Tietojen käsittelyyn liittyvät yksiköt

Annamme henkilötietoja muiden Aditro-konserniin kuuluvien oikeushenkilöiden käyttöön sekä muiden oikeushenkilöiden käyttöön sovittujen palvelujen tarjoamiseksi. Tästä syystä erottelemme kaikki käsittelytapahtumat toimitusmenetelmän mukaan. Kaikki julkiset oikeudelliset henkilöt, joille jaamme tietoja, on poissuljettu tästä yleiskuvauksesta, mutta niihin viitataan kohdassa ”Tietojen käsittely osana lakisääteisiä velvoitteita” annetussa yleiskuvauksessa. Tässä tapauksessa tietojen jakaminen on lakiin perustuva velvollisuutemme tai olemme nimenomaisesti sopineet jakamisesta asiakkaan kanssa osana asiakkaan lakisääteisiä velvoitetta. Kyseisissä tilanteissa tietoja voidaan antaa pääasiassa hallituksen alaisten virastojen, kuten veroviranomaisten, sosiaalitoimen, eläkevirastojen jne. käyttöön, mutta myös yksityisille tahoille, kuten pankeille ja vakuutusyhtiöille.

Annamme tietoja yhteensä neljälle eri taholle:

  1. Aditro-konsernin tytäryhtiöille niiden toimiessa alikäsittelijöinä
  2. Ulkopuolisille yksiköille niiden toimiessa alikäsittelijöinä
  3. Suoraan lain perusteella toimiville yksiköille
  4. Tietojen elinkaariketjuun kuuluville yksiköille, jotka tarjoavat asiakkaalle liitännäispalveluja

Aditro-konsernin tytäryhtiöt alikäsittelijöinä

Tietosuojaja tietoturva ovat Aditro-konsernin keskeisiä tehtäviä. Kaikissa Aditro-konserniin kuuluvissa yhtiöissä on käytössä yhdenmukaiset keskeiset periaatteet ja valvontatoimet. Tämän johdosta katsomme, että sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi yhdelle Aditro-konserniin kuuluvalle tytäryhtiölle luovutetut tiedot katsotaan kaikille Aditro-konsernin tytäryhtiöille luovutetuiksi. Tytäryhtiöiden välistä tiedonvaihtoa voidaan kuitenkin rajoittaa valitun toimitusmallin ja toimintamaan perusteella.

Toimitus paikan päälle (On premise, OP)

Tavallisessa paikan päälle toimituksessa asiakkaan henkilötietoja sisältävä tietokanta sijaitsee asiakkaan omissa toimitiloissa. Tästä syystä emme voi käyttää kyseisiä tietoja ilman asiakkaan suostumusta. Kaikki yleiseen tietosuoja-asetukseen liittyvät vaatimukset, jotka ovat luettavissa osoitteessa www.aditro.com/gdpr, ovat sovellettavissa kaikkiin tuotteisiimme. Markkinat ovat kuitenkin siirtymässä pilvipalveluratkaisuihin, joihin perustuvat myös uusimmat mallimme. Tämä voi tarkoittaa, että toiminnallisuudet toimitetaan erillisenä tilaustyönä asiakkaan ympäristöön asennettuina.  Saat lisätietoja konsultointitiimiltämme. Asennusaikoja on nyt saatavilla 12.2.2018 lähtien.

Paikan päällä suoritettavien asennusten ja tuotteidemme ylläpitämisen lisäksi saatamme joutua käsittelemään henkilötietoja normaalin liiketoimintamme puitteissa, kuten tarjotessamme tukea. Tässä tapauksessa sinä asiakkaana teet ensimmäisen yhteydenoton, joten sinun on oltava tietoinen parhaista tietosuojakäytänteistä sekä toimintastandardeista.

