Kunder allt oftare missnöjda med outsourcad lön – så föddes Aditro Pay

Outsourcing av lön har länge varit ett vanligt sätt för företag att underlätta den interna administrationen och samtidigt säkerställa processernas effektivitet. Det kan vara ett sätt att optimera och effektivisera lönehanteringen eller så finns helt enkelt inte rätt kompetens inom företaget. Men modellen är stelbent och möjliggör väldigt begränsad insyn och samverkan mellan kund och leverantör. På Aditro ser vi helt nya behov i outsourcing-sammanhang och därför har vi en skalbar lönetjänst som riktar sig till företag från 400 upp till några tusen anställda – Aditro Pay. 

Outsourcing-modellen har ritats om

En av utmaningarna med att använda sig av outsourcing av lön är den geografiska distansen mellan kund och leverantör. På så sätt går närheten till den data som hanteras och den naturliga interaktion som uppstår då alla arbetar på en och samma arbetsplats förlorad. Dessutom är outsourcing ofta en relativt fyrkantig modell, med väldigt strikta ramar för vem som gör vad. Den verklighet vi lever i kräver mer flexibilitet än så. Alternativet är att upprätthålla en egen lönekompetens internt. Men i företag från 400 till några tusen anställda är det ofta av ett väldigt litet strategiskt värde och innebär en hög administrativ kostnad. 

Det finns en näst intill outsinlig mängd leverantörer av löneoutsourcing – från småföretag till plattformsutvecklare. Däremot finns det bara en begränsad mängd lönesystem med begränsade möjligheter att förbättra lönesystemens processer på sätt som verkligen gynnar företagen. Många känner därför att deras leverantörer lovar för mycket och blir missnöjda. De väljer att ta hem lönen igen, bara för att åter bli varse riskerna och flytta lönen till en annan leverantör. Man studsar på detta sätt mellan löneleverantör och in-house-lösning. Många har därför en väldigt negativ bild och modellen för löneoutsourcing måste ritas om så att den bringar mer värde för kunderna. 

Skillnaden mellan Base och Full

Med utgångspunkt i dessa utmaningar har vi på Aditro tagit fram en ny lönetjänst – Aditro Pay – med fokus på effektivisering, enkelhet, skalbarhet och kundinteraktion. Tjänsten består av två erbjudanden: Aditro Pay Full och Aditro Pay Base. 

Aditro Pay Full är en renodlad lönetjänst där Aditro sköter hela löneprocessen. Tjänsten bygger på traditionell outsourcing, men processerna öppnas upp för kunderna genom en användarportal som ger dem utökad insyn och möjlighet att göra egna ändringar i processerna. På så sätt minskar avståndet mellan kund och leverantör och dialogtiderna hålls nere. Kunderna upplever ökad kontroll och blir mer nöjda, medan vi som leverantör blir mer effektiva i vårt arbete med att behandla kundernas data. 

Aditro Pay Base är en lönetjänst där Aditro sköter de mer komplexa delarna av löneprocessen. Här förutsätts det i högre grad att kunden själv hanterar vissa delar av lönehanteringen. Aditro hanterar de delar som kräver mer djupgående kompetens, medan kunderna sköter de dagliga aktiviteterna. En kombination av in-house-lösning och outsourcing – med den kontroll som in-house-lösningar medför, men med den flexibilitet och expertstöd som en outsourcad funktion ger.  Aditro erbjuder även en supportmodell där vi på veckobasis för en dialog med våra kunder för att fånga upp eventuella problem i ett tidigt skede. 

Skalbarhet, enkelhet och kundens perspektiv

I arbetet med att utveckla Aditro Pay har stort fokus lagts på skalbarhet. Kunden kan exempelvis byta upplägg och växla mellan Adtiro Pay Full och Base, beroende på perioder och hur det ser ut i det egna arbetet just för stunden. Det blir på så sätt inte bara systemkraften som är skalbar utan även de resurser som krävs för löneadministrationen. Aditro Pay erbjuder även en flexibel implementering som styrs av ditt företags individuella behov och där du som kund alltid får en tydlig tidsram för hur lång tid just din implementering kommer att bli. 

I traditionella lönesystem har användarvänligheten ofta gått förlorad och fokus har snarare legat på att skapa effektiva processer i mer komplexa system. Aditro Pay har däremot utformats med användaren i centrum – utan att tumma på effektiviteten i processerna. Effektivitet skapas genom exempelvis förbättrad datakvalitet och automatisering, och användarvänlighet genom ett förenklat och transparant gränssnitt för kunden. 

Genom att forma tjänsten utifrån kundens behov och den erfarenhet som vi byggt upp genom åren kan vi överbrygga gränslandet mellan outsourcing och kund. Skalbarheten i de två tjänsterna gör det möjligt för kunden att reglera kostnader baserat på vad som krävs för stunden. Vinsten för oss som leverantör blir en minskad mängd ärenden vilket gör att vi kan fokusera på att ytterligare utveckla kundernas upplevelse. 

Aditro arbetar ständigt för att utveckla nya, mindre komplicerade och mer effektiva sätt att hantera lön. Även transparens och skalbarhet är viktigt för oss då vi vill att våra kunder ska kunna ha insyn i processerna och även ha möjlighet att anpassa lösningen efter företagets individuella behov.

Ett ekosystem av tjänster där alla delar hör ihop

På Aditro ser vi integrationerna som en del av ett ekosystem av olika verktyg och tjänsteprocesser som tillsammans blir en helhet. Lönesystemet är en central del, men bör inte ses som något separat eftersom alla delar hör ihop i det som bildar ditt företags ekosystem för digital lön.

Företag med få anställda har mer eller mindre samma behov av digital lön och integrationer som företag med många anställda. Skillnaden är att ju mindre din verksamhet är, desto mer begränsade resurser har du som regel att lägga på integrationerna. Det kan med andra ord bli väldigt kostsamt att själv bygga alla integrationer till skillnad från om du har en leverantör med erfarenhet av att göra det och som kan återanvända den erfarenheten mellan företagen. Att vi på Aditro har byggt en stor mängd integrationer för större företag innebär att såväl stora som mindre företag kan dra nytta av såväl integrationerna som vår expertis och erfarenhet – till en rimlig kostnad.

Vill du veta mer om vår syn på digitaliseringen av lönesystem eller blev du nyfiken på att veta mer om hur Aditro hjälper dig att effektivisera lönehanteringen genom digitala processer? Tveka inte att kontakta oss så berättar vi mer!

Så vilka behov driver då utvecklingen och varför är det så viktigt att följa den digitala trenden inom HR och lön?

Därför behöver din lönehantering bli digital

Under de senaste tio åren har lönearbetet i stor utsträckning effektiviserats. Som en följd av den digitalisering som skett kan en löneadministratör som tidigare kanske hanterade 300 löner under en månad idag administrera mångdubbelt fler.

En av riskerna med att inte arbeta med digital lön är att du riskerar att bli fast i tung administration och att det därför krävs onödigt mycket resurser för att utföra arbetet. Fastnar du i gamla arbetssätt blir det svårt att utveckla, förbättra och effektivisera arbetet. I slutänden spelar det då ingen roll hur duktig din personal inom lön är – du kommer att slå i taket för vad som är möjligt att åstadkomma utan digitala arbetssätt.

Det finns dessutom helt andra behov som styr idag jämfört med tidigare. En ny, digital generation löneadministratörer accepterar inte samma typ av monotona administration som sina företrädare är vana vid. De ställer också nya och högre krav på smarta digitala verktyg i sitt lönearbete. 

Den stora fördelen med digital lön är att du med samma mängd resurser kan dra ner på administrationen. I och med att många administrativa processer kan automatiseras blir arbetet betydligt mer effektivt. I slutänden är det detta som utveckling handlar om – att kunna göra samma sak med färre resurser, eller att med samma resurser kunna göra mer.

Samma behov av integrationer mot lönesystemet – oavsett storleken på ditt företag

För att lönearbete ska fungera optimalt behöver ditt lönesystem också kunna integreras med en mängd andra parter. Oavsett hur stor din verksamhet är, har du troligtvis ett behov på minst tio integrationer. Det handlar om kopplingar till allt från Skatteverket, ekonomisystemet, olika system för utlägg och reseräkningar till projekt- och bemanningssystem samt pensionsinstitut, försäkringsmäklare och andra företag som bygger tjänster mot lönedata som till exempel förmånsportaler.

Utan sömlösa integrationer är risken stor att det uppstår kvalitetsbrister i utbytet av data mellan systemen. Det kan även medföra dubbelarbete, att du behöver göra samma ändringar i flera olika system för att hålla informationen uppdaterad. Något som i ett väl uppbyggt digitalt lönesystem kan automatiseras.

I takt med att kraven på effektivitet ökar, växer också behovet av en snabbare informationsöverföring mellan systemen. Även hastigheten i överföringen påverkas av integrationerna. Sedan är det även en fråga om säkerhet.  Om du har externa kopplingar mellan olika system och ditt lönesystem innebär det att överföringen av data mellan systemen blir mindre säker, med större risk för fel. 

Ett ekosystem av tjänster där alla delar hör ihop

På Aditro ser vi integrationerna som en del av ett ekosystem av olika verktyg och tjänsteprocesser som tillsammans blir en helhet. Lönesystemet är en central del, men bör inte ses som något separat eftersom alla delar hör ihop i det som bildar ditt företags ekosystem för digital lön.

Företag med ett mindre antal anställda har mer eller mindre samma behov av digital lön och integrationer som företag med väldigt många anställda. Skillnaden är att ju mindre din verksamhet är, desto mer begränsade resurser har du som regel att lägga på integrationerna. Det kan med andra ord bli väldigt kostsamt att själv bygga alla integrationer till skillnad från om du har en leverantör med erfarenhet av att göra det och som kan återanvända den erfarenheten mellan företagen. Att vi på Aditro har byggt en stor mängd integrationer för större företag innebär att såväl stora som mindre företag kan dra nytta av såväl integrationerna som vår expertis och erfarenhet – till en rimlig kostnad.

Vill du veta mer om vår syn på digitaliseringen av lönesystem eller blev du nyfiken på att veta mer om hur Aditro hjälper dig att effektivisera lönehanteringen genom digitala processer? Tveka inte att kontakta oss så berättar vi mer!

Läs också vår Guide – Från traditionell till molnbaserad outsourcing – så optimerar du lönehanteringen.

Vill du veta mer om vad du ska tänka på när det är dags att byta lönesystem. Vi på Aditro har tagit fram en upphandlingsguide med råd för en framtidssäker lösning för din löneadministration. Ladda gärna ner guiden här.