Tehokkaammat prosessit ja parempaa koordinointia

Palkkahallinto on aina ollut keskeinen osa henkilöstöhallinnon työtä. Viime vuosien aikana HR:ssä on kuitenkin nähty paljon muutoksia. Monissa organisaatioissa päädytään nykyään integroimaan henkilöstö- ja palkkahallinnon ja keräämään kaikki henkilöstöön liittyvä tieto ja sen käsittely yhteen ainoaan HRM-järjestelmään. Tämä helpottaa HR:n työtä koko työntekijän työsuhteen elinkaaren ajan.

Luotettavasti toimivat HR- ja palkkahallinnon järjestelmät ovat hygieniatekijöitä nykyajan organisaatioissa. Inhimillisen pääoman hyödyntäminen on tärkeää sekä yritykselle että sen työntekijöille. Palkkajärjestelmällä on aina ollut keskeinen osa organisaatiossa. Käsitteellä HR on kuitenkin suhteellisen lyhyt historia pohjoismaisissa yrityksissä, vaikkakin käsite Human Research (HR) esiintyi USAssa jo 1950-luvulla. HR syntyi, kun työntekijät amerikkalaisissa yrityksissä alkoivat kyseenalaistaa yritysten tavan nähdä henkilöstö enemmänkin kuluna kuin voimavarana.

Työntekijöihin liittyvät tehtävät olivat aikaisemmin lähinnä palkka-asioiden käsittelyä, kunnes HR-osastot alkoivat nousta palkkahallinnon rinnalle. HR-osastojen tehtävänä oli keskittyä pehmeämpiin arvoihin, kuten henkilöstön osaamisen kehittämiseen sekä rekrytointeihin. Yritykset alkoivat kartoittaa resursseja keräämällä HR-järjestelmään tietoa työntekijöistään koko heidän työsuhteensa ajalta: esimerkiksi millainen toimenkuva työntekijällä oli, millaisia etuja hän sai, mitä hän osasi ja mitä oli työssään saavuttanut, miten työntekijä suoriutui ja miten hän kehittyi. 1990-luvulla käsite HR rantautui myös Pohjoismaihin ja korvasi aiemmin käytetyn henkilöstöhallinto-termin.  

HR:n ja palkkahallinnon yhteinen ekosysteemi

Paljon on ehtinyt muuttua sitten noiden aikojen, erityisesti teknologian kehityksessä. Erilliset ja eri palveluntuottajien toimittajien HR- ja palkkahallintojärjestelmät tekevät järjestelmien ylläpidon monimutkaiseksi, ja lisää myös painetta integraatioihin. Samaan aikaan vaatimukset yhteensovittamisesta, yhtenäisistä rajapinnoista ja datan käsittelyn helppoudesta ovat lisääntyneet. Kun informaatio määrä kasvaa, vaatimuksena on, että tieto on helposti saatavilla. Jotta näihin uusiin haasteisiin voitaisiin vastata paremmin, kehitettiin HRM, Human Resources Management -järjestelmä.

HRM-järjestelmä on monissa yrityksissä yksi tärkeimpiä työkaluja. Se on järjestelmä, jossa ylläpidetään ja käsitellään henkilöstötietoja ja koordinoidaan eri HR-tehtäviä. Se on siis työkalu, jolla käsitellään henkilöstöhallinnon työtehtävät. Ekosysteemiin sisältyy koko työntekijän työsuhteen elinkaari alkaen rekrytoinnista aina siihen saakka, kun työntekijän työsuhde loppuu.

HRM, HR ja palkkahallinto. Lähde: Aditro

Uusi käsite, joka tulee yleistymään, ja joka usein sekoitetaan HRM-käsitteeseen, on HCM – Human Capital Management. HCM käsittelee inhimillistä pääomaa ja sen merkitystä yritykselle ja termiä käytetään tietyissä tilanteissa HRM:n synonyyminä.  Gartner kuvailee raportissaan vuodelta 2016 HCM:n olevan lajitelma prosesseja ja rutiineja, jotka liittyvät henkilökunnan resurssien käsittelyyn.

Tulevaisuuden HRM

Raportti osoittaa, että yhä useammilla yrityksillä on tarve luoda yhtenäinen HRM/HCM-strategia. Gartner tunnistaa kansainvälisen trendin, jossa yhä useammat yritykset miettivät järjestelmärakennettaan, jotta ne pystyisivät paremmin koordinoimaan inhimilliseen pääomaan liittyvät prosessit. Raportista käy ilmi, että johtavat HR-asiantuntijat valitsevat mieluiten kokonaisratkaisun yhdeltä toimittajalta, joka pystyy vastaamaan myös teknisiin vaatimuksiin, joita HRM/HCM-järjestelmälle asetetaan. He eivät mielellään työskentele useiden eri integraatioita vaativien järjestelmien tai eri toimittajien kanssa.

Toinen selkeä trendi palkka- ja henkilöstöhallinnossa on, että pilvipalvelujen kysyntä kasvaa. Omien serveriratkaisujen sijaan halutaan skaalattavia ja pilvipohjaisia ratkaisuja. Samassa tutkimuksessa todetaan, että vuonna 2020 globaaleista ja keskisuurista yrityksistä 25 % on investoinut pilvipohjaiseen HRM-ratkaisuun. Gartnerin mukaan 2020 mennessä 98 % yrityksistä käyttää ainakin yhtä pilvipohjaista sovellusta osana HRM-järjestelmäänsä.

Suomi ja muut Pohjoismaat eivät ole vielä aivan yhtä pitkällä kuin muu Eurooppa ja USA pilvipalvelujen toteuttamisessa. Tämä johtuu pohjoismaisesta monisyisestä henkilöstö- ja palkkahallinnosta, johon liittyy paljon säännöstelyä ja sopimuksia ja lakeja, joita pitää noudattaa. Mutta myös Suomessa tapahtuu kehitystä asian suhteen, ja kiinnostus muun muassa itsepalvelujärjestelmiin on kovassa kasvussa. Vastaavanlaisia ratkaisuja tuleekin tulevaisuudessa olemaan enemmän.

Neljä neuvoa matkalla HRM-ratkaisuun

  • Tee yhtenäinen, pitkän tähtäimen strategia yrityksesi henkilöstö- ja palkkahallinnolle, eli HRM:lle. Ota huomioon prosessit, järjestelmä, kommunikaatio ja yhteistyö.
  • Kirjoita lista ja priorisoi niitä prosesseja, yksittäisiä tai yhteisiä, jotka ovat olennaisia yrityksen palkka- ja henkilöstöhallinnolle.
  • Käytä prioriteettilistaa tunnistaaksesi tarpeet, haasteet ja mahdollisuudet, jotka HRM-järjestelmä luo ja antaa yrityksellesi.
  • Käy läpi potentiaalisia järjestelmäntoimittajia ja selvitä, miten ne pystyvät täyttämään organisaatiosi tarpeet. Miten mahdollinen järjestelmäntoimittaja ottaa huomioon yrityksesi koon, toimialan, onko sillä fyysisen edustus maassa, mitkä ovat toimintavaatimukset, miten järjestelmä toimitetaan, millaista tukea toimittaja tarjoaa jne.

Lataa maksuton whitepaper tästä!