Change in HR

Hur hanterar du HR och lön i förändring?

Vid större organisationsförändringar sätts ofta HR-avdelningens arbete på prov. Kraven på såväl anpassningsförmåga och flexibilitet som struktur och tydlighet blir extra höga. I en utveckling som går allt snabbare finns all anledning för HR att skapa bättre beredskap. Här får du råd om hur du kan stå bättre rustad för förändringar på ditt företag.

Alla företag går igenom någon form av förändring som kräver kontinuerlig anpassning, idag inte minst driven av den digitala transformationen. Men inte sällan sker också större förändringar som påverkar organisationens arbete mer direkt. Det kan till exempel handla om uppköp och fusioner, stora nyanställningar, uppsägningar eller pensionsavgångar, där HR har en viktig roll att spela när det gäller att stötta organisationen.

HR-avdelningen har en viktig roll i förändringsarbetet

Tina Mårtensson arbetar som HR-specialist inom bland annat förvärv på teknikkonsultföretaget ÅF. I sin tidigare roll som Head of HR Center var hon ansvarig för företagets HR-center, en relativt ny stödfunktion som formades för att skapa bättre förutsättningar att hantera bolagets starka tillväxt

Tina Mårtensson ÅF

Tina Mårtensson ÅF

– Målet är att vi ska bli dubbelt så många medarbetare till år 2020, framförallt genom förvärv. En så hög tillväxttakt ställer stora krav på effektivitet. Vår uppgift på HR är att ge bästa möjliga stöd till ledning, chefer och medarbetare på den resan. För att kunna göra det har det varit nödvändigt för oss att ändra vårt sätt att arbeta, berättar Tina.

Tina framhåller vikten av att bestämma sig för vilken funktion HR vill vara och hur man kan skapa förutsättningar för att kontinuerligt utvecklas vidare med målet att bli ännu bättre på att stötta organisationen. Det var också som ett led i det arbetet som Tina fick rollen som projektledare för förvärv på HR-sidan. Det ger en tydlig signal om hur viktigt ÅF anser att HR-avdelningens roll är i förändringsarbetet.

– Det är en mycket stor administrativ utmaning att nå dubbel storlek till 2020. Att arbeta vidare som vanligt var inget alternativ om HR skulle överleva. För oss fanns bara en väg att gå: att renodla processerna, skapa mer enhetliga rutiner, förenkla administrationen och välja systemstöd som kan bidra till effektivare arbetssätt genom bland annat ökad självservice. Att etablera vårt nya HR Center har tagit ett år. Det är ett första stort steg som också inneburit en stor men nödvändig kulturförändring, som vi på HR har ett stort ansvar att driva!

Öka beredskapen för en skalbar hantering

För ÅF har tillväxtmålet varit en tydligt uttalad strategi och viktig utgångspunkt för att rusta HR för att klara denna planerade förändring. I många företag är förutsättningarna eller tidplanen kanske inte lika tydligt formulerade, men när utvecklingen generellt sett går allt snabbare finns all anledning för HR att ligga steget före. Speciellt i större organisationer bör beredskapen inom HR och lön förbättras för att hantera förändring effektivt och kunna ge rätt stöd till organisationen. Förutom att HR-arbetet behöver anpassas finns även en stor utmaning i att skapa förutsättningar för en skalbar hantering, oavsett om företaget växer eller minskar.

– Genom att se över arbetsflöden och fokusera på att kapa manuellt arbete kan HR rusta sig bättre för toppar och dalar. Se till att ta bort personberoende rutiner och dokumentera allt på samma ställe så blir du också mindre sårbar. Förändring i en organisation, oavsett vad den innebär, leder alltid till viss oro. Att inte veta eller förstå varför, är det jobbigaste för de anställda i en förändringsprocess. Därför är det viktigt att vara tidigt ute med information till organisationen. Alla behöver förstå vad som gäller och vad det kommer att innebära, både inför, under och efter processen, förklarar Tina.

Rusta dig för framtiden – välj en lösning som passar ditt företag

Den HR-satsning som ÅF gör passar självklart inte alla företag och det finns flera sätt för HR att hantera förändring, både organisatoriskt och systemmässigt. I företag med mycket förändringar, alternativt där HR- och lönekompetensen saknas eller är svår att upprätthålla, kan till exempel outsourcing vara ett sätt att säkerställa en effektiv, kvalitetssäker och skalbar hantering. Valet av systemstöd och leveransmodell, till exempel egen drift eller molnlösning, bör också anpassas efter de förutsättningar, processer och framtida strategier som gäller i just ditt företag.

 

4 råd hur du lyckas med ditt förändringsprojekt

  1. Sätt tydliga mål från början. Kommunicera, förankra och skapa en tydlig förståelse varför förändringen är viktig och vad ni vill uppnå.
  2. Skapa delaktighet under förändringsresan. Inse att det inte går att få igenom en förändring på egen hand, eller ”uppifrån”, involvera flera.
  3. Utgå från att alla inte kommer att gilla förändringen. Fokusera på att få med majoriteten på tåget genom att vara tydlig, lyhörd och skapa engagemang.
  4. Var öppen för att kunna ändra i delar av din strategi om förutsättningarna ändras. Den ursprungliga planen täcker inte alltid 100 procent av vad som kan hända på vägen.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *