Besparing, smidighet och ökad säkerhet med molntjänster hos Marva Group

Marva Group är ett familjeägt företag i Rauma, nio mil norr om Åbo med en historia som sträcker sig till början av 1900-talet. Koncernens styrka vilar på två områden, thermoformad plast och kommunikation. Koncernen har för närvarande 100-talet experter, vars löneberäkning hanteras av egna lönespecialister. Dessutom sysselsätter koncernen flera tidningsdistributörer, vars lön beräknas internt.

Marva Group har använt Aditros lönesystem för löneberäkning under flera år och använder även Aditros arkivlösning. Marvas tidigare lönesystem hade egna servar som var lokalt placerade. En egen servermiljö kräver mycket stöd från organisationen för att säkerställa att programvaran körs problemfritt. Många tjänsteleverantörer publicerar idag löpande uppdateringar och nya funktioner till programvaran under året istället för en större årlig uppdatering. Det innebär att en stor del av IT-avdelningarnas resurser krävs för att säkerställa att återkommande uppdateringar hanteras problemfritt, vilket skapar besvär hos många företag.

”Uppgradering av programvara är tidskrävande för IT och konsumerar våra experters arbete för andra viktiga uppgifter. Av den anledningen ville vi utforska andra möjliga sätt att lösa problemet. Vi uppnådde snabbt en lösning med Aditros försäljningschef om hur vi kan hantera uppdateringar med större lätthet och effektivitet”, säger Antti-Pekka Tammisto, IT-chef på Marva Group.

Lön och HR genomgår en tid av snabb och omfattande förändring. Dessutom påverkar lagstiftningsförändringar och andra lagstiftningskrav i högre grad än många andra branscher. Teknologin utvecklas allt snabbare och nya funktioner introduceras kontinuerligt vilket ställer allt högre krav.

”Eftersom förändring sker så snabbt måste systemen vara agila och snabbt utvecklas för att uppnå nya krav. Därför är det bra och viktigt att få mjukvaruuppdateringar i en snabb cykel. Men uppgraderingar kräver emellertid mycket förberedelse från IT-avdelningen och kräver också driftsstopp i programvaran. I vår egen servermiljö krävde det återkommande att våra IT-experter behövde jobba till sent på kvällen, eftersom uppdateringar inte kan genomföras under kontorstid när programvaran används, säger Tammisto.

Servrarna kräver underhåll, uppgraderingar och måste underhållas kontinuerligt för att fungera pålitligt. Dessutom behöver skrivbordsmiljön hantera regelbundna uppdateringar av bl.a. Windows-program, och säkerhetskrav.

”Det var ganska enkelt att komma fram till att det var en bra lösning att byta till Aditros lönesystem och deras molntjänst. Nu kommer uppdateringarna automatiskt, med högsta önskvärda säkerhetsnivå, och lönexperterna har tillgång till programvaran var som helst, när som helst. Molntjänsterna är även skalbara och mer flexibla för organisationens framtida behov, säger Antti-Pekka.

När det kommer till lösningen för lön säger det sig självt att säkerhet är en av de viktigaste faktorerna. När du köper systemet som en molntjänst ansvarar tjänsteleverantören för säkerheten efter kundens högt ställda säkerhetskrav. Detta frigör företagets IT-resurser och garanterar en hög säkerhetsnivå.

Övergången till molnet blev en smidig upplevelse för Marva Group. Ur användarens synvinkel gjordes inga ändringar i användningen av programvaran, och systemet fortsatte att fungera som tidigare. Den enda förändringen för användaren var hur de kör programvaran, vilket inte var någon väsentlig förändring, vilket medförde att överföringen kunde göras enkelt utan behov av upplärning.

”Det enda vi behövde undersöka innan övergången var gränssnitten och hur vi får lönen från affärssystemet. Men det var en så kallad ”business as usual” och gick som väntat utan problem.” Antti-Pekka skrattar och fortsätter, ”I vårt fall har fördelarna varit enorma. Uppgradering till molnet har varit en kostnadseffektiv lösning som har medfört direkta kostnadsbesparingar eftersom vi har kunnat överge lokala avdelningsservrar och allt jobb det innebar. Den största fördelen ser jag dock hos våra experter som får en positiv effekt dagligen.”

IT-experterna frigör tid som de kan lägga på affärsutveckling snarare än att fokusera på grundläggande uppdateringar. Det fina med molntjänster är möjligheten till outsourcing av tidskrävande uppgifter som inte tillhör kärnverksamheten. ”

Det bästa måttet är intern feedback, och i detta fall dess brist. Ju färre medarbetare som hör av sig, desto bättre fungerar lönefunktionen vanligtvis.

”Det var inte enbart outsourcingen som gav fördelar ur ett IT-perspektiv. Molntjänster ger också mer avancerade funktioner som möjliggör automatisering och frigör tid. Således har effekterna av att byta till SaaS också återspeglats i våra löneexperters vardag, till exempel genom automatiseringen av löneutbetalningen till de anställdas internetbanker. ”

Boka en gratis 30min demo online