Virtaviivaistuneet prosessit motivoivat työntekijöitä Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymässä

Vuoden 2014 alussa Etelä-Savon sairaanhoitopiirissä käyttöön otettu Aditron Intime -taloushallinnon järjestelmä on antanut käyttäjilleen mahdollisuuden hallita ja hallinnoida käytössä olevia järjestelmiä ja työnteon prosesseja itse. Kun tyhjänpäiväiseen puurtamiseen ei mene aikaa, työntekijät kokevat työnteon mielekkääksi ja motivoivaksi. – Aikaisemmin jouduimme esimerkiksi laskujen sähköisessä kierrossa odottamaan vuorokauden, että saimme laskut maksuun. Nyt prosessit ovat tehostuneet niin, että maksaminen onnistuu saman tien, Etelä-Savon sairaanhoitopiirin laskentapäällikkö Taru Saalasti iloitsee.

 Aikaisemmin jouduimme esimerkiksi laskujen sähköisessä kierrossa odottamaan vuorokauden, että saimme laskut maksuun. Nyt prosessit ovat tehostuneet niin, että maksaminen onnistuu saman tien.

Järjestelmän uusimisen taustalla oli tarve saada taloushallinnon prosessit omiin käsiin. – Pääjärjestelmämme oli Mikkelin kaupungin käyttämä ERP-järjestelmä ja sähköisessä laskunkierrossa puolestaan eri toimittajan järjestelmä.

Yhteiset järjestelmät hankaloittivat arkisen työn tekemistä, sillä esimerkiksi tilikartat olivat Mikkelin kaupungin, ammattikorkeakoulun ja ammattiopiston kanssa yhteiset. – Voitte vain kuvitella, miten haastavaa oli esimerkiksi niinkin yksinkertaisen asian kuin pankkitilin avaaminen. Toimeksianto piti antaa Mikkelin kaupungille ja toivoa, että he tekevät homman mahdollisimman nopeasti, Saalasti muistelee.

Myöskään käyttäjien tekemien virheiden korjaaminen ei ollut käytännössä mahdollista. – Emme päässeet enää virheisiin käsiksi, jos sellainen oli sattunut tapahtumaan, hän jatkaa.

Henkilöstön kasvanut motivaatio tehostanut työn tekemistä

Ajatus järjestelmän vaihtamisesta lähti liikkeelle Itä-Savon sairaanhoitopiirin suosituksesta. – Itä-Savossa oli käytössä Aditron Intime -järjestelmä, ja he pitivät sitä erinomaisen hyvänä. Siksi mekin uskalsimme lähteä massiiviseen järjestelmän vaihtoon. Kaikki sujui oikein hyvin, ja maakunnallinen yhteistyö Itä-Savon sairaanhoitopiirin kanssa on osoittautunut todella hyödylliseksi. Saamme toisiltamme tukea järjestelmän käytössä, Saalasti jatkaa.

Merkittävin muutos entiseen näkyy Saalastin mukaan arkisessa työssä, joka on tehostunut entisestä selvästi. – Tieto siirtyy nyt eri järjestelmien välillä jouhevasti ilman viivettä, minkä ansiosta prosessit ovat virtaviivaistuneet ja yksinkertaistuneet. Tieto on omissa käsissämme ja näemme, miten tiedostot esimerkiksi siirtyvät paikasta toiseen. Näillä asioilla on suuri merkitys henkilöstön työmotivaatioon, joka on vaihtamisen jälkeen kasvanut selvästi, Saalasti kiittelee.

Siirtyminen vanhasta järjestelmästä Aditron järjestelmään jännitti käyttäjiä etukäteen kovasti. Suurin huoli oli, että tuleekohan tästä yhtikäs mitään. Nyt kun järjestelmä on ollut muutaman vuoden käytössä, kaikki ovat siihen enemmän kuin tyytyväisiä.