposti juuri sellaisia skeemoja kuin itse haluan. Se, että järjestelmää voi helposti muokata omien tarpeiden mukaisesti on suuri vaikutus. Pienillä muutoksilla voimme helpottaa palkka-asiantuntijan työtä merkittävästi”.

Sähköinen palkkalaskelma tuo turvaa

Palkkalaskelma on lakisääteinen dokumentti, jonka jokainen työnantaja on velvollinen toimittamaan työntekijöilleen palkanmaksun yhteydessä. Palkkalaskelmia toimitettiin pitkään postitse, mutta tähän liittyy paljon riskejä. Myös tietyt lakiuudistukset, kuten GDPR, asettavat uusia vaatimuksia sensitiivisen tiedon käsittelyyn.

Palkkalaskelmat toimitettiin Cabonlinen työntekijöille aiemmin sähköpostitse. Tämä koettiin kuitenkin aikaa vievänä ja melko riskialttiina tapana, jonka vuoksi palkkajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä myös palkkalaskelmien toimitus päivitettiin vastaamaan tämän päivän käytäntöjä. Samalla henkilöstölle otettiin käyttöön helppokäyttöinen eLiksa-mobiilisovellus, jonka myötä sekä palkkalaskelma, että lomakertymät ovat aina työntekijöiden saatavilla, missä he sitten liikkuvatkin.

”Kun totuttuihin tapoihin tehdään muutoksia, ne tapahtuvat harvoin täysin kivuttomasti. Panostimme paljon henkilökunnan opastamiseen Verkkopalkan käyttöönoton yhteydessä ja nyt uusi sähköinen muoto on tullut tutuksi ja vastarintakin vähentynyt. Verkkopalkka on paras – ja ainoa varmasti turvallinen – vaihtoehto varmistaa tarvittavat tiedot palkansaajille, emmekä edes harkinneet muita vaihtoehtoja, toteaa Mirva.

Eri toimintojen saumaton kokonaisuus

Palkka-asiantuntijan vastuu ei suinkaan pääty palkanmaksuun. Kun palkat saadaan maksuun, tulee asiantuntijan huolehtia vielä mm. viranomaisraportointiin ja arkistointiin liittyvistä tehtävistä. Tulorekisteri-ilmoitukset, nyt kun alkukankeuden jälkeen on päästy vauhtiin, hoituvat Aditron viranomaisraportoinnin työkalun, VIRA:n, avulla automaattisesti palkanmaksun yhteydessä.

”Palkanlaskentaan liittyy monia erilaisia tehtäviä ja vastuita. Kun voimme tukeutua yhden kumppanin apuun kokonaisuudessaan, se tuo meille huomattavaa etua tehokkuutena, nopeutena ja helppoutena. Eri toiminnot luovat saumattoman kokonaisuuden, jonka ansiosta koko palkanmaksuprosessimme palkka-aineistojen keruusta palkanmaksuun, viranomaisraportointiin ja arkistointiin hoituu vaivattomasti ja mikä tärkeintä oikein ja luotettavasti. Tehtävät hoituvat digitaalisesti ja olemme voineet luopua kaikista paperitulosteista ja mapeista lopullisesti. Myös ongelmatilanteen hoitaminen on helppoa, kun kaikissa kysymyksissä yhteydenpito onnistuu nopeasti yhden asiakasportaalin kautta.”

Cabonline on Pohjoismaiden suurin täyden palvelun henkilökuljetuspalveluita tarjoava yhtiö, joka omistaa 7000 autoa ja työllistää jopa 5000 kuljettajaa. Suomessa yrityksen palveluksessa työskentelee 550 työntekijää, joista itsenäisenä yrittäjänä 150 henkilöä. Suomessa Cabonlinen tunnetuimmat brändit ovat Kovanen ja FixuTaxi. 2018 taksipalveluiden vapautuessa ruotsalainen Cabonline osti perheyrityksinä toimineet Inva-Taksi Oy, Taksia Oy:n, Kovanen yhtiöt Oy:n ja Mankkaan Taksi Oy:n liiketoiminnat.