Käytettävyys on avain onnistuneisiin tuotteisiin ja palveluihin

Miltä kuulostaa: saat kesken työpäivän tehtäväksesi leikata paksua kartonkia, mutta sinulle annetaan käyttöösi vain tylsät, käteen sopimattomat sakset? Tuskin kovin houkuttelevalta. Nirhaisitko kartongin reunaa vähän sinne päin, vai jäisikö se kokonaan leikkaamatta siihen asti, kunnes saat käyttöösi paremman leikkuuvälineen?

Hermoja se ainakin koettelisi, kuten mikä tahansa tarkoitukseensa sopimaton työkalu. Kun työkalu ei sisällä tarvittavia ominaisuuksia, tai se on vaikea ja työläs käyttää, tehtävään kuluva aika lisääntyy. Tällöin laskee myös käyttäjän motivaatio hoitaa tehtävä. Kun työkalu on puolestaan tarkoituksenmukainen ja käyttäjälle sopiva, työt sujuvat. Yrityksillä, kuten yksityisilläkin kuluttajilla, on varaa valita työkalunsa. Vaikka tuote näennäisesti ajaisikin asiansa, huono käytettävyys karkottaa käyttäjät etsimään vaihtoehtoisia ratkaisuja.

Mitä käytettävyydellä sitten oikeastaan tarkoitetaan?

Käytettävyyden kuninkaaksi nimitetty, pitkään uraa tietotekniikan käytettävyyden parissa tehnyt tanskalainen Jakob Nielsen jakaa käytettävyyden viiteen osa-alueeseen: opittavuus, tehokkuus, muistettavuus, virheet ja tyytyväisyys. Kun tuotteen käytettävyys on hyvä, käyttäjä oppii nopeasti käyttämään tuotetta, löytää tarvitsemansa ominaisuudet helposti, suorittaa tehtävänsä tehokkaasti ja selvittää ongelmatilanteet vaivattomasti. Tuotteen käyttäminen on miellyttävää ja käyttäjä on tyytyväinen sen toimintaan. Kun käyttäjä myöhemmin palaa tuotteen pariin, hän muistaa helposti, kuinka se toimii.

Miten käytettävyysajattelu näkyy Aditron tuotekehityksessä?

Käytettävyystutkimus ja käytettävyyden parantaminen eivät ole salatiedettä, johon osallisena ovat vain harvat ja valitut. Me Aditrolla olemme halunneet ottaa käytettävyyden huomioon uusien tuotteiden suunnittelussa jo alkumetreillä. Konkreettisena esimerkkinä tästä on Aditro VIRA:n käyttöliittymäuudistus. Käytettävyyden kehittämiseksi keräsimme sovelluksen käyttöön liittyvää tietoa ratkaisun käyttäjiltä workshopeissa ja näiden työpajojen antia hyödynnettiin sittemmin käytettävyyskyselyssä. Kehitystyön mahdollistajina toimivat siis tässä tapauksessa aktiiviset käyttäjämme.

Miten tämä käytännössä tehtiin?

Kun VIRA:n uudistusprojektia lähdettiin suunnittelemaan vuonna 2018, tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiin suorituskyvyn parantaminen. Samalla kuitenkin haluttiin parantaa VIRA:n käytettävyyttä myös muilla osa-alueilla, minkä vuoksi päätettiin uudistaa koko VIRAn käyttöliittymä käyttäjäystävällisemmäksi. Kevään 2019 aikana vierailimme sekä asiakkaidemme että Aditron omien palkka-asiantuntijoiden luona keskustelemassa VIRA:n käyttäjien kanssa tuotteemme ruusuista, risuista ja kehitystoiveista. Lisäksi toteutimme noin 300 VIRA:n käyttäjälle lähetetyn käytettävyyskyselyn, jonka avulla saimme käyttäjien äänen kuuluviin.

Vierailumme koostuivat workshopeista sekä avoimista keskusteluista. Työpajasuunnittelun taustalla toimi ajatus ketterästä palvelumuotoilusta: jotta tuote vastaa tarkoitusperiä, on olennaista tietää, miten tuotetta voidaan hyödyntää ja mitä ongelmia tuotteen tulisi voida ratkaista. Työpajoissa käytiin läpi muutamia olennaisia pääaiheita viranomaisraportointiin ja sen työkaluihin liittyen. Tarkoituksena oli mallintaa viranomaisraportointiin liittyvää prosessia ja mahdollisia haasteita, joihin voisimme palvelullamme vastata. Merkittävimmiksi asioiksi nousivat raportoinnin sujuvuus ja erityisesti virhetilanteisiin liittyvien asioiden ratkaisu: mikäli raportoinnissa on korjattavaa, siitä tulisi saada selkeä palaute, jotta korjaus olisi mahdollisimman helppoa. Työpajoihin osallistui kiitettävä määrä palkkahallinnon asiantuntijoita erilaisista organisaatioista ja saadut tiedot olivat merkittävässä roolissa uuden käyttöliittymän suunnittelussa.

Työpajatyöskentely ei luonnollisesti ollut ainoana tekijänä käytettävyyden arvioimisessa ja kehittämisessä. Käyttäjille avoin käytettävyyskysely, joka pohjautui Computer System Usability Questionnaire (CSUQ) –käytettävyyskyselyyn, toimi toisena apuvälineenä. Kyselyn tulokset antoivat meille kattavan kuvan käyttäjien toiveista ja tarpeista. VIRA koettiin pääasiallisesti helpoksi ja luotettavaksi tavaksi välittää viranomaisraportteja, mutta tietenkin myös parannettavaa löytyi. Saimme paljon toiveita uusista ominaisuuksista ja uudistettu käyttöliittymä antaakin meille aiempaa paremmat mahdollisuudet näiden ominaisuuksien toteuttamiseen. Suorituskyvyn parantamisen lisäksi olemme keskittyneet erityisesti käyttöliittymän selkeään ulkoasuun sekä sen parempaan skaalautuvuuteen ja muokattavuuteen.

Miten käytettävyyttä huomioidaan jatkossa?

Vaikka käytettävyyden merkitys alun suunnittelutyössä on ratkaisevaa, käytettävyyden arviointia ei voida pitää kertaluontoisena suorituksena. Käytettävyyden arviointi vaatii jatkuvaa vuoropuhelua käyttäjien ja kehityksen välillä. Todellisen onnistumisen pystymme mittaamaan vasta, kun käyttäjät ovat päässeet pureutumaan uudistetun VIRAn toiminnallisuuksiin kunnolla.

Tuotteet ja palvelut kehittyvät jatkuvasti ja uusien toiminnallisuuksien suunnittelu vaatii vahvaa ymmärrystä käyttäjäkokemuksesta – olemme onnekkaassa asemassa, sillä Aditrolla samassa organisaatiossa työskentelee sekä palkkahallinnon asiantuntijoita, että tuotekehityksen ja tuotehallinnan ammattilaisia. Tavoitteenamme on jatkossakin ottaa entistä suuremmissa määrin alan ammattilaisia mukaan suunnittelutyöhön mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta voimme tarjota asiantuntijoille parhaat työvälineet.

Pidetään yhdessä vuoropuhelua yllä.

Elina Kervinen
UX Designer