Digitalisering inom HR och lön – mer än bara ett teknikskifte

Digitalisering är ett begrepp som för de flesta är utnött sedan länge. Men vad betyder det egentligen? Somliga har kanske redan en tydlig plan för hur den digitala resan framåt ska se ut. Betydligt fler saknar dock troligtvis både karta och kompass och blir mest bara stressade av allt detta. Stressen kan dessvärre leda till att du köper teknik som du i slutänden inte har nytta av, bara för att du känner dig pressad att komma igång med den digitala transformationen i ditt företag. Så hur bör du istället tänka för att fatta rätt beslut?

Börja inte med tekniken

Att ha tekniken som utgångspunkt är sällan rätt sätt att påbörja digitaliseringsresan. Det är heller inte en fråga om att du bara tar dina befintliga processer och gör dem digitala. Det handlar snarare om att förbättra själva processen, digitalt. För att digitalisering ska uppnå sitt syfte behöver du utgå från nuläget – vad gör vi idag och vad kan vi göra på ett smartare sätt med ny teknik för att spara tid och pengar – eller göra arbetet roligare och mindre monotont?

För digitalisering av HR och lön går den digitala trenden även i hög grad mot användarvänlighet – främst när det gäller möjligheterna att ta hjälp av automatisering för att slippa lägga tid på onödig administration. Detta skapar både nöjdare personal och minskar risken för mänskliga fel. De systemverktyg du väljer ska med andra ord både stötta dig i ditt arbete och samtidigt minimera fel och avvikelser, göra att ditt arbete går snabbare och framförallt höja kvaliteten.

Digitala verktyg en självklarhet för yngre lönekompetens

Många erfarna löneadministratörer kommer att gå i pension under de kommande åren och även om nya och nyutexaminerade talanger tillkommer, tar den interna upplärningen och kompetensöverföringen ute på företagen lång tid. Tid man oftast inte har. Därför är en annan viktig del av digitaliseringstrenden inom HR och lön att systemen måste bli så pass bra att du inte behöver lika mycket erfarenhet för att kunna arbeta i dem.

I den generationsväxling som nu sker finns stora risker med att inte ta klivet mot ökad digitalisering. Tidigare generationers löneadministratörer är vana att arbeta efter en löneprocess som kräver specifik systemkompetens och där mycket måste hanteras manuellt. Dagens arbetstagare ställer betydligt högre krav på vad arbetsplatsen har att erbjuda. Digitala verktyg och moderna löne- och HR-processer står högt på agendan. Vi är vana att använda appar i vårt privatliv och vill arbeta så som vi lever – därför förväntar man sig likadana möjligheter på arbetsplatsen. Hänger din verksamhet inte med blir du mindre attraktiv som arbetsgivare. Andra företag som jobbar på smartare sätt digitalt lockar lättare till sig fler av dessa mer digitalt inriktade förmågor, vilket gör att du lätt hamnar i bakvattnet i kampen om nya talanger.

Digitalisera med helhetsperspektiv

För att verkligen få ut värdet av digitaliseringen är det viktigt att processerna inte bara förändras inom en specifik avdelning eller funktion, utan i hela organisationen. I utvärderingen av nya system bör därför utgångspunkten alltid vara hur systemen ska kunna stötta hela kedjan av processer i ditt företag.

För att nå dit är det viktigt att vid upphandling av ett nytt system inte enbart utgå ifrån det ni redan har, en tidigare kravspecifikation eller hur processen har sett ut tidigare. Många gånger är det lätt att listan på krav blir väldigt detaljerad och lång, utan att den kanske behöver vara det. I arbetet med att utarbeta kravställningen är det därför en fördel att redan i ett tidigt skede ta hjälp av en leverantör som bollplank. I och med att leverantörer ständigt arbetar med kunder för att lösa deras problem och är uppdaterade på den digitala utvecklingen inom sitt område, kan de dela med sig av sin erfarenhet och hjälpa dig att hitta annorlunda sätt att tänka och nya vägar framåt.

Mycket kan bli bättre av att använda ny teknik – de nya systemen är smidigare, snabbare och lättare att använda. Men det är först när arbetssätten och tekniken utvecklas tillsammans som du får ut maximalt värde av dina digitala investeringar.

Aditro är inte bara en systemleverantör. Vi fungerar även som kompetenspartner till våra kunder så att de kan dra nytta av all den erfarenhet vi samlar på oss i arbetet med att digitalisera andra verksamheters lön och HR. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er att komma vidare på er digitaliseringsresa? Hör av dig till oss!