Muhiiko sote-uudistuksessa kallis järjestelmäpommi?

Maaseudun tulevaisuus 12.5.2017

Sote-uudistuksessa ovat edessä valtavat talous- henkilöstöhallinnon järjestelmähankinnat. Suuren urakan lähestyessä on hyvä kääntää katse kokemuksiin samanlaisista hankinnoista. Varoittavana esimerkkinä toimii Kajaani, jossa tällaisen hankkeen kulut räjähtivät kasvuun: alun perin miljoonan euron arvoiseksi laskettu järjestelmähankinta on noussut jo 2,6 miljoonaan euroon. Syynä ovat mm. liian alhaiseksi laskettu työmäärä ja muut yllättävät kulut. Eikä Kajaani ole ainoa laatuaan. Mitä tästä voidaan oppia ja miten vältytään samankaltaisilta tilanteilta tulevaisuudessa?

Yksi syy monen projektin viivästymiseen tai kustannusten ylittymiseen ovat eri järjestelmien väliset liittymät, joiden avulla tieto siirtyy järjestelmästä toiseen. Tällaisia liittymiä henkilöstö- ja palkkahallinnon puolella on kymmeniä ja taloushallinnon puolella useita kymmeniä sen lisäksi. Sote-uudistuksessa kaikkien järjestelmien ja liittymien määrä on todennäköisesti moninkertainen. Ihan pienestä työmäärästä ei siis ole kyse. Jos liittymiin kohdistuva työ arvioidaan väärin, kustannuksien ja aikataulujen ylittäminen on hyvin todennäköistä.

Konkreettisesti kyse on palvelulupauksesta henkilöstölle ja sidosryhmille – siitä, että kaikki toimii ja mm. palkat ja laskut maksetaan ajallaan. Talous- ja henkilöstöhallinto ovat tukipalvelujen keskiössä ja näiden liittymärajapinnat eri toimijoiden ja sisäisten järjestelmien välillä on pakko toteuttaa. Ilman niitä tarvittaisiin valtava määrä manuaalista työtä päivittämään tietoja käsin.

Eri järjestelmien väliset liittymät ovat oleellinen osa digitalisaatiota. Tietojen pitää siirtyä automaattisesti ja ajantasaisesti sähköisessä muodossa. Liittymistä ja niiden aiheuttamasta kustannuksesta ei saa hankinnoissa ja niiden valmistelussa tulla kilpailutuksen kiertoreitti, jota aliarvoimalla päästään edullisella hinnalla sisään, mutta toteutusvaiheessa kustannukset ovat aivan eri luokkaa.

Meillä ei ole varaa siihen, että turhan kireäksi vedetyn aikataulun seurauksena Suomeen syntyy satojatuhansia ihmisiä koskeva hallinnon ja palkanmaksun kaaos. Sotessa tärkeintä on taata potilaiden laadukas hoito. Jotta tavoite saavutetaan kustannustehokkaasti, tukipalveluiden tulee toimia tehokkaasti ja automatisoituneesti.

Kenelle lasku ylimääräisistä kustannuksista sitten lopulta lankeaa? Kokemuksemme mukaan asiakkaalle. Kun hankinnan yhteydessä ei ole pystytty kuvaamaan tarpeeksi tarkalla tasolla niitä satoja tarvittavia liittymiä, vastuussa on tilaaja, ei järjestelmää toimittava taho. Tarjouspyynnössä on saatettu käyttää klausuulia ”arvioidaan tarkemmin käyttöönotto projektin aikana” eli liittymistä pyydetään jonkinlainen arvio, mutta sitä tarkennetaan projektin aikana. Tarkennus ei välttämättä tapahdu tilaajalle suotuisaan suuntaan.

Tietotekniikka investointien kohdalla täytyy myös uhrata ajatus pidemmälle aikavälille eli elinkaarimallille; organisaatioissa tarvitaan kattavaa ymmärrystä hankkeiden kustannusten jyvittämisestä koko elinkaarelle pelkän käyttöönottokustannusten sijaan. Muuten kokonaisinvestoinnin kannattavuutta on lähes mahdotonta arvioida.

Monille on yllätys, että suurien hankkeiden tietojärjestelmien hankintojen yhteydessä arvioidut kustannukset ovat yllättävän pieni osa koko investoinnista. Kuka maksaa ja kenen vastuulla on esimerkiksi se, kun järjestelmiä joudutaan vuosien aikana rukkaamaan uusiksi pelkästään lainsäädännön muutosten vuoksi? Kun hankinnan arvioitu kustannus ylittyy ja jopa tuplaantuu, tarvitaan lisärahoitusta uusien kulujen kamiseksi. Lisärahoitus johonkin vaatii luonnollisesti leikkauksia jostain muusta.

Hankintavaiheessa hälytyskellojen tulisikin soida, jos järjestelmää tarjoava taho tai hankinnassa mukana olevan ulkoinen kumppani lupaa jo etupainotteisesti varautua kaikkiin organisaation muutostarpeisiin. Toinen ääripää on se, että järjestelmän vaatimukset kuvataan yli tarpeiden. Tätä näkee paljon erityisesti ulkoisia hankintakonsultteja käyttävissä organisaatioissa. On turhaa kytkeä vaatimuksiin toiveita ihan vain varmuuden vuoksi, mikäli ei ole näkyvissä, miten ne käytännössä tukevat työn tekemistä.

Hyvässä hankkeessa aikataulut, kustannukset ja ratkaisut täsmentyvät käytön elinkaaren aikana vastaamaan sitä, mitä aluksi on määritelty ja mitä todella tarvitaan. Hyvä vinkki on pyytää heti aluksi järjestelmätoimittajaa käymään referenssiasiakkuuksia läpi. Tilaajan kannattaa myös haastaa toimittajan kyky reagoida paikallisiin säädöksiin ja muutoksiin sekä selvittää, minkä verran asiakas pääsee vaikuttamaan tuotteen kehitykseen ja ovatko esimerkiksi lakisääteiset muutokset maksullista lisäpalvelua.

Sote-uudistuksen kohdalla järjestelmähankinnat ovat valtavia, mikä tarkoittaa sitä, että virhearvioinnit maksavat ja paljon. Tietojärjestelmäkustannusten on arvioitu olevan kaiken kaikkiaan 1–2 miljardia euroa seuraavan kymmenen vuoden aikana. Talous- ja henkilöhallinnon kustannukset ovat osa tätä suurta lukua, mikä tarkoittaa suurta vastuuta hankinnoista vastaaville. Toivottavasti sitä myös käytetään osaavasti ja ammattitaitoisesti.

Mari Eklund toimitusjohtaja Aditro Public

Mari Eklund, toimitusjohtaja, Aditro Public