Tuotekohtaiset tiedot

Huomaa, että alla annetut tiedot riippuvat ostetuista tuotteista ja toimitustyypistä (toimitus paikan päälle, pilvipalveluratkaisu tai liiketoimintaprosessin ulkoistamisratkaisu). Alla oleva taulukko auttaa sinua valitsemaan oikean tuoteperheen ja tuotteeseen kuuluvan käyttöympäristön. Olemme jakaneet ympäristöt kolmeen päätyyppiin: HRM-ratkaisu (henkilöstö- ja palkkahallinta), HRM Public -ratkaisu julkishallinnoille (henkilöstö- ja palkanhallintaa Suomen julkiselle sektorille) ja FRM-ratkaisu (taloushallinto). Tietojen poistamista ja käyttäjäoikeuksia koskevat toiminnot kohdistetaan mahdollisuuksien mukaan samaan tuoteperheeseen kuuluvien tuotteiden kanssa.

YmpäristöTuoteperheTuotteet
HRMSuiteHR 4.2 ja uudemmat, E&O, Time, People, Trip, T&A, Trip and Expense, SHR, Salary Review, Competence, Aditro Perform, Personec Time, Personec HR
Palkkahallinto, NorjaAditro Lønn, Lønn G7
Palkkahallinto, RuotsiAditro L, Aditro L Light, Pension
Palkkahallinto, SuomiAditro W, Aditro W KPI
HRM Public -ratkaisu julkishallinnoilleF, F ESS
FRM-ratkaisuFRM-ratkaisuIntime, Wintime, Wintime Classic, Approval, Workflow
Raportointi, arkistointiFakta, Aditro Archive, Personec Archive
Tuotteet suomalaisille markkinoille: Verkkopalkka, Linkki, eTilinpäätös
IntegraatiopalvelutKerromme yksityiskohtaiset tiedot integrointipalveluistamme jäljempänäAIS, Bank Service, Authority Connect

 

Tietojen käsittely osana tuotteeseen liittyvää toimintaa

Tässä osiossa kerromme tuotteidemme tavalliset käyttötarkoitukset. Haluamme tarjota asiakkaillemme joustavia ratkaisuja. Tästä syystä kaikki tuotteemme ovat helposti muunneltavissa ja  voivat sisältää enemmän tietoja kuin alussa oli tarkoitettu. Alla olevissa määritelmissä annetut tiedot ovat vähimmäisvaatimuksia toivottujen tulosten aikaansaamiseksi. Jokaisen asiakkaan on erikseen luokiteltava kaikki muut tiedot.

YmpäristöTuoteperheTuoteTarkoitusTietoluokkaSäilytysaika Aditron tuotteessa
HRMSuiteOrganisationTyöntekijöiden hallinnoiminen1, 2, 3Automaattinen
PeopleTyöntekijöiden hallinnoiminen90 päivää
TimePoissaolojen ja loma-aikojen hallinta90 päivää
ExpenseMatkustuksen hallintajärjestelmä90 päivää
AnalyticsTilastotiedotAutomaattinen
PayslipTyöntekijän tietoresurssi0 päivää
TalentTyösuoritusten arviointi0 päivää
PalkkahallintoRuotsiPalkanlaskenta18 kuukautta
NorjaPalkanlaskenta18 kuukautta
SuomiPalkanlaskenta24 kuukautta

Tuote                                                                Saat täydellisen luettelon kaikista tähän luokkaan kuuluvista tuotenimistä täältä.

Tietoluokka                                                   Numerot viittaavat henkilötietoluokitukseemme. Yllä löydät lisätietoja käsittelemistämme arkaluonteisista tiedoista
.

Säilytysaika                                                Tässä taulukossa annetut säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikoja Aditron tuotteessa ja ne perustuvat seuraaviin seikkoihin:

  1. Tapahtuma
    Työsuhteiden muutokset
  2. Tilaus
    Asiakas on vastuussa tilausprosessista.
  3. Järjestelmätiedot
    Varmuuskopioiden sisältämät tiedot eivät sisälly tähän, mutta ne tulevat vaikuttamaan kuukauden kuluttua rutiinin suorittamisesta. Lokien sisältämät tiedot jäävät ja niiden poistaminen on tilattava erikseen.

Lyhyempiä säilytysaikoja pyydettäessä, emme ota vastuuta, sillä se saattaa vaikuttaa palkkahallinto- ja raportointiprosesseihin.
Automaattinen säilytysaika tarkoittaa, että tiedot haetaan People-järjestelmästä ja poistuvat automaattisesti, kun ne poistetaan People-järjestelmästä.

