Sote-uudistuksessa henkilöstöjohtamisen ja palkkahallinnon työvälineillä on suuri rooli

Sote- ja maakuntauudistuksessa siirtyy yli 200 000 henkilötyövuotta. Näin suuressa uudistuksessa muutoksenhallinta nousee avainasemaan. Päätösten pohjaksi tarvitaan oikeaa tietoa. Tiedolla muutosta johdettaessa kustannukset pysyvät hallinnassa ja asioita tehdään kerralla mahdollisimman oikein.

Uudet organisaatiot, uudet esimiehet, uudet tiimirakenteet, tavat toimia ja miten pysytään kartalla oikeanlaisesta osaamisesta oikeassa paikassa?
Jos tieto on kirjattuna järjestelmään ja vieläpä oikein, on muutosten ennakointi ja oikeiden valintojen tekeminen mahdollista jo ennen uusien rakenteiden toteutumista. Esimerkiksi työluvat, sertifikaatit, pätevyydet, kelpuutukset ja kokemustausta vaikuttavat siihen miten hyvin, vaatimusten mukaisesti ja joustavasti organisaatio pystyy toimimaan eri tilanteissa ja erityisesti muutoksen jälkeen.

Miten arvioidaan henkilöiden työt ja töiden tekemisen edellyttämät kelpoisuudet, työluvat ja -oikeudet? Miten hallitaan tarvittava osaamistasapaino? Nyt olisi myös järkevää antaa työntekijöille välineet omien tietojensa päivittämiseen. Ei ole tehokasta kerätä ja päivittää tietoja keskitetysti, jos jokaisella on itse mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa ja niiden ajantasaisuus.

Jos henkilöstön osaamiseen liittyvä tieto on hallussa, on organisaatiolla välineet hallita muutosta todellisen tiedon kautta. Itsepalvelutyövälineet osana palkka- ja henkilöstöhallintoa mahdollistavat prosessien optimoinnin, tietojen oikeellisuuden tarkistuksen oikeassa paikassa ja sen että tarvittava tieto on aina ajantasaista ja välittömästi kaikkien tarvitsijoiden käytettävissä. Automatisoitu järjestelmä hoitaa tiedon oikeellisuuden tarkistukset.

Sote-uudistus on Suomen suurin liikkeenluovutus. Siksipä tukiprosessien täytyy toimia katkotta ja automatisoidusti sen mahdollistamiseksi. Tukiprosesseissa on kysymys asiakaslupauksesta henkilöstölle ja sidosryhmille – siitä, että kaikki toimii ja mm. palkat ja laskut maksetaan ajallaan. Talous- ja henkilöstöhallinto ovat tukipalvelujen keskiössä ja näiden liittymärajapinnat eri toimijoiden ja sisäisten järjestelmien välillä on oltava toiminnassa, jotta hallinnossa ei jouduta tekemään valtavaa määrä manuaalista työtä päivittämään tietoja käsin.

Muutos aiheuttaa tyypillisesti hetkellisesti ensin kustannuksia ennen kuin sen hyödyt realisoituvat. Digitalisaatiosta tulevat säästöt on hyvä huomioida osana muutosta. Esimerkiksi palkkahallinnon järjestelmissä avainasemassa ovat sellaiset ominaisuudet joilla voidaan päästä eroon rutiinityöstä ja pienentää kustannuksia, kuten vaikka kattava laskenta-automaatio, hajautettu tietojen syöttö mahdollisuus, virheettömyyden varmistaminen ja mahdollisimman tuotteistetut liittymä- ja konversiomahdollisuudet.

Automaattinen takautuva laskenta, keskeytyksiin liittyvä automatiikka, lopputiliautomatiikka ja massamuutokset eivät termeinä ehkä puhuttele päätöksentekijöitä, mutta tämän kaltainen laaja automatiikka mahdollistaa joustavan ja kustannustehokkaan toiminnan myös muutoksen keskellä ja välittömästi sen jälkeen. ”Sote-rakenteiden uudistuessa myös palkkajärjestelmän pitää mukautua joustavasti. Muutokset ovat helpompia, kun samassa järjestelmässä pystytään hoitamaan useiden organisaatioiden palkanlaskenta samanaikaisesti.” kommentoi Kaija Lappalainen Itä-Savon Sairaanhoitopiiristä.

Toimitusjohtaja, Aditro Public Oy