Det här behöver du leta efter i ett nytt lönesystem

Spenderar ditt företag mycket tid på att hantera papperskvitton och andra manuella, tidskrävande löneuppgifter? Då är tiden mogen för att flytta till ett helautomatiserat och dynamiskt lönesystem som frigör värdefull tid för dina anställda och som sparar stora kostnader.

Alla företag genomgår förändringar som kräver kontinuerlig anpassning, och idag drivs kraven inte minst av behovet av flexibla, säkra och skalbara lösningar. Ökad effektivitet och tillgänglighet, liksom bättre kostnadskontroll, är drivkrafter som ofta styr när löneadministrationen utvärderas. Här är några viktiga saker som jag tycker att det är värt att tänka på innan du investerar i ett nytt lönesystem.

Gör ett grundligt förarbete

Det viktigaste först: Slarva inte med förberedelserna. Att köpa ett nytt lönesystem är för de flesta företag en betydande investering som kommer att påverka företaget under lång tid framöver. Var därför tydlig med vad du faktiskt vill uppnå med det nya lönesystemet. Vill du spendera mindre tid på rapportering? Vill du minska antalet fel i lönekörningen? Vill du göra systemet mer tillgängligt för anställda genom att flytta till molnet? Kanske vill du frigöra tid för dina anställda så att de kan utföra mer kvalitetsarbete eller andra uppgifter? Genom att förtydliga syftet i ett tidigt skede minskar du behovet av dyra justeringar senare i processen.

Involvera fler än HR och lön

I det förarbetet är det en bra idé att involvera människor från olika delar av organisationen, inte bara lön och HR. Det är till exempel viktigt att IT-avdelningen är involverad tidigt i kartläggningsarbetet så att de kan ge inspel kring kravspecifikation. Särskilt med avseende på säkerhet och integrering med era andra system.

Dra nytta av alla fördelar som ett molnbaserat lönesystem ger

Det är ingen hemlighet att fler och fler väljer att flytta sina ”on-premise-lösningar” till molnet, oavsett om det är lön, HR, CRM eller andra system. I molnet sker alla uppdateringar automatiskt och kontinuerligt, samtidigt som molnlösningen enkelt kan skalas efter företagets behov.

1. Bättre säkerhet

Det finns flera anledningar till att molntjänster kan ge bättre säkerhet. Till exempel har professionella molnleverantörer ofta mer specialiserad expertis och bättre tillgänglighet av IT-resurser än vad enskilda kunder har. Samtidigt får du säkerhetsuppdateringar och andra programuppdateringar som en del av leveransen när du investerar i molntjänster hos en professionell leverantör.

Dessa leverantörer har ofta större datacenter med omfattande säkerhetsåtgärder, där det finns strikta begränsningar för vem som får komma in i anläggningen. Många företag saknar bra rutiner för detta, och det kommer därför att bidra till en höjd säkerhet för ett stort antal företag.

2. Förbättrad tillgänglighet

I en tid där allt mer blir automatiserat är det väldigt viktigt att anställda, och särskilt de på löneavdelningen, har tillgängliga system där de befinner sig; med användarvänliga arbetsytor och med rätt information om vad som sker automatiskt. I molnet har din löneavdelning och andra anställda med rätt behörighet tillgång till systemet oavsett var de är. Detta bidrar till att skapa förtroende för att det som händer i bakgrunden verkligen genomförs och ger rätt resultat.

3. Ökad automation och digitalisering

Förutom en förbättrad säkerhet och ökad tillgänglighet kommer ett lönesystem i molnet även att hjälpa ditt företag att automatisera och digitalisera flertalet repetitiva och tidskrävande lönerelaterade arbetsuppgifter – och skapa mer väldefinierade processer. Med automation i hela kedjan – från import av personuppgifter och transaktioner till löneberäkningar, efterbetalning, rapportering, kontroller och avslutning – minskar du sannolikheten för att manuella fel uppstår, och det blir också lättare att sätta tydliga mål.

