HR ja palkkahallinto muutoksessa

Isot organisaatiomuutokset asettavat usein paineta HR-osaston työskentelyyn. HR:ltä vaaditaan sopeutumiskykyä, joustavuutta, järjestystä ja selkeyttä. Kiihkeän muutostahdin vuoksi HR:llä tulee olla paremmat valmiudet kohdata muutokset. Tässä blogikirjoituksessa annamme vinkkejä, miten voit yrityksessäsi ja työssäsi paremmin varautua ja valmistautua muutoksiin.

Muutos on nykyään jatkuvaa ja se koskettaa jossain muodossa ihan jokaista yritystä. Muutos vaatii jatkuvaa sopeutumista, eikä vähiten digitaalisen kehityksen vuoksi. Usein yrityksissä tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen työskentelyyn välittömästi, kuten esimerkiksi yrityskaupat, fuusiot, massiiviset rekrytoinnit, yt-neuvottelut tai eläkkeelle jäämiset. Näissä kaikissa HR:llä on tärkeä rooli. 

HR-osastolla on tärkeä rooli muutostyössä

Head of HR Center Tina Mårtenson työskentelee HR-asiantuntijana mm. rekrytointien parissa tekniikka-alan konsulttiyrityksessä, ÅF:ssa. Tina vastaa tehtävässään HR-keskuksesta, joka luotiin kehittämään paremmat edellytykset käsitellä yrityksen kovaa kasvuvauhtia. Organisaation tavoitteena on tuplata työntekijämäärä vuoteen 2020 mennessä lähinnä uusien rekrytointien kautta. Näin vahva kasvu asettaa valtavan suuria paineita tehokkuudelle.

Tina Mårtensson, HR-specialist på ÅF

– Tehtävämme HR:ssä on antaa johdolle, esimiehille ja työntekijöille mahdollisimman paljon tukea ja jotta pysymme siihen, on ollut ihan välttämätöntä muuttaa totuttuja toimintatapojamme, kertoo Tina.

Tina korostaa sitä, kuinka tärkeää on, että HR voi määritellä, minkä funktion se haluaa täyttää, miten se voi luoda edellytykset jatkuvalle kehitykselle ja miten se pystyy tukemaan organisaatiota entistä paremmin. Tämä johdatti Tinaa työssään projektijohtajana, jossa hän HR-osastolla vastasi rekrytoinneista. Tinan mielestä ÅF:llä ymmärretään hyvin se, kuinka tärkeä rooli HR-osastolla on muutostyössä.

– Työntekijöiden määrän kaksinkertaistuminen on iso hallinnollinen haaste. HR ei olisi selvinnyt tilanteesta, jossa olisimme jatkaneet entiseen malliin. Meidän oli siis välttämätöntä kehittää prosesseja, luoda yhtenäiset rutiinit, yksinkertaistaa hallintoa ja valita järjestelmätuki, joka auttaa tekemään töitä tehokkaammin muun muassa niin, että itsepalvelujärjestelmän osuus kasvaa. Uuden HR-keskuksen perustamisen on kestänyt vuoden. Se on ollut askeleena valtava ja siihen on sisältynyt iso kulttuurin muutos, jonka työstäminen on ollut HR:n vastuulla.

Valmiudet muutokseen

ÅF:lle kasvutavoite on ollut selkeä ja konkreettinen strategia. Sille on ollut tärkeää varustaa HR niin hyvin, että sekä HR että koko organisaatio selviävät suunnitelluista muutoksista. Monissakaan yrityksissä eivät edellytykset tai aikataulut ole yhtä selkeästi määriteltyjä, mutta kun kasvetaan näin nopeasti, on HR:n ollut pakko olla askeleen edellä.

Erityisesti suuremmissa organisaatioissa on välttämätöntä, että HR:llä ja palkkahallinnolla on tehokkaat valmiudet muutosten hallintaan, jotta organisaatiolle kyetään tarjoamaan oikeanlaista tukea. Sen lisäksi, että HR-työskentelyn täytyy sopeutua muutoksiin, on suurena haasteena edellytysten luominen skaalautuvaksi, riippumatta siitä kasvaako vai pieneneekö yritys.

Tinan mukaan HR:n on helpompi varustautua yrityksessä tapahtuviin muutoksiin, kun se pystyy vähentämään manuaalisesti tehtävän työn osuutta. Kannattaa siis pitää huolta siitä, että manuaaliset rutiinityöt vähenevät ja kaikki tärkeä dokumentoidaan samaan paikkaan. Tämä tekee toiminnasta samalla vähemmän haavoittuvan. Kaikki muutokset organisaatiossa aiheuttavat huolta työntekijöissä, jotka eivät välttämättä ymmärrä muutoksen syytä, tai eivät saa siitä tarpeeksi tietoa. Tästä syystä on tärkeää, että tiedotetaan ajoissa. Kaikkien tulee saada tietää, mitä tapahtuu, sekä mitä muutos aiheuttaa ennen muutosprosessia, prosessin aikana ja sen jälkeen.

Valmistaudu tulevaan – valitse ratkaisu, joka sopii yrityksellesi myös tulevaisuudessa

ÅF:n valitsema HR-ratkaisu ei välttämättä sovi kaikille yrityksille, eri organisaatioiden HR-osastot käsittelevät muutoksia eri tavoin, sekä organisaatiossa että järjestelmätasolla. Yrityksissä, joissa HR- tai palkkaosaaminen puuttuu tai joissa on käynnissä useita samanaikaisia muutoksia, voi ulkoistaminen olla hyvä tapa varmistaa tehokas, laadukas ja skaalautuva tuki.  Ja kun pohditaan järjestelmätuen valintaa ja sitä, valitaanko esimerkiksi omakone- vai pilvipalveluympäristö, pitäisi pohdinnoissa ottaa huomioon oman yrityksen edellytykset, prosessit ja strategiat.

Neljä vinkkiä onnistuneeseen muutosprojektin läpivientiin

  1. Luo selkeät tavoitteet heti alusta asti. Kommunikoi, sitouta, ankkuroi ja luo työyhteisöön ymmärrys siitä, miksi muutos on tärkeä ja mitä sillä tavoitellaan.
  2. Sitouta ja osallista muutkin muutoksen läpivientiin. Muista, että yksin et pysty viemään muutosta läpi, eikä se onnistu hyvin silloinkaan, jos muutos vain sanellaan ”ylhäältä”.
  3. Muista se tosiasia, että läheskään kaikki eivät tule pitämään muutoksesta. Keskity siihen, että saat enemmistön mukaasi olemalla selkeä, kuunteleva ja innostava.
  4. Jos olosuhteet muuttuvat muutosprosessin aikana ja strategiaa pitää muuttaa, tee se! Alkuperäinen suunnitelma ei ole koskaan 100 %:sti pitävä, muutoksia tulee aina matkan varrella.

Lataa maksuton whitepaper digitalisaation merkityksestä henkilöstöhallinnossa.

Lataa maksuton whitepaper tästä!