upphandling lönesystem

Största löneprojektet i Sverige 2018 avslutat – projektledarens tips till dig som har systemflytt framför dig

Dagens digitala värld sätter högre krav på våra system än någonsin. Gamla system byts mot nya och företag utmanar sina sätt att arbeta med hjälp av moderna digitala verktyg. Under 2018 har ett av Sveriges största löneprojekt avslutats. En av Aditros kunder, som verkar inom tillverkningsindustrin, har tillsammans med Aditro flyttat över sina 17 200 löner till molnbaserade lönesystemet Aditro Lön.

I 24 år hade företaget haft samma lönesystem. 2016 inleddes planerna på att flytta sig från det gamla till det nya. En utmaning som innebar att alla löneprocesser, kundunika uppsättningar och integrationer i det gamla systemet behövdes ses över, även arbetssättet har setts över. Åsa Bergstrand, projektledare på Aditro har varit med i arbetet som inneburit både utmaningar och framgångar.

”En av utmaningarna var att vi under en viss period var tvungna att köra parallella integrationer och uppsättningar då vi gick med en pilot under 6 månader.” berättar Åsa Bergstrand.

Nu är projektet i avslutsfasen och tillsammans lyckades kunden och Aditro få fram korrekt lön i rätt tid. Genom många möten och tätt samarbete, där konsulterna har varit mycket på plats hos kunden vågar vi påstå att de genomfört Sveriges största löneprojekt under 2018.

”För oss har samarbetet varit den viktigaste förutsättningen för att lyckas. Det har varit lösningsfokuserat och prestigelöst under projektets gång. Vi har även haft ett suveränt ärendehateringssystem samt dagliga pulsar inför varje gång vi gått live och andra kritiska skeden i projektet”, berättar Åsa Bergstrand.

Ärendehanteringssystemet och dagliga pulsar har gett alla i projektet information om vad som gäller för dagen samt vilka felärenden som finns. Genom ärendeportalen har ärendehistoriken och status gått att följa på ett mycket effektivare sätt än exempelvis via mail.

Står du inför en lönesystemsflytt och vill ha tips på vad ni bör tänka på i samarbetet med er systemleverantör? Här kommer Åsa Bergstrands 6 tips från ett av Sveriges största löneprojekt 2018:

  1. Se över vilka processer, uppsättningar och integrationer som behövs framöver. Var inte rädd för att ändra processer och rutiner så att det passar leverantörens standard om det är möjligt. Ifrågasätt varför det ser ut som det gör och om systemet behöver ha samma uppsättning framöver.
  2. Var tydlig med krav och förväntningar gällande projektet. Se till att leverantören förstår er kravställning och att ni förstår vad leverantören erbjuder i projektofferten samt vad som prioriteras.
  3. Underskatta inte integrationer till tredje part, även om det är en standardintegration.
  4. Tillsätt en styrgrupp i projektet som har rätt kunskap och vågar fatta snabba beslut.
  5. Genomför flera testkonverteringar om det finns möjlighet, dels för att hitta eventuella fel i konvertering dels för att få ett bra underlag för acceptanstester. Ett fel kan hanteras manuellt när det är frågan om 1 500 löner men när volymen är uppe i 17 000 är det svårare.
  6. Ha is i magen när det uppstår problem och fokusera på de reella problemen så att ni inte lägger tid på fel saker.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

KONTAKTA OSS

OBS! För support, gå till ”Användarsupport” här >> 

För frågor angående lönespecifikationer, inloggningsproblem och liknande, kontakta support via det telefonnummer som finns på din lönespecifikation.