Tukipalvelut. Kaikkia meille toimitettuja tietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja, ei pidetä sellaisina silloin, kun kyseessä ovat päivittäiset liiketoimintaan liittyvät toimenpiteet. Meille lähetetyt sähköpostit ja tukipyynnöt lähetetään luotettavassa verkossa, mutta niitä ei kuitenkaan salata. Kun meille lähetetään mahdollisesti henkilötietoja sisältävää sähköpostia, lähettäjän tulee tietää, ettei sähköpostin tekstiosiossa saa lähettää suuria tietomääriä. Tällaisissa tapauksissa huomioi tämä seikka aina ennen sähköpostin lähettämistä. Myös henkilökuntamme koulutetaan välttämään turhaa tiedon jakamista.

Tekniset tukipalvelut. Testauksessa, ohjelmistovikojen ratkaisemisessa tai ohjelmiston käsittelyssä asiakastietoja käytetään vain asiakkaan luvalla ja mieluiten asiakkaan omassa ympäristössä. Kaikki meille liitteiden muodossa toimitetut tiedot poistetaan kahden vuoden kuluessa. Lähetämme tiedostot, jotka todennäköisesti saattavat sisältää suuria henkilötietomääriä, kuten CSV-tiedostot (excel) tai XML-tiedostot, vain salattuina. Tämän lisäksi vähennämme mahdollisuuksien mukaan yksilöllisten tunnisteiden, kuten henkilötunnusten, käyttöä. Muista aina seuraavat seikat kaikissa meille toimittamissasi tiedostoissa, jotka saattavat sisältää arkaluonteisia tietoja:

  1. Lähetä tiedostot salattuina
  2. Suodata henkilötiedot ja muuta niitä esimerkiksi mahdollisuuksien mukaan anonymisoimalla tiedot.

Pilvipalveluratkaisut (CL)

Tukipalvelut- ja Tekniset tukipalvelut -kohdissa annettuja tietoja sovelletaan myös pilvipalveluratkaisuja käyttäviin asiakkaisiimme. Muutoin ohjelmistopalvelumme ei tuo mukanaan suurten tietomäärien siirtoja, kun tietokanta jo valmiiksi on hallussamme. Tästä syystä meillä on myös erityinen vastuu tietojasi kohtaan. Tietojasi käsittelee keskitetty pilvipalvelutiimimme, jonka toimistot sijaitsevat Espoossa. Siellä toimitusten, muutosten ja tietoturvan hallintaosastot työskentelevät tiiviissä yhteistyössä sekä tietojesi saatavuuden että niiden eheyden turvaamiseksi. Saat lisätietoja tietojesi turvaamisesta ja kunnioittamisesta teknisiä ja organisatorisia turvatoimia käsittelevästä kohdasta. 

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (BPO)

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen tapahtuu ensisijaisesti niiden yksiköiden kautta, joiden yritysten nimissä on merkintä ”BPO”. Tehtävien suorittamisen aikana saatuja tietoja ei tavallisesti anneta toimintamaan ulkopuolelle.

