Dette bør du se etter i et nytt lønnssystem

Bruker bedriften din mye tid på å håndtere papirkvitteringer og andre manuelle, tidkrevende lønnsoppgaver? Da er trolig tiden moden for å gå over til et helautomatisert og dynamisk lønnssystem som kan frigjøre verdifull tid for de ansatte og spare bedriften for store kostnader.

Alle bedrifter gjennomgår forandringer som krever kontinuerlig tilpasning, og i dag er kravene ikke minst drevet av behovet for mer fleksible, trygge og skalerbare løsninger. Økt effektivitet og tilgjengelighet, samt bedre kontroll på kostnadene, er drivkreftene som ofte ligger bak når lønnsadministrasjonen vurderes. Her er noen viktige ting dere bør tenke på før dere investerer i et nytt lønnssystem.

Gjør et grundig forarbeid

Det viktigste først: Ikke slurv med forarbeidet. Å kjøpe inn et nytt lønnssystem er for de fleste bedrifter en betydelig investering som vil påvirke bedriften i lang tid fremover. Ha derfor klart for dere hva dere faktisk ønsker å oppnå med det nye lønnssystemet. Ønsker dere å bruke mindre tid på rapportering? Vil dere redusere antall feil i lønnskjøringen? Vil dere gjøre systemet mer tilgjengelig for de ansatte ved å flytte ut i skyen? Eller ønsker dere kanskje å frigjøre tid for lønnsmedarbeidere, slik at de får utført mer kvalitetsarbeid eller andre oppgaver? Ved å avklare dette tidlig reduserer dere behovet for dyre tilpasninger senere i prosessen.

Les også: De 5 vanligste feilene når du skal modernisere HR- og lønnsprosesser (og hvordan du unngår dem)

Involver flere, ikke bare HR og lønn.

I forarbeidet er det en god idé å involvere personer fra ulike deler av organisasjonen, ikke bare lønn og HR. Det er for eksempel viktig at IT-avdelingen kobles inn tidlig i kartleggingsarbeidet for å la dem komme med sine innspill rundt kravspesifikasjonen, spesielt med tanke på sikkerhet og integrasjoner mot andre systemer.

Dra nytte av alle fordelene et skybasert lønnssystem gir

Det er ingen hemmelighet at stadig flere nå velger å flytte «on-premise»-løsningene sine opp i skyen, enten det dreier seg om lønnskjøring, HR, CRM eller andre løsninger. I skyen skjer alle oppdateringer automatisk og kontinuerlig, samtidig som skyløsningen enkelt kan skaleres etter de behovene bedriften din har.

  1. Større sikkerhet
    Det er flere grunner til at skytjenester kan gi økt sikkerhet. For eksempel har profesjonelle skyleverandører ofte mer spesialisert kompetanse og bedre tilgjengelighet på IT-ressurser enn hva den enkelte kunde har. Samtidig får du sikkerhetsoppdateringer og andre programvareoppdateringer som en del av leveransen når du investerer i skytjenester hos en profesjonell leverandør. Disse leverandørene har også større datasentre med omfattende sikringstiltak, der det er strenge restriksjoner på hvem som får komme inn i anlegget. Mange bedrifter mangler gode rutiner for dette selv, og det vil derfor kunne gi en økt sikkerhet for en god del virksomheter.
  2. Forbedret tilgjengelighet
    I en tid der stadig mer blir automatisert, er det svært viktig at de ansatte, og spesielt de på lønnskontoret, har tilgjengelige systemer der de er – med brukervennlige arbeidsflater og rett informasjon om de automatiserte jobbene. I skyen har dine lønnsmedarbeidere og andre ansatte tilgang til systemet uansett hvor de befinner seg. Dette bidrar til å skape tillit til at det som skjer i bakgrunnen, virkelig skjer og gir rett resultat.
  3. Økt automatisering og digitalisering
    I tillegg til forbedret sikkerhet og økt tilgjengelighet vil et lønnssystem i skyen også hjelpe bedriften din med å automatisere og digitalisere en rekke repetitive og tidkrevende lønnsrelaterte arbeidsoppgaver – og skape mer veldefinerte prosesser. Med automatisering i hele kjeden – fra import av personopplysninger og transaksjoner til lønnsberegninger, etterbetaling, rapportering, kontroller og avslutning – reduserer du sannsynligheten for at det oppstår manuelle feil, og det blir dessuten enklere å sette tydelige milepæler.

