Tehokkaammat prosessit ja parempaa koordinointia HRM:n avulla

Palkkahallinto on aina ollut keskeinen osa henkilöstöhallinnon työtä. Viime vuosien aikana on HR:ssä kuitenkin nähty paljon muutoksia. Useat yritykset päätyvät nykyään integroimaan henkilöstö- ja palkkahallinnon ja keräämään kaiken henkilöstöön liittyvän tiedon ja sen käsittelyn yhteen ainoaan HRM-järjestelmään. Tämä helpottaa HR:n työtä koko työntekijän työsuhteen ajan.

Hyvin toimivat HR- ja palkkahallinnon järjestelmät ovat hygieniatekijöitä nykyajan organisaatioissa. Inhimillisen pääoman hyödyntäminen on tärkeää sekä yritykselle että sen työntekijöille. Palkkajärjestelmällä on aina ollut keskeinen osa organisaatiossa. Käsitteellä HR on kuitenkin suhteellisen lyhyt historia pohjoismaisissa yrityksissä, vaikkakin käsite Human Research (HR) esiintyi USAssa jo 1950-luvulla. HR syntyi, kun työntekijät amerikkalaisissa yrityksissä alkoivat kyseenalaistaa yritysten tavan nähdä henkilöstö enemmänkin kuluna kuin voimavarana.

Työntekijöihin liittyvät tehtävät olivat aikaisemmin lähinnä palkka-asioiden käsittelyä, kunnes HR-osastot alkoivat nousta palkkahallinnon rinnalle. HR-osastojen tehtävänä oli keskittyä pehmeämpiin arvoihin, kuten henkilöstön osaamisen kehittämiseen sekä rekrytointeihin. Yritykset alkoivat kartoittaa resursseja keräämällä HR-järjestelmään tietoa työntekijöistään koko heidän työsuhteensa ajalta: esimerkiksi millainen toimenkuva työntekijällä oli, millaisia etuja hän sai, mitä hän osasi ja mitä oli työssään saavuttanut, miten työntekijä suoriutui ja miten hän kehittyi. 1990-luvulla käsite HR rantautui myös Pohjoismaihin ja korvasi aiemmin käytetyn henkilöstöhallinto-termin.  

HR:n ja palkkahallinnon yhteinen ekosysteemi

Paljon on ehtinyt muuttua sitten noiden aikojen, ja on tekniikka kehittynyt vauhdilla. Eri HR- ja palkkahallintojärjestelmät lisäävät monimutkaisuutta yrityksen järjestelmissä, joka lisää osaltaan taas painetta integraatioihin. Vaatimukset yhteensovittamisesta, yhtenäisistä raja-arvoista ja datan käsittelyn helppoudesta ovat lisääntyneet. Kun informaation määrä kasvaa, vaatimuksena on, että tieto on helposti saatavilla. Jotta näihin uusiin haasteisiin voitaisiin vastata paremmin, kehitettiin HRM, Human Resources Management -järjestelmä.

HRM-järjestelmä on monissa yrityksissä tärkeä työkalu, kun käsitellään henkilöstötietoja ja koordinoidaan eri HR-tehtäviä. HR- ja palkkajärjestelmän yhdistelmä on organisaatiolle tärkeä, sillä sen avulla saadaan muun muassa houkuteltua uusia työntekijöitä. Lisäksi yrityksen työntekijät kehittävät osaamistaan, ja nykyiset työntekijät pidetään yrityksen palkkalistoilla. Se on siis työkalu, jolla käsitellään henkilöstöhallinnon työtehtävät. Ekosysteemiin sisältyy koko työntekijän työsuhteen elinkaari alkaen rekrytoinnista ja työn aloittamisesta siihen, kun työntekijän työsuhde loppuu.

HRM, HR ja palkkahallinto. Lähde: Aditro

Uusi käsite, joka tulee yleistymään ja joka usein sekoitetaan HRM-käsitteeseen, on HCM – Human Capital Management. HCM käsittelee inhimillistä pääomaa ja sen merkitystä yritykselle ja termiä käytetään tietyissä tilanteissa HRM:n synonyyminä.  Gartner kuvailee raportissaan vuodelta 2016 HCM:n olevan lajitelma prosesseja ja rutiineja, jotka liittyvät henkilökunnan resurssien käsittelyyn.

Tulevaisuuden HRM

Raportti osoittaa, että yhä useammilla yrityksillä on tarve luoda yhtenäinen HRM/HCM-strategia. Gartner tunnistaa kansainvälisen trendin, jossa yhä useammat yritykset miettivät järjestelmärakennettaan, jotta ne pystyisivät paremmin koordinoimaan inhimilliseen pääomaan liittyvät prosessit. Raportista käy ilmi, että johtavat HR-asiantuntijat valitsevat mieluiten kokonaisratkaisun yhdeltä toimittajalta, joka pystyy vastaamaan myös teknisiin vaatimuksiin, joita HRM/HCM-järjestelmälle asetetaan. He eivät mielellään työskentele useiden eri integrointia vaativien järjestelmien tai eri toimittajien kanssa.

Toinen selkeä trendi palkka- ja henkilöstöhallinnossa on, että pilvipalvelujen kysyntä kasvaa. Omien serveriratkaisujen sijaan halutaan skaalattavia ja pilvipohjaisia ratkaisuja. Samassa tutkimuksessa todetaan, että vuonna 2020 globaaleista ja keskisuurista yrityksistä 25 % on investoinut pilvipohjaiseen HRM-ratkaisuun. Gartnerin mukaan jo ensi vuonna 98 % yrityksistä tulee käyttämään ainakin yhtä pilvipohjaista sovellusta osana HRM-järjestelmäänsä.

Suomi ja muut Pohjoismaat eivät ole vielä aivan yhtä pitkällä kuin muu Eurooppa ja USA pilvipalvelujen toteuttamisessa. Tämä johtuu pohjoismaisesta monisyisestä henkilöstö- ja palkkahallinnosta, johon liittyy paljon säännöstelyä ja sopimuksia ja lakeja, joita pitää noudattaa. Mutta myös Suomessa tapahtuu kehitystä asian suhteen, ja kiinnostus muun muassa itsepalvelujärjestelmiin on kovassa kasvussa. Vastaavanlaisia ratkaisuja tuleekin tulevaisuudessa olemaan enemmän.

Neljä neuvoa matkalla HRM-ratkaisuun

  • Tee yhtenäinen, pitkän tähtäimen strategia yrityksesi henkilöstö- ja palkkahallinnolle, eli HRM:lle. Ota huomioon prosessit, järjestelmä, kommunikaatio ja yhteistyö.
  • Kirjoita lista ja priorisoi niitä prosesseja, yksittäisiä tai yhteisiä, jotka ovat olennaisia yrityksen palkka- ja henkilöstöhallinnolle.
  • Käytä prioriteettilistaa tunnistaaksesi tarpeet, haasteet ja mahdollisuudet, jotka HRM-järjestelmä luo ja antaa yrityksellesi.
  • Käy läpi potentiaalisia järjestelmäntoimittajia ja selvitä, miten ne pystyvät täyttämään organisaatiosi tarpeet. Miten mahdollinen järjestelmäntoimittaja ottaa huomioon yrityksesi koon, toimialan, onko sillä fyysisen edustus maassa, mitkä ovat toimintavaatimukset, miten järjestelmä toimitetaan, millaista tukea toimittaja tarjoaa jne.

Lataa maksuton whitepaper tästä!