Tietojärjestelmien hankintakustannukset murto-osa koko investoinnista

Tietojärjestelmien hankintakustannukset murto-osa koko investoinnista

Sisäisten tietojärjestelmien, kuten henkilöstöhallinto- ja palkkajärjestelmien hankinta tulee kunnissa eteen keskimäärin kerran 10 vuodessa. Investoinnin kannattavuuden varmistamiseksi tarvitaan hankintaorganisaatioissa kattavampaa ymmärrystä kustannusten jyvittämisestä järjestelmän koko elinkaarelle pelkän käyttöönottokustannuksen sijaan. Aditron arvion mukaan tietojärjestelmän hankintakustannukset ovat yllättävän pieni osa koko investoinnista.

– Työsuhteen elinkaari on helppo ymmärtää, mutta myös tietojärjestelmiä tulisi ajatella elinkaarimallilla. Liian usein hankintaa tehtäessä tuijotetaan pelkkään käyttöönoton kustannukseen ja jatkuvan palvelun kuukausikuluun, joka on todellisuudessa vain murto-osa koko hintalapusta, kun mietitään millaisia lisäinvestointeja jo pelkästään lainsäädännön osalta järjestelmiin vuosikymmenien kuluessa on tehtävä – kunnan muuttuvista tarpeista puhumattakaan, Aditro Public Oy:n toimitusjohtaja Mari Eklund muistuttaa.

Järjestelmä pystytään Eklundin mukaan räätälöimään organisaation kaikkia tarpeita vastaavaksi heti hankintavaiheessa vain harvoin. Hälytyskellojen tulisikin soida, jos järjestelmää tarjoava taho tai hankinnassa mukana olevan ulkoinen kumppani lupaa jo etupainotteisesti varautua kaikkiin organisaation muutostarpeisiin.

– Toinen ääripää on, että järjestelmän vaatimukset kuvataan yli tarpeiden. Tätä näkee paljon erityisesti ulkoisia hankintakonsultteja käyttävissä organisaatioissa. On turhaa kytkeä vaatimuksiin toiveita ihan vain varmuuden vuoksi, mikäli ei ole näkyvissä, miten ne käytännössä tukevat työn tekemistä, hän linjaa.

Oman paikan varmistaminen uudistusten keskellä tarpeettoman suurella järjestelmäkokonaisuudella on Eklundin mukaan yksinkertaisesti investointina kannattamatonta.

– Onnistuneessa tietojärjestelmähankkeessa järjestelmä on todellisten kustannusten jyvittämisen lisäksi mitoitettu organisaation kokoon ja rakenteisiin nähden sopivaksi. Jo hankintavaiheessa tulisi hahmottaa, millaisia tarpeita seuraavien vuosien tai jopa vuosikymmenten aikana voi tulla eteen: miten sote tulee vaikuttamaan järjestelmään, mitä jos 40 % henkilöstöstä siirtyy toiseen organisaatioon tai jos järjestelmään on saatava esimerkiksi kuntaliitoksen kautta liitettyä yllättäen 1 000 ihmistä lisää.

“Tietojärjestelmien hankinnassa olisi hyvä muistaa, että paikalliset lainsäädännön tarpeet täyttävä ja parhaita toimintatapoja ketterästi huomioiva järjestelmä on usein paras ratkaisu.”

Eklund näkee, että ratkaisu piilee jatkossakin paikallisen toimijan tarjoaman järjestelmän mahdollistamassa ketterässä toimintatavassa.

– Kyllä laadusta pitää tässäkin asiassa olla valmis maksamaan. Kysymys kuuluukin, mihin rahat kannattaa laittaa: ketterään muuntautumiskykyiseen järjestelmään, joka pystyy vastaamaan muun muassa lainsäädännön muutoksiin nopeassa aikataulussa vai jähmeään, yllättäviä lisäinvestointeja syövään monsteriin, jota on vaikea enää alkumäärittelyn jälkeen muuttaa.

Hän muistuttaa myös, että hyvässä hankkeessa aikataulut, kustannukset ja ratkaisut täsmentyvät käytön elinkaaren aikana vastaamaan sitä, mitä aluksi on määritelty.

– Hyvä vinkki on pyytää heti aluksi järjestelmätoimittajaa käymään referenssiasiakkuuksia läpi, haastaa toimittajan kyky reagoida paikallisiin säädöksiin ja muutoksiin sekä selvittää, minkä verran asiakas pääsee vaikuttamaan tuotteen kehitykseen ja ovatko esimerkiksi lakisääteiset muutokset maksullista lisäpalvelua. Näiden avulla saa jo melko hyvän kuvan järjestelmätoimittajan palvelualttiudesta ja asiakaslähtöisyydestä, Eklund tiivistää.