Hur gör man kravspecifikation inför upphandling? Så gjorde Bräcke diakoni

Att upphandla ett nytt HR- eller lönesystem kan anses vara sällsynt eftersom denna typ av system byts ut i genomsnitt var 10-15 år. Med andra ord är det ett stort inköp som kommer påverka verksamheten och dess anställda en längre tid. Vad bör man tänka på? Bräcke diakoni har nyligen gjort resan med att upphandla ett nytt HR-system och William Lindh, IT-chef på Bräcke diakoni ger dig, som står inför samma resa, sina bästa råd för en lyckad upphandling.

Bräcke diakoni stod inför en rad utmaningar som deras gamla HR-system inte kunde hantera på ett tillräckligt effektivt sätt. Verksamheten hade vuxit ur systemet från att ha varit 300 anställda till 1400 anställda och de olika verksamhetsområdena ställde komplexa krav på systemet. Bräcke valde därför att upphandla ett nytt system när det gamla inte räckte till.

Bräcke diakoni är en stiftelse som finns på ett femtiotal platser i Sverige och har varit verksam i 90 år. Verksamheten fokuserar på privat vård och omsorg i livets olika skeden och har en del verksamheter utöver detta.

William Lindh, IT-chef för Bräcke diakoni berättar att i samband med upphandlingen av det nya HR-systemet gjorde Bräcke diakonis HR-avdelning tillsammans med IT och Ekonomi en kravställning på funktionalitet som deras verksamhet har behov av.

Vårt mål var att systemet ska kunna växa tillsammans med vår verksamhets utveckling. Vi vinner anbud och vi förlorar anbud och vi gör förvärv som kan innebära att 300 anställda tillkommer på kort varsel. Systemet måste klara av dessa förändringar, berättar William.

Det är sällan IT är med från första början när man ska upphandla ett nytt HR-system. William menar att deras involvering tidigt har endast varit positivt för Bräckes del. Genom det gemensamma arbetet med att ta fram en kravspecifikation lyckades de identifiera vad de var ute efter från olika perspektiv. De ville ha ett system som köptes som molntjänst, kostnadseffektiv drift, minimering av manuellt arbete för HR, funktionalitet som stöder GDPR efterlevnad och en rad andra funktioner. I upphandlingen utvärderades flertalet leverantörer.

När vi valde Aditro var dem inte billigast, de tickade i de boxarna vi hade i vår kravspecifikation och de låg rimligt ekonomiskt, berättar William.

Står du inför ett HR-systemsbyte? Här är William Lindhs bästa tips till dig:

  1. Gör en tydlig kravspecifikation. Kravspecifikationen är ett dokument med de förväntingar ni har av den framtida lösningen och ju tydligare den är, desto bättre kommer leverantörerna kunna se om deras lösning kan uppfylla de förväntningar ni har.
  2. Bra samarbete mellan Ekonomi, IT och HR skapar förutsättningar för projektet att lyckas.
  3. Titta brett när ni söker nytt system. Genom att bjuda in många leverantörer är det större chans att ni kan få ny insikt i moderna processer och hittar den bästa lösningen för just er verksamhet.
upphandling lönesystem