Miten palkat maksetaan vaikka Suomi pysähtyi?

Viisi syytä, miksi ulkoinen palveluntarjoaja onnistuu palkanlaskennassa myös poikkeusoloissa.

Palkanlaskenta on yhteiskunnan kriittinen toiminto. Korona-pandemia on asettanut monet organisaatiot uusien haasteiden eteen. Miten varmistaa, että palkkojen maksaminen onnistuu myös poikkeustilanteissa?

Jos palkanlaskenta on vain muutaman henkilön harteilla, viimeistään nyt on huomattu, kuinka haavoittuvaa toiminta on. Näissä oloissa palkanlaskentaprosessin ulkoistaminen ulkoiselle palveluntarjoajalle onkin osoittanut arvonsa. Luotettavalla palkkapalvelun tuottajalla on enemmän resursseja ja mahdollisuus organisoida toiminta laadukkaasti olosuhteista riippumatta.

Aditro on yksi Pohjoismaiden johtavista palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistojen sekä ulkoistuspalvelujen asiantuntijoista. Tässä viisi seikkaa, joiden ansiosta pystymme varmistamaan palkanlaskennan myös poikkeusoloissa:

1. Takuuvarma järjestelmämme tekee palvelun jatkumisen mahdolliseksi.
Aditrolla on vikasietoinen järjestelmä, jota on kehitetty ja testattu tilanteessa kuin tilanteessa jo yli toistakymmentä vuotta. Toimintavarma, oma alustamme tekee ulkoistettujen palveluiden jatkumisen mahdolliseksi ilman katkoksia myös poikkeusoloissa.

2. Sertifioitu pilvipalvelu on turvallinen.
Tietoturva on Aditrolle vahva kilpailuetu, josta saamme jatkuvasti kiitosta. Satojen asiakkaidemme palkat lasketaan yksityisessä pilvessä, joka on täysin omassa kontrollissa. Sertifioitu pilvipalvelumme vastaa myös GDPR-säädöksiin.

3. Laatujärjestelmä varmistaa, ettei virheitä tule.
Palkanlaskentamme laadunvalvonta nojaa ISAE3402-laatustandardiin. Se takaa, että suoritamme kaikki palkanlaskennan vaiheet luotettavasti ja yhteneväisesti asiakkaasta, työntekijästä tai toimipisteestä riippumatta. Standardia tukee Aditron oma, automaatiota hyödyntävä laadunhallintajärjestelmä, joka varmistaa palkkapalvelun tehokkuuden, laadun ja virheettömyyden.

4. Toimimme tehokkaasti myös poikkeusoloissa.
Lean-ajattelun mukaisesti teemme oikean määrän oikeita asioita oikeaan aikaan. Tämä näkyy palvelumme laadussa ja kustannustehokkuudessa. Asiakkaidemme käytössä on aina uusinta teknologiaa.

5. Viemme paperiaineistot sähköiseen muotoon.
Palkanlaskennan ulkoistuspalvelua ei perinteisesti ole hoidettu etätyönä, koska osa palkka-aineistosta tulee edelleen paperilla. Uudessa tilanteessa olemme kuitenkin löytäneet prosessit, joiden kautta myös paperiaineisto hoidetaan tietoturvallisesti digitaaliseen muotoon.

Siirryimme kokeilemaan etätyöskentelyä kaikkialla Pohjoismaissa jo ennen valmiuslain käyttöönottoa. Uuteen toimintamalliimme kuuluu, että määritellyt henkilöt käyvät päivittäin skannaamassa palkka-aineistot, ja tämän jälkeen aineistoa käsitellään samoin kuin muuta sähköistä materiaalia. Osa paperilla tulleesta aineistosta arkistoidaan, jos asiakkaan prosessi sitä edellyttää, ja osa tuhotaan.
Pystymme minimoimaan virheet myös paineen alla, vaikka hoidamme palkkapalvelua kotioloissa. Kaikki asiakkaidemme kriittiset aineistot tarkistetaan edelleen kahden ihmisen toimesta.

Toki uusi tilanne on asettanut myös ulkoiset palveluntarjoajat haasteen eteen. Meidät tilanne laittoi etsimään uusia, joustavia tapoja tehdä työtä. Olemme onneksi löytäneet nopeasti tavat, joilla palkanlaskenta on sovitettu yhteen työntekijöidemme perhe-elämän kanssa. Palkanlaskijamme ovat siirtyneet päivätyöstä viikkotyöaikaan, joten työt voidaan nyt hoitaa oman elämäntilanteen mukaan sopivana ajankohtaa. Tämä on tärkeää, sillä henkilöstömme joukossa on paljon pienten lasten vanhempia.

Miten teidän organisaatiossanne on varmistettu palkanlaskennan sujuvuus poikkeusoloissa?

Petteri Hannula
Maajohtaja
Aditro Enterprise Finland

Lue myös: Muutoskyky mitataan kriisissä