Yksikön nimiMaaY-tunnusOsoitePääasialliset tietojen käsittelytoimetSovellettava toimitusmalli
OPCLBPO
Aditro Enterprise OySuomi2644026-6PL 201, 02631 Espoo, SuomiPääkäsittelijä yksityisellä sektorilla Suomessa; ohjelmistotuki, ylläpito- ja konsultointipalvelut yksityisen sektorin ja julkisen sektorin asiakkailleXXX
Aditro Shared Services OySuomi2644030-3PL 201, 02631 Espoo, SuomiPilvipalvelujen isännöinti, kehitys, tuki ja ylläpito; tietotekniikka; tekninen konsultointi; ohjelmistotuki, ylläpito ja konsultointi kaikille Aditron pilvipalvelu- ja BPO-asiakkaille Pohjoismaiden alueellaXX
Aditro BPO OySuomi2644031-1PL 201, 02631 Espoo, SuomiLiiketoimintaprosessien ulkoistamispalvelut Suomessa; palkkahallinto, matkustuksen hallinta ja pääkäyttäjäpalvelutX
Aditro Public OySuomi2644028-2PL 201, 02631 Espoo, SuomiPääkäsittelijä julkisen sektorin asiakkaille Suomessa; ohjelmistotuki, ylläpito- ja konsultointipalvelut yksityisen sektorin ja julkisen sektorin asiakkailleXXX
Aditro Estonia OÜViro11180790A. H. Tammsaare tee 118d, Mustamäe linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 12918, ViroLiiketoimintaprosessien ulkoistamispalvelut Virosta käsin, jos asiasta on sovittu asiakkaan kanssa pääsopimuksessaX
Aditro Enterprise ABRuotsi556985-9829Box 1102, 172 22 Sundbyberg, RuotsiPääkäsittelijä yksityisen sektorin asiakkaille Ruotsissa; ohjelmistotuki, ylläpito- ja konsultointipalvelut asiakkailleXXX
Aditro Shared Services ABRuotsi556985-9811Box 1102, 172 22 Sundbyberg, RuotsiPilvipalvelujen kehitys, tuki ja ylläpito; tietotekniikka; tekninen konsultointi; ohjelmistotuki, ylläpito ja konsultointiXX
Aditro BPO ABRuotsi556601-8080Box 1102, 172 22 Sundbyberg, RuotsiPääkäsittelijä yksityisen sektorin asiakkaille Ruotsissa; ohjelmistotuki, ylläpito- ja konsultointipalvelut asiakkailleX
Aditro Enterprise ASNorja913 143 663Postboks 23, 2711 GranPääkäsittelijä yksityisen sektorin asiakkaille Norjassa; ohjelmistotuki, ylläpito- ja konsultointipalvelut asiakkailleXXX
Aditro Shared Services ASNorja968 170 481Postboks 23, 2711 GranPilvipalvelujen kehitys, tuki ja ylläpito; tietotekniikka; tekninen konsultointi; ohjelmistotuki, ylläpito ja konsultointiXX
Aditro BPO ASNorja813 285 762Postboks 23, 2711 GranLiiketoimintaprosessien ulkoistamispalvelut Norjassa; palkkahallinto, matkustuksen hallinta ja pääkäyttäjäpalvelutX

Ulkopuoliset yksiköt alikäsittelijöinä

Osana palveluntarjontaamme saatamme käyttää ulkopuolisia osapuolia. Jos kyseisillä ulkopuolisilla osapuolilla on pääsy henkilötietoihin, heidät luetellaan tässä asiakirjassa. Henkilötietoihin  pääsyn perusteella näille alikäsittelijöille on annettu kriittisyystila ”kriittinen” tai ”erittäin korkea”. Jos alikäsittelijä on määritetty kriittiseksi, käsittelijälle järjestetään paikan päällä tapahtuva auditointi auditointikäytäntöjemme mukaisesti.

Toimitus paikan päälle (On premise, OP)

Tällaisia palveluja ovat tekniset tukipalvelut, joissa asiakastietoja käytetään ainoastaan asiakkaan annettua siihen lupaja mielellään asiakkaan omissa toimitiloissa. Rajoitetut yksiköt saattavat osallistua alikäsittelyyn tehtyjen tukipyyntöjen tai ostettujen lisätuotteiden takia.

Pilvipalveluratkaisut

Pilvipalveluratkaisujen hallintaa varten meillä on strategisia kumppaneita, jotka huolehtivat isännöintipalveluista sekä varmuuskopioinnin hallinnasta. Lisätietoja asiasta on alla.

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (BPO)

Osana liiketoimintaprosessien ulkoistamiseen liittyvää toimitusmalliamme yhteistyökumppaneinamme toimii yrityksiä  pääasiallisesti liitännäispalvelujen tarjoamiseksi, kuten palkkalaskelmien tulostukseen ja postitukseen. Kyseisistä liitännäispalveluista sovitaan aina pääsopimuksesssa. Lisätietoja asiasta on alla.

