Slik påvirkes HR-avdelingen i koronatider

HR-prosesser har blitt påvirket av pandemien

I likhet med andre roller i tjenestesegmentet har HR-funksjonen måttet tilpasse seg de nye arbeidsforholdene som koronapandemien har medført. I tillegg har HR i mange tilfeller hatt en ledende rolle i å kommunisere de endringer som skjer i forbindelse med utbruddet til selskapet. Her vil vi vise deg litt hva dette har betydd i praksis – og hvor godt rustet HR-funksjonen var til å ta de nye utfordringene.

Rask konvertering til digitalt arbeid

Det største problemet som både HR- og lønnsavdelingen har møtt under koronapandemien, har vært forholdene for digitalt arbeid, når vi måtte jobbe hjemmefra fra en dag til den neste. Det har også vært et spørsmål om å kunne få oversikt over personell, timer, beslutningsgrunnlag og KPI’er for å få et klart bilde av kostnader og arbeidsfordeling. Det vil si muligheten for å få et helhetsbilde som grunnlag for å ta riktige beslutninger i en kritisk situasjon, har hos mange vært mangelfull.

Elektronisk signering

Under utbruddet av Covid19 har mange hatt kortvarig permisjon. Kombinert med at flere jobber eksternt betyr dette, i større grad enn før, at mange har trengt enkle og tilgjengelige måter å skrive nye avtaler og kontrakter på. For mange har det derfor vært en betydelig enklere hverdag dersom de har hatt en løsning for elektronisk signering, i stedet for å måtte printe, signere, og scanne dokumenter, eller sende dokumenter og avtaler fysisk med post.

On- og offboarding

On- og offboard-prosessene har også måttet endre seg fundamentalt i denne perioden. For eksempel har mange som er nyansatt siden mars 2020 ikke en gang møtt kollegene siden de startet. På alt fra tilgang til dokumenter og materialer den ansatte trenger for å lære om virksomheten, til bestillinger på adgangskort, datamaskiner og telefoner, må det nå opprettes nye digitale rutiner.

Hvor digitalt moden er din virksomhet?

I tjenesteytende selskaper er ofte omtrent 70 prosent av kostnadene knyttet til personell, og derfor har mange selskaper de siste årene valgt å investere i digitaliseringsprosesser innen HR. On- og offboarding-prosessene har derfor blitt mer digitale ettersom man har fått innsikt i hvor mye tid og ressurser det er mulig å spare. Som et resultat har HR-avdelingene i mange selskaper heldigvis vært bedre rustet for omstillinger.

Det var imidlertid først på våren, i begynnelsen av utbruddet, som alt ble satt på hodet og man fikk se om de digitale arbeidsmetodene virkelig fungerte som det var tenkt eller ikke. Selskaper som siden tidligere brukte en HR-plattform der all administrasjon kunne håndteres digitalt, fikk stor nytte av dette. Hovedsakelig gjennom effektiviseringen av arbeidet, og spesielt hos de som hatt mye endringer i ulike ansettelser.

Teknologi er bra, men hvor kunnskapsrik er leverandøren din?

I selskaper der digitaliserte prosesser ikke er på plass, er utfordringen at alle prosesser tar mye lengre tid. Det er allment kjent at en analog og manuell prosess er mindre effektiv og mer tidskrevende. Uten digitaliserte prosesser mister du også oversikten over hvor du er, og hva statusen er, i forskjellige prosesser. Du kan for eksempel vite at du har plassert et brev med en avtale i postkassen, eller sendt noe på mail, men hva som skjedde videre har du ingen kontroll over eller innsikt i. I den tilsvarende digitale prosessen kan du i sanntid se når avtalen er mottatt, når den er signert og så videre.

Men for at du skal kunne bruke prosessene digitalt, handler det ikke bare om å ha riktig teknisk løsning på plass. Det er også et spørsmål om systemleverandøren som tilbyr løsningen også kan fungere som kunnskaps-partner i samarbeidet. Partneren du velger bør ha solid bransjekompetanse og en grunnleggende forståelse for hvordan din spesifikke bransje og din bedrift fungerer. Det kan for eksempel være at dere har et stort antall ansettelsesformer i ditt firma eller i din bransje. Da kreves det både at den tekniske løsningen og leverandøren kan håndtere dette, og at det er kunnskap om hvordan håndteringen skal gjøres på riktig måte. Leverandøren må være rådgivende, sørge for fremdrift, og kunne hjelpe deg med å prioritere det som er viktig. Dette blir enda mer avgjørende i en tidskritisk situasjon som den som oppstod under koronautbruddet.

Hvordan har koronapandemien påvirket arbeidet til HR-avdelingen i organisasjonen din?
Er HR-prosessene dine fullstendig digitalisert, eller er det mer å gjøre? Vi har laget en rekke tjenester som gjør HR så effektiv som mulig, slik at du kan fokusere på de riktige tingene. Om du vil kan vi gi deg en uforpliktende demo der vi viser hvordan HR-prosesser kan løses digitalt.

Vil du vite mer? Kontakt oss!


Forfatter: Magnus Engman, Head of Aditro Enterprise Sverige
Magnus har jobbet innen HRM, lønn og forretningssystemer de siste 19 årene og vært leder i Aditro Sverige siden 2017. Han har erfaring fra bl.a. IBM, Bluegarden og Intentia. Han brenner for å hjelpe deg med å lykkes med HRM og lønn, spesielt dersom du har utfordringer som automatisering, digitalisering, sikkerhet og tilgjengelighet.