HR-åtgärder som kan minska sjukfrånvaron

Vi norrmän gillar att se oss själva som ett naturfolk med vikingagener, skidåkning i ryggraden och en i allmänhet god hälsa. Norrmän är kanske de hälsosammaste i världen. Samtidigt har vi världens högsta sjukfrånvaro, vilket kostar norska företag så mycket som 28 miljarder kronor årligen. Var går saker och ting fel? Jag har intervjuat Christian Torp från Torp & Co. Clinic för att titta på vilka steg vi kan vidta för att vända statistiken. 

Jag började arbeta med HR-tech 2008 och har träffat många olika företag vilket har fått mig att fundera över vad som händer med den norska sjukfrånvaron. Just nu har jag själv varit sjuk i några dagar på grund av skidåkning, lite för kort koppel, stark hund och hårt före är en farlig kombination när jag är ute på tur. Eftersom jag har en flexibel arbetsgivare och flexibla arbetsuppgifter kan jag lyckligtvis arbeta hemifrån. På det sättet har jag tur, alla har inte samma möjlighet (att jobba hemifrån). Jag trivs bäst på jobbet, och det tror jag gäller för de allra flesta. 

Under lång tid, och vid flera HR-evenemang, har jag samarbetat med Christian Torp som arbetar med att förebygga sjukfrånvaro i norska företag. Tillsammans har vi försökt sätta ord på vad vi tror kan göras för att anställda och företag tillsammans ska minska den norska sjukfrånvaron, så att de anställda kan ha glädjen av att arbeta och företagen kan få bättre resultat. 

Naturligtvis är detta inget facit, och även om jag har god kompetens genom Christian som är en muskel- och ledterapeut, finns det ingen ”bulletproof solution” på problemet. 

Christian är ägare och chef för Torp & Co Klinikken, som är Norges största klinik inom företagsmassage och behandling av muskler och leder. Både han och hans team arbetar med mellanchefer och ledningsgrupper för att uppnå bättre arbetsmiljö, ökad effektivitet och minskad sjukfrånvaro genom förebyggande behandling och fysisk aktivitet. Christian ser att många är sjukskrivna på grund av muskel- och skelettstörningar och inte minst på grund av psykisk ohälsa. 

Christian har också berättat för mig att många ledare och mellanchefer ser den formen av behandlingar endast som något gott, medan han och hans team tydligt ser att de är en nödvändighet. Genom att aktivera och tillhandahålla rätt behandling för anställda kan företag förebygga sjukfrånvaro och därmed spara stora summor. Fler och fler förstår vikten av att underlätta för fysisk aktivitet under arbetstiden, men vi har fortfarande en lång bit kvar, framförallt nu under Covid-19 då många knappt lämnar hemmet. Han betonar att aktivitet inte bara förhindrar sjukfrånvaro, utan också bidrar till att öka effektiviteten i arbetet. Ju bättre tränad du är, desto bättre fungerar hjärnan och desto bättre levererar du på jobbet. 

Bristfällig utbildning hos många chefer 

Under de år jag har arbetat med HR har jag sett många exempel på bristfällig utbildning bland chefer med personalansvar – och inte minst; brist på kunskap om feedback, kommunikation och ledarskap. Dessutom har många mellanchefer så mycket att göra att uppföljning av anställda nedprioriteras. Vilket kan leda till att viktig information försvinner under radarn, inklusive varför de anställda känner sig stressade och trötta. Beror det på mängden arbete, är det på grund av privata anledningar, är de anställda i tillräckligt god fysisk form? Flera anställda är ovilliga att ta upp den här sortens frågor med sin närmsta chef. I slutändan kan det resultera i en onödigt hög sjukfrånvaro. 

Företag måste bli bättre och sätta sätta fokus på att förbättra anställdas engagemang och kommunikation i ett system – som stöttas av det egna HR-systemet. Med sådana system kan chefer tidigt upptäcka frånvaromönster, och HR-avdelningen kan få inblick över hur frånvarostatistiken varierar från avdelning till avdelning. Med sådan information har du en mycket bättre utgångspunkt att påverka ​​situationen. 

