Aditrodagarna utbildning

Så lyckas du med ditt outsourcingprojekt

När du väl har fattat beslut om att outsourca företagets löneadministration finns en del utmaningar som du bör vara beredd på. Här får du konkreta råd om hur du kan förbereda organisationen på bästa sätt för ett lyckat outsourcingprojekt.

Oavsett vad som ligger bakom beslutet att outsourca löne- och PA-processen, innebär det en omfattande förändringsresa. Att implementera nya enhetliga processer, harmonisera arbetssätt och säkerställa kompetensöverföring är några av utmaningarna.

Resan från beslut till driftsättning – så möter du utmaningarna steg för steg

Den största initiala förändringen – och den som ofta blir direkt kännbar för den personal som berörs – är den nya ansvarsfördelning ett outsourcingprojekt innebär. Efter att beslutet är fattat och överenskommelsen med din outsourcingleverantör om vad tjänsten ska omfatta är klar, är det därför viktigt att tydliggöra vad det innebär i praktiken.

  1. Definiera outsourcingmodell – börja med processerna

Det första steget handlar om att etablera en outsourcingmodell som fungerar som ett ramverk för omfattning, innehåll och framförallt hur du och din outsourcingleverantör ska samverka för att styra, följa upp och kontinuerligt förbättra arbetet.

Under upphandlingen läggs ofta mycket fokus på systemen och på hur outsourcingleverantören ska säkerställa framtida löneleveranser, kompetens och servicenivåer. När projektet väl är igång handlar det så mycket mer om processer än om system. I en intern löneadministration är det lätt att det under åren har skapats specialrutiner och undantag som avviker från den ordinarie processen. Några exempel kan vara att hanteringen ser olika ut på olika lokalkontor, att avtal och förmånsvillkor inte är helt harmoniserade eller att man har skapat isolerade processer.

För att nå ett lyckat resultat är det viktigt att börja med att kartlägga nuläget, fånga upp dessa avvikelser och specialavtal för att tydliggöra förutsättningarna för en gemensam process. Detta arbete görs med fördel i workshopformat tillsammans med berörd personal och din outsourcingpartner. Målet är att enas om en gemensam och kvalitetssäker process.

  1. Var tydlig med den nya ansvarsfördelningen

En annan viktig del i uppstartsprojekt är att skapa en tydlig ansvarsmatris som beskriver de olika stegen i projektet samt vem som har ansvar för olika steg och förändringsaktiviteter på vägen. Här är det viktigt att fånga upp alla delprocesser och hur ansvarsfördelningen ser ut idag för att säkerställa rätt kompetensöverföring och en harmonisering av processen.

  1. Involvera befintlig personal och säkerställ kompetensöverföring

I en förändring påverkas olika personer på olika sätt. Det är ingen självklarhet för alla att dela med sig av sin kompetens. Rent förnuftsmässigt kan det vara enkelt att förklara och kanske också förstå varför en förändring är nödvändig. Känslomässigt är det ofta en helt annan sak. Dina lönemedarbetares roll kommer att förändras helt – och du är beroende av en smidig överlämning och av den lönekompetens som finns i bolaget. För att minska oron och öka engagemanget behöver du ge tydlig information, visa att du har förståelse för vad förändringen innebär och samtidigt tydliggöra vad som förväntas av personalen inom HR och lön.

Att säkerställa en god kompetensöverföring är A och O. För att lyckas få acceptans på den nya processen är det viktigt att involvera befintlig personal och visa att du värdesätter deras kompetens. Ett stort ansvar ligger också på outsourcingleverantören att skapa en trygghet i att våga lämna över kontrollen.

  1. Etablera en robust riskhantering

En annan mycket viktig del i att etablera ett outsourcingsamarbete är att bygga upp en god riskberedskap. Både i implementeringsarbetet och i det löpande samarbetet framöver. Det kan till exempel handla om att kartlägga potentiella risker, skapa en plan för att säkra upp kompetens och hantering av andra initiala risker som kan påverka uppdraget. Riskanalyser bör ingå som en del i projektinitieringen för att redan från början skapa en tydlig bild av vad som skulle kunna hända om något går fel. Hur stora riskerna är varierar bland annat beroende på hur omfattande bemannings­förändringarna är på ditt företag, hur befintliga processer ser ut och vilka tidigare erfarenheter ditt företag har av outsourcing.

Ta gärna hjälp av din outsourcingleverantör i riskanalysen. De kan ofta ge råd och stöd i förändringsarbetet genom att dela med sig av erfarenheter från andra företag som gått igenom samma process. Löpande kvalitetskontroller bidrar också till att skapa trygghet i förändringsprocessen.

  1. Förbered systemet

När ni enats om processen och den löpande hantering börjar arbetet med att förbereda systemet. En av de vanligaste utmaningarna inför parametersättningen i lönesystemet är bristen på struktur i informationsöverföringen. Här är det viktig att ha dokumenterat alla avvikelser. Var noga med att använda de mallar och rutindokument som är avsedda för att säkerställa en korrekt överlämning och implementering av avtal, villkor och förutsättningar. Väljer du en erfaren och etablerad outsourcingleverantör så har de väl upparbetade rutiner för att säkerställa en smidig systemimplementation.

Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer om Aditros outsourcingtjänster, eller har andra funderingar kring hur det HR- och löneadministrativa arbetet kan utvecklas ytterligare på ditt företag.

Missa inte heller vår guide med 5 tips för att lyckas med löneoutsourcing.

 

Läs mer om Aditros löneoutsourcing

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *