Hva vil det egentlig si å outsource lønnskjøringen – og bør du gjøre det?

Er du usikker på om bedriften din bør outsource lønn eller beholde lønnsfunksjonene internt? Her er en oversikt over de viktigste grunnene til at kundene våre har valgt outsourcing – hvilke fordeler og ulemper det kan gi deg, og hva som faktisk skjer når du lar noen andre ta seg av lønnskjøringen. 

Når du outsourcer lønnsfunksjonene, betyr det at du lar en profesjonell leverandør ta seg av innlesing av lønnsdata, beregninger, trekk, rapporteringer og alt annet som har med lønn å gjøre. Nøyaktig hva som er inkludert i en outsourcingsavtale, kan variere fra leverandør til leverandør – men poenget er at du skal slippe å tenke på lønn internt og heller bruker tid og ressurser på andre ting.

Hvorfor velger bedrifter å outsource lønnskjøringen?

Det er ulike grunner til at bedrifter velger å outsource lønnskjøringen – og hvilke gevinster det kan gi, avhenger både av hvordan bedriftens lønnsprosesser ser ut i dag, og hvilke mål dere har for de neste fem eller ti årene.

Undersøkelser Handelshøyskolen BI har utført, viser at de vanligste driverne for å velge outsourcing, dreier seg vel så mye om kvalitet som om økonomi. De fant nemlig at de mest brukte argumentene var:

å få tilgang til ressurser og kompetanse
å kunne konsentrere seg fullt om egen kjernekompetanse

Dette er behov vi gjenkjenner hos våre egne kunder. I tillegg er det spesielt tre andre faktorer som utpeker seg når det gjelder nettopp outsourcing av lønn:  

1) En mulighet til å gjøre bedriften mindre sårbar

Selv store bedrifter med så mange som 1000 ansatte har ofte ikke mer enn én eller to personer med kompetanse på lønn. Kompetansen deres er samtidig helt nødvendig for at hjulene skal gå rundt. Det gjør at lønnsmedarbeidere sjelden kan ta lange ferier – og ved lengre sykefravær risikerer de ansatte i verste fall å ikke få utbetalt lønnen sin i tide. Flere har i tillegg lønnsmedarbeidere som nærmer seg pensjonsalder, og fordi færre tar denne utdannelsen nå enn før, vil enkelte bedrifter kunne få utfordringer med å rekruttere nye ressurser raskt nok. Mange som outsourcer lønn, gjør det nettopp for å unngå risikoen for å plutselig miste denne kompetansen internt. 

2) Lavere arbeidspress og redusert risiko

For ansatte i en lønnsavdeling kan kompliserte regelverk og ordninger, i tillegg til håndtering av permisjons- og sykepengerefusjoner gjennom NAV, ofte utgjøre mye ekstraarbeid. Dette er gjerne tidkrevende, og dersom det kommer i veien for at de ansatte skal få utbetalt lønnen sin, kan det fort bli nedprioritert. Bedriften risikerer dermed å tape penger fordi dere ikke får tilbake penger dere i utgangspunktet har krav på fra NAV. Mange velger å outsource for å få tilgang til et stort fagmiljø som har disse oppgavene som sin kjernekompetanse.

3) Det lønner seg for bedriften å outsource

For mange vil det på papiret se billigere ut å ansette egne lønnsmedarbeidere. Men når du betaler en ekstern leverandør, betaler du ikke for ting som ferie, pauser, sykdom, pensjon og permisjoner. Selv om timesatsen kanskje er høyere enn det du ville betalt en intern lønnsmedarbeider, blir du kun fakturert for reelle effektive arbeidstimer. Det endelige regnestykket kan derfor bli rimeligere enn først antatt for mange.

Lønner det seg alltid å outsource?

Det er ikke nødvendigvis sånn at outsourcing egner seg for alle; mange utfordringer kan også løses ved å ha et moderne lønnssystem internt. Et viktig spørsmål du bør stille deg, er om du kommer til å fortsette med en egen lønnsavdeling også i fremtiden. Er svaret ja, kan det være mer lønnsomt å modernisere dine nåværende prosesser.

Med et moderne lønnssystem vil du også kunne samarbeide med leverandøren om å finne gode og effektive løsninger som kan forenkle lønnsprosessene internt – både gjennom apper og smarte systemer for timeregistrering og reiseregninger.

Andre ulemper med outsourcing kan være at du mister den fysiske nærheten til lønnsmedarbeiderne og kompetansen deres, og at du i mindre grad får inkorporert avdelingen i den interne bedriftskulturen. Vurder derfor om dette er noe som er verdifullt for deg.

6 ting du bør du tenke på hvis du skal outsource lønn?

  1. Sørg for at ledelsen støtter avgjørelsen, og at dere har vurdert alle fordeler og ulemper.
  2. Definer på forhånd hvem som skal være ansvarlige kontaktpersoner internt.
  3. Hent inn relevante referanser og sørg for at du finner den rette leverandøren for deg.
  4. Sørg for at dere er enige om hva avtalen skal inneholde. Ta gjerne utgangspunkt i leverandørens standardbeskrivelser av egne tjenester for å få en oversikt.
  5. Sørg for at begge parter setter av nok ressurser og kompetanse i startfasen, slik at både medarbeidere og ledere føler tillit til de nye rutinene fra dag én.
  6. Bli enige om en samarbeidsmodell og hvordan dere skal videreutvikle tjenesten. Det bedrer oddsen for et lønnsomt prosjekt.

Les også: De 5 vanligste feilene når du skal modernisere HR- og lønnsprosesser (og hvordan du unngår dem)

Hvordan foregår overgangen fra intern lønnskjøring til outsourcing?

Dersom valget skulle falle på outsourcing, vil leverandøren først kartlegge hvordan dere jobber i dag: interne ordninger, ulike lønns- og kontraktstyper, hvordan dere registrer timer, osv.

I Aditro har vi før oppstart workshops med kunden, der vi også ser etter hva vi kan forbedre og hvilke prosesser som kan optimaliseres. Dette gjelder særlig timeføring og overføring, håndtering av reiseregninger og andre typer effektiv samhandling.

Leverandøren går også gjennom typiske feil og problemer som kan oppstå underveis i lønnskjøringen. For å sikre at alle småfeil er luket ut, kjøres lønnen som regel parallelt med bedriften en periode, der det dobbeltsjekkes at alle resultater stemmer overens.

Derfra og ut trenger du kun å konsentrere deg om kjernekompetansen din.

I tillegg til å tilby Outscourcing Lønn, utvikler vi i Aditro integrerte lønnssystemer og HR-systemer. Spesialistene våre holder også jevnlig kurs i både fag og system for mange bedrifter i Norge, og har derfor god innsikt i hva som passer best for ulike kunder. Så er det noe mer du lurer på rundt outsourcing av lønn, er det selvfølgelig bare å ta kontakt – vi tar gjerne en prat! 🙂

Forfatter:
Gro Anette Pedersen, Leder BPO, Aditro Norge
Linkedin