Palkkapalvelun käyttöönotto: näin onnistut!

Palkkahallinnon ulkoistaminen tehostaa toimintaa ja vapauttaa henkilöresursseja liiketoiminnan tarpeisiin. Mutta mistä tekijöistä sujuva käyttöönottoprojekti on tehty?

Tehokas projektinhallinta
Käyttöönottoprojektin kokonaisvaltainen laatu varmistetaan tehokkaalla projektinhallinnalla. Projektia tulee kuljettaa hallitusti päätöspisteeltä toiselle aina projektisuunnitelman hyväksymisestä tuotantoon menoon ja lopulta projektin päättämiseen palvelun jo pyöriessä moitteettomasti. Aditrolla on käytössään projektinhallintamenetelmä, jossa selkeät tarkistuspisteet pitävät prosessin ketterässä liikkeessä. ISAE-laatustandardit* toimivat osaltaan projektin laadun takeena ja mittaristona.

Onnistunut roolitus
Kun projektia koskevat tehtävät ja vastuut on jaettu täsmällisesti, on onnistuminen monin verroin helpompaa. Kullekin käyttöönottoprojektille kootaan projektipäällikön vetämä tiimi, joka koostuu asiakkaan edustajista ja Aditron parhaista asiantuntijoista. Projektipäällikkö on vastuussa aikataulusta ja budjetista. Projektille nimetty ohjausryhmä tukee ja ohjaa projektia.

Luotettavat lähtötiedot
Onnistuneen projektin varmistamiseksi on tärkeää, että kaikki projektin kannalta tärkeät tiedot – kuten manuaaliset työvaiheet tai paikalliset sopimukset – käydään läpi jo lähtökartoituksen aikana. Näin niitä koskevat toimintamallit ja kehitystoimet voidaan ottaa huomioon mahdollisimman varhain. Yllätykset projektin aikana tuovat haasteita niin projektinhallinnalle kuin budjetoinnillekin.

Sujuva tiedonkulku
Sujuva ja kahdensuuntainen dialogi on avain onneen – myös käyttöönottoprojekteissa. Varmista siis molemminsuuntainen tiedon kulku, ja että projektin jäsenillä on riittävästi aikaa keskittyä. Käyttöönottoprojektiin panostaminen kannattaa jo pelkästään siksi, että palvelun käynnistyessä palkkahallintoon aiemmin kuluneet resurssit vapautuvat muihin tehtäviin. 

Kattava dokumentointi
Kattava dokumentointi viimeistelee onnistuneen projektin. Aditron projektinhallintamalli ja ISAE-laatustandardit edellyttävät projektin eri vaiheiden kattavaa dokumentaatiota. Asiakas saa dokumentit myös käyttöönsä.

Onnistunut käyttöönotto ei siis ole kiinni tuurista vaan ammattitaidosta, vuorovaikutustaidoista ja sitoutumisesta. Me Aditrolla uskomme proaktiivisuuteen. Tiimimme asiakaslupaus on tarjota tuloksellista, tehokasta ja luotettavaa projektinhallintaa. Olet hyvissä käsissä!

Eila Siikström

*ISAE 3402 (International Standard on Assurance Engagements)
Laatustandardi ja varmennustoimeksianto yrityksen tai asiakkaan taloudelliseen raportointiin vaikuttavista prosesseista. Standardi perustuu liiketoiminnan riskiarviointiin ja niiden pohjalta määriteltyihin kontrolleihin, joilla voidaan varmentaa riskienhallinta ja siten palvelun laatu.

Lue myös: Tehoistaisiko ulkoistaminen sinunkin liiketoimintaasi?
Katso video: Palkkapalvelun käyttöönotto