Walkshop: Ta teamsamtalen eller telefonmøtet utendørs denne våren

Hjemmekontorsituasjonen vi har hatt de siste ukene, har snudd opp-ned på jobbhverdagen til de aller fleste. For mange kan det være utfordrende å skulle være på sitt mest kreative og produktive der man sitter på enden av et uryddet frokostbord med Peppa Gris gryntende i bakgrunnen. Løsningen? Ta med deg tankene – og kollegaene dine – ut i frisk luft.

Jeg har vokst opp i en familie som var glad i naturen, og som voksen er hobbyen min blitt å få med folk ut på tur. Straks jeg beveger meg utendørs, merker jeg at jeg blir mindre selvfokusert, jeg får økt giv og energi – og flere kreative, konstruktive og positive tanker melder seg.

Den danske filosofen Søren Kierkegaard hadde noen av de samme refleksjonene:
«Men fremfor alt, tab ikke lysten til at gå. Jeg går mig hver dag til det daglig velbefindende og går fra enhver sykdom. Jeg har gået mig til mine beste tanker, og kender ingen tanke så tung at man ikke kan gå sig fra den.»

Bilder i sosiale medier og diverse nyhetsartikler den siste tiden vitner om at flere og flere har oppdaget de samme fordelene: Vi er blitt mange turgåere siden 11. mars.

Tryggere på hverandre i åpne omgivelser

I en periode fra 2015–2019 gikk mye av tiden min med til å få med flerkulturelle og norske damer ut på tur i regi av Flerkulturelt Friluftsliv, et initiativ jeg startet sammen med Jøran E. Lund fra DNT og Hilde Tangen i Gran Frivillig Sentral.

Vi utforsket både lokale og kortreiste ruter, hvor vi blant annet overnattet på Gaustatoppen og i Rondane. Her opplevde vi hvordan den slående vakre naturen rundt oss – og ikke minst det behagelige fraværet av direkte øyekontakt – reduserte sjenansen og inspirerte til friere samtaler. Dette gjorde det enklere for oss å bli kjent med hverandre og knytte gode vennskap.

Det er mange med oss som har gjort seg lignende erfaringer – både i forretningsverdenen og i psykologien. Etter å ha lest mye om hvordan det å gå ute fremmer kreativitet og åpenhet, startet psykologen Aksel Inge Sinding i 2016 prosjektet Vandrepsykologen, hvor han tilbød gratis samtaletimer ute på tur. Etter prosjektet beskrev han blant annet at «vandrerne virket å bli raskere komfortable med settingen, kom tidlig til kjernen i utfordringene og var svært åpne om sine tanker og opplevelser».

Frisk luft – friske ansatte

Jeg har også opplevd hvor effektive gåturer ute i naturen kan være i yrkessammenheng. I gamlejobben var jeg med på å innføre en egen runde i nabolaget i samarbeid med Mads Kaggestad, kalt «Amesto-runden».

Denne brukte vi til å gjennomføre én-til-én-samtaler og diverse møter ute på tur. Her ble pensko byttet ut med treningssko, og vi satte oss ofte et mål for dagens runde. Dette kunne for eksempel være å løse en spesifikk utfordring, ta en bestemt avgjørelse eller bli enig om et strategisk valg innen vi var tilbake ved inngangspartiet til jobben.

I tillegg til fordelene med fysisk aktivitet, noen ekstra skritt på Fitbit-en, frisk luft og et kjærkomment avbrekk fra kontoret, opplevde de ansatte at samtalen gikk lettere ute i frisk luft. Nevnte jeg forresten at sykefraværet gikk ned?

Teammøter utendørs øker kreativiteten

I Aditro kan vi velge «Walking Meeting» som møterom når vi booker møter i Outlook, for å oppmuntre de ansatte til å gjennomføre noen av møtene og samtalene sine utendørs. Akkurat nå må vi selvfølgelig ta disse møtene over telefon, men det fungerer faktisk helt fint via Teams eller Skype, og er en god måte å starte eller avslutte dagen på.

