Därför gjorde redovisningsavdelningen vågen när Lassila & Tikanoja fick nytt lönesystem

Lassila & Tikanoja FM är ett facility management-företag som levererar ansvarsfulla lösningar inom fastighetsförvaltning. Kundbasen är bred och spänner över såväl privat som offentlig sektor med verksamhet inom handel, vård och omsorg, kontor, utbildning och mycket mer. Lassila och Tikanoja verkar i hela Sverige och erbjuder ett brett utbud av tjänster med specialistkompetens. 

Rörig hantering med ohjälpsam outsourcingleverantör 

Carin Sandberg, är lönechef på Lassila & Tikanoja Sverige i ett team om tre personer. Då hon 2018 började arbeta i bolaget var lönerna outsourcade. Då företaget består av två systerbolag – Lassila & Tikanoja FM och Lassila & Tikanoja Service – fanns förväntningar på Carin att hon skulle se över löneprocessen för båda bolagen och skapa en gemensam process. Anledningen var att företagen på senare år slagit ihop administrationen alltmer. 

– Jag har jobbat med lön i 30 år och har aldrig varit med om en så rörig lönehantering. Det var en helt omöjlig leverantör och systemet svarade heller inte mot de krav som jag ställde. Dessutom fanns inte den interna specialistkompetens som jag tycker att man ska kunna förvänta sig av en löneleverantör. Jag fick sitta och lära dem – helt bakvänt. När det uppdagades för mig hur mycket det var som inte fungerade sa jag till min chef att antingen så förändrar vi våra arbetssätt eller så får ni hitta en ny lönechef. Det gick helt enkelt inte att arbeta på det sätt som vi gjorde tidigare. 

Tog hem lönerna för bättre kontroll 

Både rent teknisk och utförandemässigt var det väldigt mycket som inte fungerade. Carin fortsätter:   

– Systemet erbjöd inte tillräckliga möjligheter till insyn i lönearbetet, man bytte personal hela tiden och dessutom blev inte lönen rätt. Vi hade exempelvis inte haft en semesterskuld som var korrekt på fyra år. Vi lyfte problemen men min uppfattning är att de inte togs på allvar av vår leverantör. De som fick möta all ilska från personalen var ju mitt team – leverantören tog ju inga arga samtal.  

Därför beslöt man på Lassila & Tikanoja att det bästa vore att ta hem lönerna igen och istället ta hjälp av en leverantör som verkligen hade rätt kompetens och de rätta domänkunskaperna. Carin, igen: 

– Jag hade samarbetat med Aditro tidigare och visste vilket tydligt fokus de har på lön. Därför träffade vi dem och ytterligare ett företag. Det andra bolaget var dock mycket mindre och hade inte möjlighet att implementera sin lösning förrän långt senare och vi behövde ju hjälp precis där och då.  

För första gången på över fyra år stämde semesterskulden 

I och med att Aditro Pay däremot hade en uppstartstid på tre månader föll valet på dem. Dessutom passade Aditro eftersom de erbjuder både in-house-stöd eller outsourcing – en flexibilitet som kan vara till stort stöd i perioder med hög belastning. Carin berättar: 

– Tre månader är otroligt snabb utrullning – jag är van vid att sådana processer kan ta upp till ett år. Som kund behövde vi nästan inte göra något alls; vi bistod med filer men de skötte alla tester. Från början kändes det väldigt läskigt eftersom vi inte kunde föreställa oss att de hade samma koll som vi har. Men när det väl var dags för vår första lönekörning med dem var det inte ett enda fel. För första gången på över fyra år stämde semesterskulden på öret. Redovisningsavdelningen kom in på mitt rum och gjorde vågen! 

”Det har blivit kul att gå till jobbet igen!” 

I nuläget implementeras Aditro Pay även för systerbolaget och Carin tror och hoppas att det ska få lika gynnsamma resultat. Hon avslutar:  

Min upplevelse före och efter Aditro Pay är en så enormt stor skillnad att det nästan inte går att förklara. Det är användarvänligt och det utvecklas hela tiden med ny funktionalitet och förbättringar. Det har helt enkelt blivit kul att gå till jobbet vilket naturligtvis är den största och den viktigaste förändringen. Min och mina kollegors arbetsdag har förbättrats väsentligt. Det är inte bara en fråga om att själva systemet fungerar bra för oss, utan även de kontakter vi har med konsulterna på Aditro. De kan ju verkligen sin sak, de har lärt känna vår verksamhet och det är inte olika personer man har kontakt med från en gång till nästa. Jag upplever att vi får mycket bra support från dem. 

Boka en gratis online demo!