Ett lönesystem i molnet har också möjlighet att synkronisera så att automationen äger rum under den tid du önskar. Till exempel genom att arbetet med schemaläggning kan planeras så att det utförs på natten, vilket minskar belastningen i systemet. Genom att utnyttja potentialen i AI kan du dessutom lättare upptäcka oegentligheter i er lönedata.

Ta reda på om lönesystemet är rätt för dig

För att ta reda på vilket system som är bäst för just ditt företag behöver du tydliga grundförutsättningar:

• Är systemet byggt för att hantera stora företag?

• Finns det stöd för nyckelfunktioner som automatiserad löneprocess, kontroller, frånvaro, återbetalning etc.

• Har systemet portaler för anställda och chefer?

• Kan ditt nuvarande system hantera era tillväxtplaner?

Det är också viktigt att tänka på storleken på systemet. Om du har tillväxtplaner måste du ha ett system som kan skalas efter era behov. Å andra sidan bör du naturligtvis inte köpa ett större system än företaget verkligen behöver. Ett stort system blir onödigt komplext och kräver mycket systemadministration. För att hitta rätt storlek på systemet måste du ta reda på vilken målgrupp lönesystemet huvudsakligen är byggt för och vilka andra kunder som använder systemet. Fråga dina potentiella leverantörer om referenskunder – det ger dig ett väldigt bra riktmärke.

Se till att lönesystemet kan integreras med andra system

De allra flesta lönesystem idag har möjlighet att integreras med andra system. Dubbelkontrollera dock om lönesystemet kan integreras med de system som ert företag redan använder, såsom HR-, resehanterings- och tidssystem. Fråga leverantören om systemet redan har befintliga integrationer och vilka möjliga begränsningar integrationen har mot de aktuella systemen. Kom ihåg att system som är integrerade kan ha olika ”datormodeller” och olika tolkningar av vad som till exempel är en person och vem som är en anställd.

Det finns flera offentliga aktörer som lönesystemet kan integreras med, till exempel Skatteverket och Försäkringskassan, med möjlighet att få en skattsedel, få en översikt över pensioner, sjukskrivningsrapporter och andra saker. Fråga därför leverantören vilka integrationer de har mot offentliga aktörer och i vilken utsträckning systemet är automatiserat för den här typen av processer; här finns stora besparingar när det gäller tid och pengar.

Välj en leverantör som hjälper dig genom processen

Lika barn leka bäst är ett välbekant ordspråk. Detsamma gäller när du behöver hitta en leverantör för det nya lönesystemet. Försök hitta en leverantör som har erfarenhet av att arbeta med liknande företag som ditt. Som förstår de utmaningar ditt företag står inför både idag och i framtiden. Leverantören måste fungera som en bra sparringpartner, som både lyssnar på dina önskemål och kommer med tydliga och välgrundade råd om hur du får ut så mycket som möjligt av det nya systemet.

För att få en uppfattning om hur det långsiktiga samarbetet kan se ut är det bra att undersöka hur bra leverantörens framtida ”roadmap” är för lönesystemet och hur detta följer utvecklingen av ditt företag. Be leverantören att förklara hur de arbetar med utveckling och deras framtida plan för att ligga i framkant. Kontinuerlig systemutveckling och aktiv omvärldsbevakning är två viktiga och proaktiva komponenter för en framtidssäker lösning.

Vill du att ta ett sista farväl till funktionsbaserade HR- och lönesystem där du måste göra allt jobb själv?

Vill du ha en bättre överblick och kontroll över löneprocessen och anställdas löner? Vi är redo att hjälpa dig och ditt företag med övergången till ett modernt och automatiserat lönesystem som frigör dyrbar tid som dina anställda kan spendera på mer värdeskapande arbete.

Boka gärna in oss för en demo så att vi kan visa dig vår lösning – utan förpliktelser och kostnadsfritt.

Lykke til!

Författare: Arne Lockert, Director Development Norway
Aditro Enterprise Norge

Vill du boka en förutsättningslös demo av Aditro Lön?