Så påverkas löneavdelningen

Så påverkas löneavdelningen i coronatider

Coronavirusets spridning i Sverige påverkar löneavdelningen med restriktioner, rekommendationer samt lag- och regeländringar som regeringen successivt infört som en följd, har medfört stora utmaningar och är nya arbetssätt för de allra flesta. För den som arbetar med lön har situationen för somliga verksamheter varit särskilt kännbar. Så vad är det som gör att lönearbetet inom vissa organisationer varit mer utmanande mer än andra?

I det här blogginlägget ger Magnus Engman, vd på Aditro, sin syn i frågan.

Corona – ett stresstest för digital mognad

Nyligen meddelade Folkhälsmyndigheten att de som har möjlighet att arbeta hemma bör fortsätta med det även under hösten 2020. Att arbetet sedan tidig vår har utgått från hemmet har blivit ett stresstest för många verksamheter. Inte minst för den som arbetar med lön. Omställningen har på ett tydligt sätt påvisat hur pass väl rustade företagen är för deras anställda att fullt ut arbeta digitalt och på distans.

Men var verkligen våra arbetssätt anpassade för en sådan verklighet? Från en dag till nästa uppstod en arbetstillvaro där det inte längre var möjligt att arbeta med utgångspunkt i fysiska dokument, samlade i pärmar på kontoret. För att arbetet skulle kunna flyta på smärtfritt hade all sådan information – redan före utbrottet av coronaviruset – behövt finnas tillgänglig digitalt.

Nya regler och tillfälliga lagändringar – en belastning för löneavdelningen

Att anpassa sig till uteslutande digitalt arbete hemifrån var dock något som drabbade så gott som alla som arbetar på kontor. Det som i synnerhet drabbade personal inom lön under coronapandemins utbrott var att det på kort tid fattades en stor mängd riksdagsbeslut som i slutänden påverkade löneutbetalningarna. Beslut gällande exempelvis korttidspermitteringar, karens, arbetsgivaravgifter och andra faktorer krävde snabb omställning inom organisationerna. För denna omställning behövde de nya reglerna och lagarna tolkas – snabbt. Dessutom behövde man även rent tekniskt konfigurera lönesystemen så att lönerna kunde beräknas korrekt, i enlighet med dessa förändringar. En redan väldigt sårbar roll inom organisationen, med förhållandevis få resurser, där leveransen är mycket tidskritisk, blev på kort tid ännu mer belastad och mängder av de faktorer som spelar in i det dagliga arbetet ställdes helt ur spel.

Att så plötsligt ställa om har därför ställt oerhörda krav på verksamheters förmåga att arbeta digitalt men även på den interna domänkunskapen omkring lön. Finns inte rätt verktyg och applikationer på plats blir det lönepersonalens ansvar att bygga upp nya processer för lönehantering – något som kräver enormt stora manuella insatser, som blir svåra att samordna då alla måste jobba hemifrån. Oftast finns dessutom inte specialistkunskap internt att tillgå för att tolka avtalen rätt.

Systemleverantören måste erbjuda partnerskap – inte bara system

För att kunna anpassa lönearbetet efter de nya förhållandena och regelverken är det avgörande att man inte bara har system som skapar rätt förutsättningar för digitalt distansarbete och som säkerställer att uträkningarna blir korrekta. Det krävs även att systemleverantören för lön erbjuder ett partnerskap där de kan avlasta för löneavdelningen i en påfrestande situation genom att leverera rätt kunskap. Exempelvis genom att tolka regeländringarna och systemmässigt sätta upp dem på rätt sätt.

För ett sant partnerskap pågår samarbetet med en sådan leverantör över tid, något som innebär att en optimal lösning bör vara skalbar utifrån rådande behov och skapa möjlighet att exempelvis gå från cloud eller SaaS till rena outsourcing-modeller – eller något mitt emellan. En flexibel affärsmodell med en partner som inte bara är systemleverantör, utan även kan erbjuda verkligt stöd, rådgivning och ingående domänkunskap när det behövs som mest.

Hur har lönearbetet i din verksamhet påverkats av coronapandemin – har ni landat i de nya rutinerna eller är ni fortfarande tungt belastade? Om du har frågor eller utmaningar inom området lön finns vi på Aditro här för att besvara dem. Tveka inte att kontakta oss!

Vill du läsa mer?

Så påverkas HR-avdelningen av covid-19 >>

En svensk, en finländare och en norrman beräknade lön – vem vann? >>


Funderar du på om HR har snubblat i en falsk digitalisering? Läs mer i vår Ebook!

Vill du veta mer om hur du lyckas med din digitalisering av HR och lön. Vi har gjort en undersökning bland nästan 300 personer som jobbar med HR och lön i Norden kring digitaliseringsprojekt för HR och lön. Vi har sammanställt resultatet i vår eBook ”Har HR snubblat i falsk digitalisering?”, ladda ner den och lär dig mer om hur du lyckas med dina framtida projekt.

Har HR hamnat i falsk digitalisering?

Fyll i formuläret och ladda ner vår eBook