Et lønnssystem i skyen har også mulighet for asynkrone bakgrunnsjobber, for eksempel ved at jobber i kjøreplanen kan planlegges utført om natten, noe som reduserer belastningen på brukeren. Videre kan du ved å utnytte potensialet som ligger i AI, enklere avdekke uregelmessigheter i lønnsdataene.

Last ned gratis eBook: Lønnspesialistens guide til NoBadDays

Finn ut om systemet er rett for deg

For å finne ut hvilket system som passer best for akkurat din bedrift, må du ha grunnforutsetningene for systemet klart for deg:

  • Er det bygget for å håndtere store konsern eller ikke?
  • Finnes det støtte for sentrale funksjoner som for eksempel automatisert lønnsprosess, kontroller, etterbetaling, fravær/refusjon?
  • Finnes det portaler for ansatt og leder?

Passer systemet din bedrift sine vekstplaner?

Det er også viktig å tenke over størrelsen på systemet. Har du vekstplaner for bedriften din, må du kjøpe et system som kan skaleres etter behov. På den andre siden bør du selvsagt ikke kjøpe et større system enn det bedriften virkelig trenger. Et for stort system blir nemlig unødvendig komplekst og krever mye systemadministrasjon. For å finne rett størrelse på systemet må du finne ut hvilken målgruppe lønnssystemet primært er bygd for, og hvilke andre kunder som også kjører systemet. Spør dine potensielle leverandører om dette – det gir deg en veldig god benchmark.

Last ned gratis eBook: Er HR offer for falsk digitalisering?

Sørg for at lønnssystemet kan integreres mot andre systemer

De aller fleste lønnssystemer har i dag mulighet for å integreres mot andre systemer. Dobbeltsjekk likevel om lønnssystemet kan integreres mot andre systemer bedriften allerede bruker, for eksempel HR-, reiseregnings- og timesystemer. Spør leverandøren om hvordan systemet er integrert, og hvilke eventuelle begrensninger integrasjonen har mot det aktuelle systemet. Husk at systemene som integreres, kan ha forskjellig «datamodell» og forskjellig tolkning av hva som for eksempel er person og hva som er ansattforhold.

Det er flere offentlige aktører som lønnssystemet kan integreres mot, for eksempel Altinn og NAV, med mulighet for å hente skattekort, sende inn A-melding, få oversikt over pensjon, sykemeldinger og andre ting. Spør derfor leverandøren om hvilke slike integrasjoner de har, og i hvilken grad systemet er automatisert for slike prosesser; her er det store besparelser å hente i form av tid og penger.

Les også: Hva vil det egentlig si å outsource lønnskjøringen – og bør du gjøre det?

Velg en leverandør som hjelper deg gjennom prosessen

Like barn leker best, er det noe som heter. Det samme gjelder når du skal finne en leverandør av det nye lønnssystemet. Forsøk å finne en leverandør som har erfaring med å jobbe med lignende bedrifter som din, og som forstår utfordringene bedriften din står overfor både i dag og i fremtiden. Leverandøren skal fungere som en god sparringspartner, som både lytter til ønskene deres og kommer med klare og velbegrunnede råd for hvordan dere får mest mulig ut av det nye systemet.

For å danne deg et bilde av hvordan samarbeidet på lang sikt kan komme til å se ut, må du også undersøke hvor godt leverandørens fremtidige «road map» er for sitt lønnssystem, og hvordan dette følger utviklingen til bedriften din. Be leverandøren forklare hvordan de jobber med og ser på fremtidig utvikling. Kontinuerlig systemutvikling og aktiv overvåking av hvordan verden ser ut, er to viktige målbare proaktive komponenter for en fremtidssikker løsning.

Last ned gratis eBook: Lønnspesialistens guide til NoBadDays

Ønsker du å ta et endelig farvel til funksjonsbaserte HR- og lønnssystemer der du må gjøre all jobben selv?

Vil du ha bedre oversikt og kontroll over lønnsprosessen og medarbeidernes lønninger? Vi står klare for å hjelpe deg og bedriften din med overgangen til et moderne og automatisert lønnssystem som frigjør dyrebar tid som dine ansatte heller kan bruke på mer verdiskapende arbeid. Book oss gjerne inn på en demo slik at vi kan få vise deg vår løsning – det er helt uforpliktende og koster ingenting.

Lykke til!

Forfatter: Arne Lockert, Director Development Norway
Aditro Enterprise Norge
Linkedin

Vil du se en uforpliktende demo på Aditro Lønn?