YleistietoaValintakriteeri
Yksikön nimiMaa¹Y-tunnusOsoitePääasialliset tietojen käsittelytoimetToimitusmalli²MaaᶾKAIKKI⁴
OPPILVIBPO
MicrosoftRuotsi556533-4804Box 27, 164 93 KistaKäyttöoikeus tukipyyntötietoihin, jotka koskevat Aditron sisäisiä sovelluksia, jotka voivat sisältää henkilötietoja.XXXPOHJOISMAATKAIKKI
Elisa Appelsiini OySuomi1539836-5Kaarlenkatu 11, 00530 HelsinkiKaikkien yksityisen sektorin pilvipalvelusovellusten isännöintiXXPOHJOISMAATKAIKKI
ProACT Finland OyjSuomi1084241-2Aku Korhosen tie 8-10, 00440 HelsinkiVarmuuskopiointipalvelun tarjoajaXXPOHJOISMAATKAIKKI
CGI Suomi OySuomi0357502-9PL 38, 00381 HelsinkiTukipyyntöihin liittyvien tietojen käyttöoikeusXXXSUOMIKAIKKI
Tom Sønderup I/STanska31824559Jyllandsgade 9, 4100 RingstedBPO-toimituskumppani TanskassaXTANSKAKAIKKI
Tieto OyjSuomi0101138-5Keilalahdentie 2-4, 02101 EspooSuomen julkisen sektorin palkkahallintoratkaisun (Tuote F) isännöinti sekä tietyille asiakkaille toimitettavan TeArkiston omistajuus.XXSUOMIPERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
Microsoft AzureRuotsi556533-4804Box 27, 164 93 KistaAditro Payroll Light -tukipyyntöihin liittyvien tietojen käyttöoikeusXXRUOTSIPERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
Rely I Mälardalen ABRuotsi556744-5589Gånstavägen 4, 749 43 EnköpingHR (Personec HR) -yhteistyökumppani, TEIS- ja XAIS-tukiXXXRUOTSIPERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
Opus Capita Group OySuomi1465570-2Postintaival 7, 00230 HelsinkiTulostus- ja toimituspalvelut, palkkalaskelmien tai työsuhteeseen liittyvien tietojen siirtopalvelut kotiosoitteisiinXSUOMISOPIMUKSEN MUKAAN
Opus Capita ASNorja966565772Postboks 500, 8601 Mo i RanaTulostus- ja toimituspalvelut, palkkalaskelmien tai työsuhteeseen liittyvien tietojen siirtopalvelut kotiosoitteisiinXNORJASOPIMUKSEN MUKAAN
Taavi Tarkvara OÜViro10265337Turu plats 5-17, Tallinn 11611, EestiHenkilöstö- ja Palkkahallintojärjestelmien toimittaja Virossa.XVIROSOPIMUKSEN MUKAAN
Evry Norge ASNorja933 012 867Postboks 4, 1330 FornebuAsiakkaan palkkahallintoratkaisun isännöintiXNORJAYKSI ASIAKAS
Visma Software ASNorja933646920Postboks 733 Skøyen, 0214 OsloOhjelmiston tarjoaja, palkkahallintojärjestelmä. Palkkahallintoalustan SaaS-palvelut (tietojen säilytys, järjestelmänhallinta ja tuki).XXNORJAYKSI ASIAKAS
EG A/STanska84667811Industrivej Syd 13 C, 7400 HerningAsiakkaan palkkahallintoratkaisun isännöintiXXTANSKAYKSI ASIAKAS
MinuitSuomi2695592-1Yliskalliontie 3 J 2, 02210 EspooAsiakaskohtaisten tilausten toimitus ja Aditron Trip & Expense -palvelun asiakasraportointiXXXPOHJOISMAATJÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN PALVELUUN/TUOTTEESEEN
ReachMee ABRuotsi556675-7810Rosenlundsgatan 52, 118 63 TukholmaRekrytointiohjelmisto SaaS-palveluna (tietojen säilytys, järjestelmänhallinta ja tuki)XXPOHJOISMAATJÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
DGC One ABRuotsi556624-1732Sveavägen 143, 113 46 TukholmaYllä mainitun ReachMee-rekrytointiohjelmiston isännöintipalvelujen tarjonta.XXPOHJOISMAATJÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
NorlicSuomi0592518-4Koulukatu 23, 68600 PietarsaariAditro-ratkaisujen tukipalvelut, pilvipalvelujen isännöinti ja Norlic Ontime -tukipalvelutXXSUOMIJÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN PALVELUUN/TUOTTEESEEN
Visma Enterprise ABRuotsi556329-3280Lindhagensgatan 94, 112 18 TukholmaVisma Recruit -järjestelmän 3. tason tuki.XXSUOMIJÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
Visma Labs ABRuotsi556515-6196Lindhagensgatan 94, 112 18 TukholmaAsiakkaat, jotka ovat ostaneet Aditrolta Visma Recruit -ratkaisunXXSUOMIJÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN

