Laura Antila

Compliance onnellisen kumppanuuden ytimessä

Luottamus on minkä tahansa toimivan suhteen ydin. Kyseessä ei ole uskon asia, vaan konkreettisten tekojen asia. Kumppanin tulee osoittaa teoillaan olevansa luottamuksen arvoinen.

Palkkapalvelun ulkoistamiseen liittyvä asiakassuhde ei tee tässä poikkeusta: asiakkaan tulee voida luottaa sekä palvelun laatuun, että asiakkaan toimittaman arkaluonteisen datan turvalliseen ja luotettavaan käsittelyyn. Laadun, turvallisuuden sekä luottamuksen tulee kulkea käsi kädessä koko matkan ajan.

Aditrolla laatuun, tietoturvaan ja yhtiön toimintatapoihin liittyvät toimintatavat muodostavat mittavan kudelman. Perimmäisenä ohjenuorana toimii yhtiön compliance-ohjeistus, joka kattaa laajasti ohjeistuksia ja toimintatapoja aina tietoturvasta GDPR-asioihin ja laadunhallintaan. Compliance committee valvoo käytäntöjen toteutumista aktiivisesti, tekee kehitystyötä ja seuraa esimerkiksi vuotuisten auditointien toteuttamista. Henkilöstöllä on asiakastietoja koskevat salassapitosopimukset ja fyysistä luottamusta arkaluonteisen materiaalin säilyttämiseen varmistetaan muun muassa kulkuoikeuksien rajoitteilla. Ulkoistuspalveluiden tiloihin pääsevät vain henkilöt, joilla on todellinen tarve ja syy siihen.

Palkanlaskennan laadunvalvonnan keskiössä on ISAE3402-laatustandardi, joka varmistaa, että kaikki palkkaprosessin vaiheet suoritetaan luotettavasti ja yhteneväisesti asiakkuudesta, työntekijästä tai toimipisteestä riippumatta. Laatustandardin myötä Aditrolla voidaan tuottaa tasalaatuista sekä luotettavaa palvelua jokaiselle asiakkaalle huomioiden luonnollisesti myös asiakaskohtaiset erityispiirteet. Standardoimalla palkkapalvelun niin sanotut vakioprosessit vapautetaan asiantuntijoiden aikaa yhä enemmän asiakaskokemuksen ylläpitämiseen ja sen kehittämiseen. ISAE-standardia tukee osaltaan Aditron oma laadunhallintajärjestelmä, joka tuottaa yksityiskohtaisen ja asiakaskohtaisen raportoinnin kuukausittain. Standardoimiseen Aditrolla kuuluu olennaisena osana myös automatisointi sekä muun muassa järjestelmäautomaation sekä ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen laadun kehittämisessä.

Toisin sanoen myös automatiikka ja robotiikka pelaavat yhteiseen compliance-maaliin. Kun manuaalinen työ vähenee, prosessit kirkastuvat ja toiminnan laatu paranee. Ohjelmistorobotiikka täydentää järjestelmäautomatiikkaa vähentämällä manuaalisia työvaiheita sekä virheitä ja helpottamalla palkanlaskijan työkuormaa. Robotiikalla on merkittävä roolinsa myös laadunvalvonnassa, sillä robotti seuraa palkanlaskijan työtä ja tarvittaessa huomauttaa esimerkiksi puuttuvista dokumenteista tai suorittamatta jääneistä työvaiheista.

Kaiken standardoinnin ja automatisoinnin lisäksi on tärkeää mukautua asiakkaan tarpeisiin.

Olla luottamuksen arvoinen ja silti asiakastarpeisiin mukautuva vaatii todellakin konkreettisia tekoja, eikö vaan?

Development Manager, Quality and Business Development

Laura Antila vastaa Aditron ulkoistuspalveluissa erilaisista kehityshankkeista sekä toimii koordinointivastuussa Pohjoismaisella tasolla ISAE 3402 -standardista. Laura on innovatiivinen ja muutosmyönteinen palveluiden kehittäjä, joka kannustaa kaikkia rohkeuteen kokeilla ja innostua uusista asioista. Palvelun laatuun tulee hänen mielestään kiinnittää huomiota, jotta asiakkaiden luottamus pysyy korkealla tasolla. Laadunvarmennuksen tehtävä on kehittää prosesseja niin, että asiat tehdään kerralla oikein, jotta palvelu on sekä huippulaatuista että tehokasta.

Lue myös:

Visiona täysautomaattinen palkkajärjestelmä
Tietoturva kuin sipuli