Gamla lönesystem

Eldre lønnssystemer er dyrere enn du tror

Kostnadene du ikke visste om

Eldre systemer kan føre til mange kostnader som de fleste kanskje ikke engang er klar over. Her kikker vi nærmere på kostnadene som dukker opp ved utdaterte HR- og lønnssystemer – og hvordan moderne systemer og plattformer kan kutte ned på dem. I denne artikkelen kikker vi nærmere på lønnssystemer.

Spar tid som brukes på manuelle registreringer

Det blir ofte sagt at tid er penger, og lønnsarbeid er intet unntak. Lønnsspesialistene bruker mye tid på manuelle registreringer av ulike oppgaver som må gjøres hver måned. Det er et monotont arbeid som ikke bare er tidskrevende, men som dessuten gjør det vanskeligere for lønnsansvarlig å fokusere på mer hensiktsmessig og verdiskapende arbeid.

En stor del av disse manuelle registreringene kan i større grad automatiseres med nyere systemløsninger, noe som innebærer at mengden tidskrevende og gjentagende arbeidsoppgaver reduseres. Dette frigjør mye tid.

Les gratis eBook: Lær hvordan du kan finne de skjulte kostnadene i ditt HR- eller Lønnssystem

Overlat oppdateringer til systemleverandøren

En annen kostnad går på den interne kompetansen som må være på plass for at lønnssystemet skal oppdateres med for eksempel endringer i kollektive avtaler eller lovendringer og lignende. Slik kunnskap må kontinuerlig oppdateres. Endringer og oppdateringer av denne typen krever mye manuelt arbeid og tar mye tid når det gjelder ekstern overvåking og implementering.

Det er en stor fordel å la lønnssystemleverandøren ta ansvar for slike endringer og sørge for at oppdateringer skjer løpende og automatisk. Du slipper å hente inn ekspertise utenfra og kan bruke intern kompetanse til noe annet – noe som ellers påfører store kostnader. Du kan dessuten være sikker på at det alltid blir riktig. Det er derfor viktig å sørge for at denne typen støtte for oppdateringer er inkludert i leverandørtilbudet.

La AI håndtere kontroller og rettelser

Det viktigste er naturligvis at lønnen blir riktig, og den som arbeider med et eldre lønnssystem vet hvor lang tid det tar å kontrollere og legge inn rettelser hver måned.

Leverandører av fremtidsrettede lønnssystemer arbeider konstant for å utvikle kunstig intelligens (AI) og automasjoner i sine systemer. Med AI klarer systemet å se et mønster i lønnsdataene dine og kan derfor lett avdekke avvik. AI fungerer som en ekstra ressurs som analyserer lønnsdataene – slik at du slipper. Feil og avvik som må rettes blir derfor færre og tar opp mindre tid for lønnsansvarlig. Dessuten blir AI-funksjonen mer og mer treffsikker i analysen for hver lønn som kjøres, og merker hvilke feil som må reageres på.

Sjekk også: Regn ut om det lønner seg å bytte system eller ikke, få hjelp til å bygge en gratis Business Case Rapport!

Spar tid for både medarbeidere og lønnsansvarlig med moderne lønnssystemer

De lønnssystemene som lenge har blitt brukt til for eksempel å rapportere tidsbruk, utlegg, reiser og lignende har vært kompliserte og langt fra brukervennlige. Dette har i siste instans ført til misforståelser og feilrapporteringer som stjeler tid fra både lønnsansvarlig og de øvrige medarbeiderne.

Nye lønnssystemer innebærer ofte en fordel i form av nye systemer for registrering som kan kobles til løsningen. Her får medarbeideren makten – arbeidet går fortere og er lettere tilgjengelig gjennom mobilfunksjoner med konstant tilgang via apper som kan anvendes fra smarttelefoner og nettbrett. Rapporteringen blir enklere og mer feilsikker fordi systemet veileder brukeren og sier fra dersom noe rapporteres feil eller om det mangler informasjon. Dermed blir det korrekt fra start i stedet for at feilene skal oppdages av lønnsansvarlig som så må kontakte den ansatte for å få korrekte opplysninger. Moderne lønnssystemer sparer både lønnsansvarlig og medarbeideren for tid, og de kan fokusere på det ordinære arbeidet i stedet for administrasjon.

Samle kostnader i en skybasert løsning

Mange av kostnadene som assosieres med eldre lønnssystemer kan kobles til IT-kostnadene som løsningene medfører. Lokale, fysiske serverløsninger betyr kostnader for lisenser, overvåking og antivirusmiljø, eksempelvis.

Med et skybasert lønnssystem får du i stedet tilgang til tjenestene direkte i nettleseren og slipper mange av de IT-relaterte kostnadene som en fysisk serverbasert løsning medfører. Lisenser og øvrige kostnader relatert til lokale løsninger samles i skyen. Det brukes mindre tid på å håndtere og vedlikeholde mange tekniske løsninger, noe som reduserer kostnadene ytterligere. Les om hvordan skybaserte løsninger kan redusere IT-kostnadene i denne artikkelen.

Vil du vite mer om hvordan du kan beregne de faktiske lønns- og HR-kostnadene dine?

Aditro har satt opp tjenesten Business Case Calculator der du med vår hjelp kan få bedre innsyn i hva systemene dine koster og finne ut om du vil tjene tid og penger på å bytte system.

Du kan også lese mer om hvordan du kan kutte kostnader ved å laste ned vår gratis eBook:

Gratis eBook

Ditt gamle lønnssystem koster antagelig mer enn du tror

I denne eBook’en kan du lære deg hva som skaper disse, ofte skjulte, kostnadene, hvordan du finner de, og hvilke verktøy som finnes for å kunne øke produktiviteten og samtidig redusere kostnadene dine.