Maa                                                                   Maa, josta on pääsy henkilötietoihin

Olennainen valintakriteeri:

Sovellettava toimitusmalli  – Valitse toimitusmalli, joka on sovellettavissa sinuun asiakkaana, jolloin voit nähdä, ketkä saattavat olla alikäsittelijöinä henkilötietojen käsittelyssä.

Maa -Tässä näet, onko ali käsittelijä maakohtainen vai toimiiko alikäsittelijä kaikissa Pohjoismaissa.
KAIKKI -Tähän kohtaan olemme lisänneet useita määritelmiä, jolloin voit määrittää, koskeeko kyseinen alikäsittely sinua.

KAIKKI
Tämä alikäsittely soveltuu kaikkiin asiakkaisiin edellyttäen, että toimitusmalli ja valintakriteeri täyttyvät.
YKSI ASIAKAS
Tämä alikäsittely soveltuu ainoastaan yhteen asiakkaaseen. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@aditro.com
SOPIMUKSEN MUKAAN
 Nämä alikäsittelijät toimittavat tuotteitamme täydentäviä lisäpalveluita. Jos palvelut ovat sovellettavissa yritykseesi, tiedot löytyvät pääsopimuksesta.
PERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
Tämä alikäsittely soveltuu vain, kun olet ostanut tuotteen, joka on mainittu Pääasialliset tietojenkäsittelytoimet -sarakkeessa.
JÄLLEENMYYJÄ, PERUSTUU OSTETTUUN TUOTTEESEEN
Tämä alikäsittely soveltuu vain, kun olet ostanut tuotteen, joka on mainittu Pääasialliset tietojenkäsittelytoimet -sarakkeessa, kun tuote on ostettu kauttamme ja olemme suorittaneet auditointimme sekä valvoneet tämän alikäsittelijän tietosuoja- ja tietoturvatoimenpiteitä.

Tietojen siirtäminen EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Osana sitoutumistamme asettaa alihankkijoillemme ja alikäsittelijöillemme yhtäläiset vaatimukset, olemme tarkistaneet, siirretäänkö tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle niiden saavuttua alihankkijan hallinta-alueelle. Tähän saakka emme me tai käsittelijämme ole siirtäneet mitään tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Poikkeukset tähän sääntöön ovat aina asiakaskohtaisia ja sisällytetty nimenomaisesti asiakkaan kanssa solmittavaan tietojenkäsittelysopimukseen.

Henkilötietojen käsittely lainsäädännön perusteella

Katso yleiskuvaus sovellettavasta lainsäädännöstä, jota noudatetaan henkilötietojen käsittelyssä, osana lakiin perustuvia velvoitteita. Esimerkiksi kirjanpitoa koskevat lait vaativat meitä säilyttämään palkan laskemiseen käytettyjä lähdetietoja. Muut lait voivat edellyttää meitä luovuttamaan tiedot suoraan veroviranomaisille.

Liitännäispalveluja tarjoavat yksiköt

Saatamme antaa tietoja yksiköille, jotka tarjoavat tuotteisiimme liitännäispalveluja. Kun kyseessä on palkkahallintoa tai taloushallintoa koskeva sovellus, saatamme lähettää tietoja pankeille integrointipalvelujemme kautta. Katso lisätietoja kanssamme solmimastasi pääsopimuksesta, jossa on nimenomaisesti sovittu kyseisestä tietojen jakamisesta.