Anställda som känner sig sedda är borta mindre från jobbet 

Den höga sjukfrånvaron kostar, och räkningen betalas av staten och arbetsgivaren. Samtidigt har många företag inte tillräckligt bra överblick över sina anställdas sjukfrånvaro – och vad det faktiskt kostar. 

Om du inte vet hur mycket sjukfrånvaron kostar ditt företag måste du vidta några åtgärder. Jag skulle bland annat rekommendera att testa Försäkringskassans kalkylator för kostnader vid sjukfrånvaro, som ger en bra översikt över kostnaderna, och som gör det lättare att sätta realistiska mål för hur många procent ni vill att sjukfrånvaron ska minska. 

Både ledningen och styrelsen måste förstå sambandet mellan resultatet på sista raden och anställdas engagemang och sjukfrånvaro. För att öka engagemanget och arbetsglädjen på arbetsplatsen är det avgörande att de anställda känner sig sedda, att de får påverka sin arbetsdag i viss utsträckning, att de är i god fysisk form och att de har möjlighet att hjälpa sina kollegor. Anställda som tycker om och känner sig sedda har en högre tröskel för att vara borta från arbetet. 

Den närmsta chefen måste lägga grunden och vara ansvarig för själva uppföljningen, och personalchefen måste anpassa uppföljningen utifrån företagets definierade rutiner och utifrån varje anställd. Vissa anställda behöver mycket uppmärksamhet och bekräftelse, medan andra är mer som egenföretagare och behöver lite uppföljning. Den närmsta chefen måste känna sin personal tillräckligt för att veta vem som behöver vad. 

Samtidigt gjorde Christian ett mycket bra och viktigt inspel om självledarskap, nämligen att ansvaret inte bara vilar på ledning och mellanchefer. Anställda måste också ta ansvar för sin egen hälsa och för att aktivera sig på ett fysiskt plan. God kommunikation mellan chefer och anställda kan bidra till detta, och när ledningen förstår vad som krävs för att få anställda att ta kontroll över sin egen hälsa är det lättare att initiera åtgärder som faktiskt fungerar. 

Bra HR-system främjar arbetsglädje

Även om teknik och digitala system redan har förbättrat HR-branschen avsevärt, finns det mycket som kan och bör automatiseras. Genom att automatisera tidskrävande uppgifter kommer både mellanchefer och ledning att frigöra värdefull tid som istället kan spenderas på anställda. 

Onboardingprocesser är ett bra exempel på något som traditionellt har krävt mycket tid men som enkelt kan automatiseras. Det betyder inte att man ska sluta prata med de anställda – tvärtom. Genom att eliminera flera tidskrävande, manuella uppgifter blir det mer tid för god kommunikation och meningsfull kontakt med de anställda – vilket i sin tur kommer att ha en positiv effekt på välbefinnande, engagemang, sjukfrånvaro och inte minst på den sista raden. 

Sju äventyrliga metoder som kan minska sjukfrånvaron i ditt företag 

  1. Se till att förankra arbetet med dina anställdas engagemang och förebyggande av sjukfrånvaro på styrelsenivå. 
  1. Sätt kortsiktiga och långsiktiga mål för både frånvaro och anställdas engagemang. Basera dina mål på insikter och rapporter från ett bra HR-system, och eventuellt appar för att motivera ett högre engagemang. 
  1. Investera i ledarskapsutbildning och kommunikationsträning. 
  1. Var tydlig med förväntan på medarbetare och ge anställda regelbunden och konstruktiv feedback. 
  1. Anordna aktiviteter med låg tröskel för anställda under både arbetstid och fritid. Bland annat genom att uppmuntra de anställda att ”gå till möten”, ”walkshops” och korta promenader under lunchen. 
  1. Utse en ”hälsombassadör” som är ansvarig för att motivera de andra anställda till fysisk aktivitet. Detta behöver inte vara den mest sportiga personen i företaget. 
  1. Följ upp och stöd ledare som har hög frånvaro på sin avdelning. 

(texten publicerades ursprungligen på norska)

Vill du lära dig mer om hur ni kan förebygga sjukfrånvaron?

Kolla in vårt webinar om Aditro Health >>

Vill du läsa mer om Lönearbete i ständig förändring?

Kolla in vårt blogginlägg här >>