Lönesystemets evolution – från stordatordrift till moln och AI

En stark drivkraft bakom att byta lönesystem är kravet på effektivare löneadministration som bättre passar dagens behov. Traditionellt sett har lönesystem ansetts vara ganska tungrodda och inte helt användarvänliga. Men mycket har hänt i utvecklingen från de driftsintensiva stordatorsystemen till dagens snabba och flexibla molnbaserade lösningar.

Att hantera medarbetarnas löner på ett korrekt och effektivt sätt har alltid varit en central uppgift. Ett väl fungerande systemstöd för löneadministration har också länge varit en självklarhet. Men förutsättningarna har förändrats över tid och i takt med den tekniska utvecklingen har nya möjligheter öppnats upp. För att förstå hur resan har sett ut på lönesystemsområdet och vad som påverkat utvecklingen tittar vi tillbaka några år i tiden.

En tillbakablick i löneadministrationens historia

Redan på 1950-talet började det personaladministrativa arbetet ta form. I takt med en växande tjänstesektor och ett allt större fokus på medarbetares rättigheter kom ökade krav på individuella förmåner och villkor. Det bidrog också till införandet av individuell lönesättning och möjligheterna att erbjuda mer flexibla arbetstider. Arbetsmarknadens parter har också spelat en viktig roll i arbetet med att förhandla fram olika kollektivavtal. Detta har tillsammans med införandet av IT-stöd präglat utvecklingen såväl strategiskt som operativt för hur företag valt att organisera sin löneadministration.

1980-talet – Fokus på komplexa lönesystem och stordatordrift

För 30–40 år sedan var lönesystemen byggda på ett helt annat sätt än idag. En komplex systemstruktur med höga krav på beräkningskapacitet gjorde många större företag beroende av stordatorkraft för att kunna köra sina lönesystem. Ofta saknades dock både kapacitet, lokaler och resurser för att klara av en egen stordatordrift. Kostnaderna var också höga, vilket innebar att de fick förlita sig till externa driftsleverantörer.

1990-talet – Nya client server-lösningar öppnade dörren för egen IT-drift  

När Microsoft kom med sina Windows-baserade client server-lösningar öppnades helt nya möjligheter upp för större företag att sköta systemdriften med egen driftspersonal. Med installation och drift av lönesystemet i egen IT-miljö upplevde många att de fick en större närhet, insyn och kontroll över sina system. Samtidigt ökade ansvaret för driftssäkerhet och kraven på intern support, vilket krävde mer resurser både i form av budget och personal.

2000-talet – Outsourcing-trenden växer fram: ”Lön är inte vår kärnverksamhet!”  

Som en reaktion på en alltmer omfattande systemadministration och en växande flora av system att hantera, väcktes i början av 2000-talet intresset för outsourcing. Outsourcing-trenden, som nådde sin peak runt år 2010, har också haft en stor betydelse för hur dagens lönesystem ser ut. Utvecklingen inom det löneadministrativa området gjorde också att det successivt ställdes allt högre krav på kvalificerad lönekompetens. Många företag insåg svårigheterna i att upprätthålla rätt kompetens in-house och såg en chans att minska sårbarheten. Genom att outsourca hela sin löneadministration gick det plötsligt att både spara resurser och säkerställa en hög lönekompetens. Här fanns också pengar att spara på en kostnadsintensiv systemdrift. Det fanns en upplevd trygghet i att köpa av någon som tog ansvar för att leverera till flera. Att företag istället för att ha ett eller flera egna lönekontor kunde lägga mer fokus och resurser på sin kärnverksamhet, var också ett vanligt argument för att välja outsourcing.

Trender idag och visioner för framtidens löneadministration

Mycket har förstås hänt sedan 2000-talet, inte minst när ett gäller den tekniska utvecklingen – där den nya digitala tidsåldern på många sätt revolutionerat systemutvecklingen. Drivkrafterna bakom outsourcing ser också annorlunda ut. Idag inser många företag vikten av intern lönekompetens och integrerade processer. Allt fler molnbaserade lösningar öppnar upp för nya flexibla driftsalternativ och möjligheter att outsourca delar av sin löneadministration.

Lönesystemsutvecklingen har tidigare generellt varit ganska eftersatt. Men i takt med den snabba IT-utvecklingen sker nu stora förändringar drivet av helt nya behov och användarbeteenden. En generation som är van att kunna göra det mesta med en smartphone på fickan vill även kunna tidrapportera och kvittoredovisa i sin telefon. Vikten av enkelhet och mobilitet betonas alltmer och ses även som en möjlighet att kunna effektivisera lönehanteringen.

Parallellt med den digitala transformation många företag nu går igenom pågår också en generationsväxling på många löneavdelningar. De löneadministratörer som idag utexamineras är uppvuxna med Internet och har helt andra referensramar och förväntningar på sitt arbete.

Än så länge har vi bara sett början av vad framtidens lönesystem kan komma att erbjuda. Det vi vet är att alltmer intelligenta system och ökad automatisering kommer leda till att många av de traditionella arbetsuppgifterna som legat på löneavdelningen kommer ersättas av IT. En ökad mängd datadrivna beslut, där arbetet med business intelligence (BI) är centralt, påverkar också lönearbete. Vidare ger möjligheterna med artificiell intelligens (AI) ordet systemstöd en ny dimension. Bland annat genom att systemet med hjälp av AI kan ta fram prognoser och förslag på hantering baserat på hur enskilda moment och beräkningar skett tidigare.

På Aditro ser vi stora möjligheter för framtidens löneadministration, men vi möter också många företag som ser utmaningar med att skapa en framtidssäker lösning för sin löneadministration. Som ett stöd på vägen har vi tagit fram upphandlingsguiden ”Fyra råd för en framtidssäker lönesystemslösning”. Ladda gärna ner den här:

Ladda ner guiden gratis här!