Palkanmaksun robotisointi – fiksua vai pelkkä trendi?

Tekoäly, robotiikka, RPA ja automaatio – uusia käsitteitä ilmaantuu jatkuvasti, mutta mitä ne oikein tarkoittavat? Aditron palkkahallinnon ulkoistamispalveluista Ruotsissa vastaava Sarah Shabani valottaa termien merkityksiä.

Muuttuvat tehtävät

Yritysten henkilöstön tehtävänjako ei enää ole yhtä selväpiirteistä kuin aiemmin. Prosessilähtöisyys lisääntyy, eikä ole itsestään selvää, mitä asioita henkilöstö-, palkkahallinto- ja talousosasto hoitavat. Lähtökohtaisesti tehtävät on hoidettava siellä, missä niistä suoriudutaan parhaiten, missä on tarvittava osaaminen ja missä se on luontevinta. Eri osastot tekevät yhteistyötä useilla eri alueilla ja monet toimenkuvat ovat muuttuneet ja muuttuvat jatkossa yhä enemmän. Palkanlaskennassa on muututtu ylläpitäjistä asiantuntijoihin ja sitten neuvojiin. Kuinka monta kertaa esimiehesi on pyytänyt sinulta neuvoa, miten jokin tietty erityistilanne tulisi hoitaa?

Voimmeko tehdä samaa työtä nopeammin, älykkäämmin ja paremmin pienemmillä kustannuksilla?

Kun kyse on toistuvista, raskaista ja puuduttavista tehtävistä, on mietittävä, kuinka voisimme tehdä ne nopeammin, yksinkertaisemmin, paremmin tuloksin ja pienemmillä kustannuksilla. Voisiko olemassa olevista järjestelmistä saada nykyistä enemmän irti?

Järjestelmän tulee olla todella helppokäyttöinen, ja sen on samaan aikaan selviydyttävä erittäin monimutkaisista tehtävistä. Moni meistä on epäilemättä kirjoittanut työntekijöille järjestelmien käyttöä koskevia ohjeita. Mutta kuinka moni niitä lukee? Kuinka paljon turhautumista järjestelmien käytöstä syntyy? Voisiko järjestelmä sen sijaan olla niin yksinkertainen, että työntekijät osaisivat käyttää sitä ilman ohjeita?

Kun havaitsemme ongelman, ratkaisemme sen perinpohjaisesti. Silloin on tärkeää ymmärtää, miten tieto liikkuu järjestelmien välillä ja kuinka kaikki asiat liittyvät toisiinsa. Jotta IT-järjestelmistä saadaan enemmän irti, edellyttää se IT- ja tuotantohenkilöstön yhteistyötä. Näin taataan toimiva ratkaisu, joka todella ratkaisee ongelman juurisyyn ja tuo organisaatiolle lisäarvoa.

Mitä RPA tarkoittaa?

RPA tulee englannin sanoista Robotic Process Automation. Se tarkoittaa ohjelmistoa, joka pystyy hoitamaan (lähes) samat tehtävät kuin ihminenkin digitaalisessa prosessissa, joka voi ulottua useaan järjestelmään.

Robottimme, joka on ohjelmoitu kirjautumaan järjestelmäämme, näyttää tältä:

Milloin RPA:ta kannattaa käyttää?

RPA sopii hyvin toistuviin tehtäviin, jotka ovat niin selkeitä, että ne pysytään kuvaamaan ohjeessa. Jokainen napinpainallus, napsautus ja siirto on kuvattu ja toteutetaan juuri samalla tavalla jokaisella kerralla. Prosessin on oltava kokonaan digitaalinen, joten tietoja ei esimerkiksi voida syöttää paperilta.

Esimerkki käyttökohteesta: kirjautuminen palkkajärjestelmään, lomatietoraportin valitseminen, talousosaston lomakuluraportin valitseminen, raporttien vertaaminen ja laskeminen esimerkiksi makron avulla, missä erot ovat suuria/pieniä. 

RPA:n edut

  • Hoitaa toistuvia työtehtäviä
  • Tekee töitä, kun olet itse kotona. Robotti voi työskennellä 365 päivänä vuodessa ja kaikkina vuorokaudenaikoina.
  • Poistaa inhimilliset virheet.
  • On nopea eikä koskaan sairastu.
  • Parantaa oikein käytettynä laatua ja tuo säästöjä.
  • RPA toimii ilman taustalla olevaa järjestelmää.
  • Hyvä työkalu myös järjestelmän kehitysvaiheen aikana.
  • Parantaa laatua.
  • Tarjoaa toimintalähtöisen ratkaisun, edellyttäen että tiedämme kuinka ja mitä teemme.

RPA:n haasteet

  • RPA:n tehtävien hoitamista on valvottava. 
  • Jos tavoitteena on ensisijaisesti kustannussäästö, on laskettava säästöpotentiaali yksittäisten toimintojen lisäksi koko yrityksen kannalta. 
  • Vaatii digitaalisen lähtötiedon.
  • Ongelma saatetaan ”paikata” lyhytaikaisella ratkaisulla. 
  • Toimintalähtöinen ratkaisu – meidän on uudistettava ajatteluamme ja uskallettava kyseenalaistaa nykyiset toimintatavat. 