I slutten av april ønsket teamet mitt også å teste ut hvordan det gikk å avholde et teammøte utendørs via Teams. Målet med møtet var å få klemt inn litt teambuilding, ettersom vi har vært veldig oppgave- og kundefokuserte ellers når vi har møttes på internett. Vi bruker vanligvis Fuelbox når vi har teammøter (spørsmål på boks som oppmuntrer til gode samtaler), og denne gangen var intet unntak. Dagens spørsmål var: «Når er du på ditt mest kreative?»

Dette var erfaringen vår med å avholde teammøte utendørs:

– Vi hadde satt av 30 min. Dette var litt snaut, så vi skulle gjerne hatt litt ekstra tid.

– Deltakerne møtte opp med joggesko, ørepropper, lue og godt mot. Alle fortalte umiddelbart om hvor deilig det var å komme seg ut og få beveget seg. Det var oppmuntrende å se hverandre i treningsklær, og ettersom vi kunne se hverandre via skjermen på mobilen, fikk vi også oppleve variert natur og ulike utemiljøer.

– Vi avtalte på forhånd at den som innkaller til møtet, minner om hva som skal være dagens tema, hvor langt vi bør ha kommet med hensyn til å ha funnet en løsning på problemstillingen når vi er tilbake ved døra, og om at vi må sette av noen minutter til oppsummering. Hvis det var nødvendig med notater, skrev møtelederen ned noen stikkord etter turen.

– Vi gikk i 35 minutter og fikk snakket mye om «Når er du på ditt mest kreative?», og i hvilke situasjoner vi trenger å være kreative på jobb. Flere av møtedeltakerne fortalte at de blir mer kreative på tur, gjerne med mobilen avslått.

Vi satt også av noen minutter til oppsummering etter gåturen var ferdig, der vi kom frem til følgende:

  • Det fungerer veldig fint å avholde teammøte ute på tur.
  • Det er lurt å sette av fem minutter ekstra før og etter møtet, slik at alle er klare og vi kan oppsummere gåturen.
  • Vi blir mer kreative av å gå og snakke sammen.
  • Det er lurt å ha fulladet mobilen. Eventuelt får vi avholde telefonkonferanse neste gang, for Teams stjeler data og strøm.
  • Dette kan vi gjøre regelmessig. Derfor har vi booket inn 40 minutters møter hver onsdag frem til sommerferien.
  • Deltakerne opplevde å få mer energi av et slikt møte enn å sitte statisk foran skjermen. Det gjør noe med kropp og sinn når vi kan bevege oss.
  • Det er lurt å ha avtalt et tema for møtet i forkant, og hvor lang tid vi skal bruke på hvert spørsmål.
  • Det er lurt å ha en møteleder for hver tur. Dette ansvaret kan rullere.
  • Ikke legg ut på en for lang runde den første turen. Da rekker du ikke tilbake til neste møte foran PC-en.

Og sist men ikke minst – For å ta et vellykket teambilde bør dere stå stille, ellers blir det både dobbelthaker og andre grimaser

Noen ekstra tips fra ekspertene

Den Norske Turistforening har lenge benyttet seg av såkalte «Walkshops» og bruker området rundt Youngstorget til drodlemøter og medarbeidersamtaler. I tillegg bruker de området rundt DNT-hytter når de skal møte partnere , forteller kommunikasjonssjef i DNT, Mette Øines Habberstad .

De har skrevet en god artikkel der de gir deg mange smarte tips til hvordan du kan flytte hjemmekontoret ut i det fri. «Det er ikke mye som skal til. Ørepropper med mikrofon, gode sko og en varm jakke, helst ikke så mye vind (finn stier med le) og et åpent sinn», skriver de blant annet. Her kan du lese hele artikkelen.

Og her kommer en privat oppfordring fra undertegnede: Bli medlem i DNT nå, slik at tilbudet deres til fjells, lokalt, til havs og i byen fremdeles er tilgjengelig når samfunnet åpner igjen.

Lykke til med utflukten!