6 syytä – näin palkanlaskennan ulkoistus säästää aikaa ja rahaa

HR-tehtävien, kuten palkanlaskennan, ulkoistus paitsi säästää aikaa ja rahaa, vähentää virheitä ja parantaa laatua. Nämä kuusi syytä vaikuttavat ulkoistuspalveluiden laatuun.

Palkanlaskennan ulkoistus vapauttaa talon omien palkka- ja HR-osaajien resursseja strategiseen HR-työhön. Mutta tuleeko esimerkiksi palkanlaskennan ulkoistus edullisemmaksi kuin oman tiimin käyttäminen?

Ulkoistus tuo mukanaan nämä kuusi etua:

1. Ei huolta sijaisjärjestelyistä

Palkanlaskennan ja monien muiden HR-rutiinien täytyy rullata keskeytyksettä ympäri vuoden, läpi flunssakausien ja lomasesonkien. Tämä tarkoittaa sitä, että pienessäkin yrityksessä jokainen tehtävä täytyy olla vähintään kahden osaajan hallussa, että lomatuuraukset ja esimerkiksi sairauspoissaolojen paikkaus sujuu ongelmitta. 

Ulkoistusratkaisu siirtää tämän päänsäryn kumppanin harteille, eikä HR:ää tarvitse yliresursoida vain varmuuden vuoksi.

2. Erikoisosaaminen kasvaa

Palkanlaskentaan erikoistuneelle yritykselle palkkojen laskeminen on ydinosaamisaluetta, ja heidän henkilökuntansa voi keskittyä tämän alueen osaamisen kehittämiseen. Siksi he hallitsevat hankalat poikkeustilanteet nopeammin ja varmemmin.

Isot muutokset ja uudistukset, kuten Tulorekisteri, vievät aikansa tottua, mutta täysipäiväinen palkanlaskija tekee näitä pienen yrityksen palkanlaskijaa enemmän ja useammin, jolloin myös uudet käytännöt rutinoituvat nopeammin. Yleensä se tarkoittaa myös sitä, että virheitä sattuu vähemmän, mikä säästää sekä aikaa, että kustannuksia entisestään.

3. Apu löytyy läheltä

Isossa palkanlaskennan tiimissä eri tekijöillä on myös omat vahvuusalueensa. Jos siis tiukka paikka tulee eteen, apu löytyy yleensä kokeneemmalta tiimiläiseltä, jotka siirtävät erikoisosaamisensa nopeasti koko porukan käyttöön.

Myös tekninen tuki on yleensä lähellä, eikä tiukan aikataulun alla tarvitse tuhlata aikaa teknisen tuen vastausta odotellessa.

4. Järjestelmät ovat aina ajan tasalla

Myös palkanlaskennan järjestelmät ovat kumppaneilla aina ajan tasalla, ja niitä osataan myös käyttää niin tehokkaasti kuin mahdollista. Järjestelmistä saadaan siis kaikki teho irti.

5. Ulkopuolinen katsoo asiaa eri vinkkelistä

Ulkopuolinen yhteistyökumppani osaa myös katsoa prosesseja tuoreilla silmillä ja saattaa siksi löytää työnkuluista parantamisen paikkoja. Ulkopuolisen vinkit nopeuttavat prosessia ja auttavat vähentämään paikkoja, joissa virheitä syntyy helposti.

6. Aikaa säästyy ja virheet vähenevät

Ennen kaikkea erikoistuneiden osaajien käyttö, järjestelmien hyödyntäminen ja prosessien hiominen johtavat työn tehostumiseen ja virheiden vähenemiseen. Virheiden korjaaminen on aikaavievää, joten jo niiden väheneminen säästää sekä aikaa että rahaa. Prosessien hiominen puolestaan usein kehittää koko prosessia alusta loppuun ja siten tuo lisäarvoa ulkoistuspalvelun asiakkaille ja heidän prosessikehitykseensä.