Mitä on automaatio ja missä tilanteissa siitä on minulle hyötyä?

Toisin kuin RPA:ta hyödynnettäessä, automaatiota käytettäessä muutetaan prosessia, jotta työ voidaan automatisoida. Automaatiolla tarkoitetaan tietokoneohjelman tai koneen automatisointia, jossa kone tai ohjelma pystyy suorittamaan tehtäviä ilman ihmisen väliintuloa. Automaatiota varten järjestelmään on myös integroitava muita osia. Palkkahallintojärjestelmää ei voida kehittää, jos ei oteta huomioon ympäröiviä järjestelmiä, kuten matkalaskentaa, tulosteita ja talousjärjestelmää.

Automaatio pakottaa yksinkertaistamaan käyttäjärajapintaa, ja tämä on suurin hyöty verrattuna RPA:han, jossa lähinnä automatisoidaan tiettyjä prosesseja. Muutoksia ei esimerkiksi enää tarvitse tehdä viidessä eri paikassa, jotta voimme muuttaa yhtä laskuria. Automaatio edellyttää, että toimittajien on luotava yksinkertaisia ratkaisuja, jotka selviytyvät monimutkaisista työtehtävistä. Uusissa säädöksissä kuten tulorekisterissä ja yleisessä tietosuoja-asetuksessa asetetaan tiukkoja vaatimuksia, jotka tukevat hyvin automaatiota, sillä niissä vaaditaan nopeampaa laskentaa.

Kuinka tekoäly voi helpottaa arkeani?

Artificial intelligence (AI) eli tekoäly perustuu siihen, että se ymmärtää kaavoja ja antaa todennäköisimmän tuloksen. Tekoälyn avulla järjestelmä voi ehdottaa laadukkaita valintoja, jotka perustuvat suureen määrän dataa, joka on saatu kokoon suurella populaatiolla tehdyistä tutkimuksista ja monivuotisessa tiedonkeruussa. Näiden tietojen avulla järjestelmä voi ehdottaa todennäköisintä mallia, esimerkiksi oikeaa nettopalkkaa. Tekoälyllä tietoja voidaan simuloida kustannuksia ja trendejä sekä tehdä esimerkiksi ennusteita. Tekoälyä voidaan myös käyttää avustamaan työntekijöitä jo varhaisessa vaiheessa. Tästä esimerkkejä ovat älykkäät tiedonkeruujärjestelmät, jotka auttavat työntekijöitä tekemään ”oikeita” valintoja. Tekoäly sopii siis hyvin tehtäviin, jotka vaativat jonkin verran tulkitsemista.

IPA eli Intelligent Process Automation on eri menetelmien sekoitus

IPA – Intelligent Process Automation – tarkoittaa liiketoimintahyödyn maksimoimista yhdistämällä prosessiautomaatioon eri tekniikoita älykkäällä ja tehokkaalla tavalla. Käytössä voi olla esimerkiksi robotti, joka ottaa vastaan ensimmäisen yhteydenoton tietyin ehdoin; tarkastuksia ja valvontaa varten RPA; ja vielä tekoäly, joka varmistaa järjestelmän hyvän ja tehokkaan toiminnan. Muutos on tapahtunut uskomattoman nopeasti, ja IPA:n ansiosta liiketoimintaprosessin automatisoinnilla on saavutettu merkittävää tuottavuuden kasvua. Skaalautuvuus on tässä yhteydessä avaintekijä.

Mitä sinun tulee huomioida?
• Yrityksellä on oltava selvä käsitys siitä, mitä se haluaa, eikä vain siitä, mikä on tarpeen.
• Suurin tehtävä on prosessien sisäinen inventointi, jonka lisäksi on uskallettava tehdä asiat toisin.
• Ota IT-osasto mukaan päätöksentekoon.
• Aseta vaatimuksia nykyisille toimittajille. On itsestään selvää, että järjestelmän pitää pystyä toimimaan uusien vaatimusten mukaisesti.

Sarah Shabani
Sarah Shabani vastaa Aditron ulkoistamispalveluista Ruotsissa. Hänellä on pitkä kokemus palkkoihin ja ulkoistettuun palkkahallintoon liittyvistä aiheista. Sarah on taustaltaan kansantaloustieteilijä, ja on sittemmin suorittanut palkka-asiantuntijan koulutuksen. Hän on työskennellyt useita vuosia palkkahallinnossa palkkavastaavana, järjestelmävastaavana ja neuvojana. Hän on kiinnostunut tekniikasta, ja pyrkii jatkuvasti selvittämään, kuinka uusi tekniikka voisi helpottaa arkeamme.

Lue myös

Häiriköstä arvostetuksi kollegaksi
Onnen kyyneleet — Ohjelmistorobotiikka asiantuntijan tukena
Automaatio ja ohjelmistorobotiikka tulevat myös palkkahallinnon työpaikoille – asiantuntijat suhtautuvat muutokseen positiivisesti
Toimivan parisuhteen kulmakivet edellytyksenä ketterässä automaatiokehityksessä