YmpäristöTuoteTarkoitusTietoluokkaSäilytysaika Aditron tuotteessa
HRM Public -ratkaisu julkishallinnoillePersonec FTyöntekijöiden hallinnoiminen ja palkanlasku1, 2, 3 10 vuotta
Personec F ESS
YmpäristöTuoteperheTuoteTarkoitusTietoluokkaSäilytysaika Aditron tuotteessa
FRM-ratkaisuSuiteWintimeTaloushallintajärjestelmä1, 2, 3Valittavissa
ApprovalLaskujen käsittelyjärjestelmä
AssetsKäyttöomaisuuden käsittely
ArchiveTiedostojen arkistointi
ForecastEnnakointi/raportointi
FaktaTietovarasto
IntimeTaloushallintajärjestelmä

Tietoluokka  Numerot viittaavat henkilötietoluokitukseemme.
Yllä mainitut järjestelmät sisältävät pääasiassa taloustietoja ja ne saattavat sisältää myös niihin liittyviä henkilötietoja. Tässä tapauksessa siirtoon tai taloudelliseen hyväksymiseen liittyy nimi tai jokin muu yksilöivä elementti, jota ei saa poistaa lokikirjaamisen mahdollistamiseksi sekä kirjanpitolain noudattamiseksi.
Käyttötavasta riippuen Approval- ja Archive-ratkaisut saattavat sisältää henkilötietoja ja arkaluonteisia tietoja. Kun käytössä on Approval-ratkaisu, suosittelemme asiakkaitamme poistamaan laskut tietyn ajan kuluttua niiden maksamisesta. Kun käytössä on Archive-ratkaisu, suosittelemme asiakkaitamme asettamaan tiedostot ryhmiin niiden mahdollisesti sisältämien tietojen mukaan tarkkojen säilytyskäytäntöjen määrittämiseksi.

Säilytysaika Tietoja voidaan poistaa usein eri tavoin. Autamme asiakkaitamme säilytysprosessissa hyödyntämällä seuraavia seikkoja:

YmpäristöTuoteperheTuoteTarkoitusTietoluokkaSäilytysaika Aditron tuotteessa
IntegraatiopalvelutConnect-ratkaisuIntegraatiopalvelu (AIS)Tiedostojen siirtäminen1, 2, 32 kuukautta
Bank ServiceIntegrointi pankkiympäristöön7 vuotta
ConnectIntegrointi muiden osapuolien järjestelmiinValittavissa
SFTPTiedostojen siirtäminenOma vastuu
TuoteTarkoitusTietoluokkaSäilytysaika Aditron tuotteessa
Tuotteet, joita voidaan käyttää täydentävinä ratkaisuina HRM- tai FRM-käsittelyssäLinkkiVarmennus ja siirto HRM-/FRM-järjestelmistä yksityisille ja julkisille sidosryhmille1, 2, 312 kuukautta (vain palvelimen puoli)
eTilinpäätös8 vuotta
VerkkopalkkaPalkkalaskelma työntekijän verkkopankkiympäristössä7 vuotta

Henkilötietojen käsittely asiakkaan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi

Aditron palvelut eivät yleensä sisällä velvollisuutta säilyttää tai arkistoida henkilötietoja asiakkaan tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Vastuu tästä kuuluu jokaiselle Aditron asiakkaalle.

Aditro antaa useita soveltuvien lakisääteisten velvoitteiden luokkia (kuten mainittu alla vasemmalla listassa) niille Aditron asiakkaiden henkilötiedoille, jotka Aditron sovelluksissa on luokiteltu käsiteltäviksi lakisääteisten velvoitteiden perusteella. Aditron maakohtaisen vakiokonfiguraation mukaan jokaisen luokan henkilötietoihin sovelletaan alla mainittuja vähimmäissäilytysaikoja, jotka perustuvat Aditron tulkintoihin alla mainitusta lainsäädännöstä (säilytysaika lasketaan yleensä alkavaksi kyseisen kalenterivuoden lopusta). Jokainen Aditron asiakas on aina itse vastuussa omasta säilytyspolitiikastaan ja, kun henkilötietoja ei enää tarvita mainitun lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tietojenpoistorutiinien toteuttamisesta. Henkilötiedot, jotka asiakas säilyttää Aditron pilvisovelluksessa ja jotka on luokiteltu käsiteltäviksi vain lakisääteisten velvoitteiden perusteella, käsitellään Aditron toimesta ainoastaan säilyttämällä tiedot Aditron pilviympäristössä, mukaan lukien sovitut varmuuskopiointipalvelut, ellei muusta ole kirjallisesti sovittu.

NORJAVuottaRUOTSIVuottaSUOMIVuotta
VEROSkattelovenA-opplysningsloven10Bokföringslag7EnnakkoperintälakiLag om förskottsuppbörd10
ELÄKELov om obligatorisk tjenestepensjon (OTP-loven)Lov om tjenestepensjon10Työntekijän eläkelakiLag om pension för arbetstagare2
KIRJANPITORegnskapsloven5Bokföringslag7KirjanpitolakiBokföringslag6
UUDELLEENTYÖLLISTYMINENFolketrygdloven4Lagen om anställningsskydd5
TILASTOTStatistikklovenA-opplysningsloven10Lag om den officiella statistiken3Laki tilastokeskuksestaLag om statistikcentralen3
POISSAOLOArbeidsmiljøloven10Sjuklönelagen10Riippuu yhteisestä sopimuksesta10
LOMA-AJATFerieloven3Semesterlagen6Vuosilomalaki
Semesterlag
2-6
TYÖAIKAArbeidsmiljøloven3Arbetstidslagen10TyöaikalakiArbetstidslag2-10
SOSIAALITURVAFolketrygdloven10Studieledighetslagen2Suomen perustuslakiFinlands grundlag5
TAKAVARIKOINTITvangsfullbyrdelsesloven5KonkurssilakiKonkurslag3
VANHEMPAINVAPAAFolketrygdloven10Föräldrarledighetslagen2
YHTEINEN SOPIMUS Tariffavtaler for avtaleområdene10Kollektivavtal2-10