Så säkerställer du rätt kvalitet hos din outsourcingpartner

Idag finns flera stora utmaningar som påverkar det löneadministrativa arbetet. En ökad globalisering, hård konkurrens, långsam ekonomisk tillväxt, möjligheterna till automatisering och en erfaren personal som blir allt äldre. För att kunna garantera en korrekt och säker lönehantering även i framtiden finns tre centrala frågor du bör ställa:
  • Var hittar mitt företag rätt kompetens och resurser för att kunna hantera löneadministrationen i vår verksamhet med fortsatt hög kvalitet nu och i framtiden?
  • Hur säkerställer vi att regelverk och krav hanteras korrekt oberoende av tid och plats?
  • Vad och hur kan vi effektivisera genom att automatisera delar av löneadministrationen?

Outsourcing skapar möjligheter att möta framtidens utmaningar

En ny, mer komplex omvärld leder till att behoven inom affärsverksamheten förändras. Det förutsätter gedigen kompetens och snabb reaktionsförmåga hos den som hanterar lön. Att sköta löneadministrationen professionellt och felfritt är ett krävande arbete. Olika löneslag och bestämmelser tillsammans med tolkningen av kollektivavtal och lokala avtal kräver erfarenhet och specialistkunskaper som kontinuerligt behöver uppdateras.

Att outsourca löneadministrationen till en pålitlig partner kan ge betydande fördelar, både i form av lägre totalkostnad och en effektivare verksamhet med bättre kvalitet. Idag väger även andra saker tungt i beslutet, exempelvis planerade pensionsavgångar, brist på intern kompetens eller behov av att styra de egna personalkostnaderna på ett bättre sätt.

Välj en partner som tänker långsiktigt och levererar kvalitet efter dina behov  

En av de viktigaste faktorerna bakom en lyckad outsourcing är valet av rätt samarbetspartner. När du väljer samarbetspartner för lön är det viktigt att se till att de har rätt förutsättningar att förstå din verksamhet. Att de kan visa att de har förmåga att utveckla och förnya sin verksamhet på lång sikt är också viktigt.

Syftet med outsourcing är att lägga ut rutinmässiga processer, som inte ingår i ditt företags kärnverksamhet, på en extern samarbetspartner som är specialiserad på att sköta och utveckla en viss typ av tjänster professionellt. En partner som med sin expertkompetens, och upparbetade rutiner kan uppfylla kundernas behov av en kostnadseffektiv och kundanpassad tjänst.

Något som brukar lyftas fram som de främsta fördelarna med att outsourca sin löneadministration är att:

  • arbetet utförs systematiskt över tid och är oberoende av vem som utför den
  • det utförs av specialiserade team
  • arbetet sker med en hög grad automatisering
  • det är enkelt att leverera löneutbetalningsunderlaget via webben
  • kundkontakten är aktivt drivande i samarbetet

En bra outsourcingpartner tar också ett proaktivt ansvar för att anpassa sina tjänster för att möta nya behov som uppstår inom din organisation eller till följd av förändringar i omvärlden, ändrade lagar och bestämmelser, utvecklingen av nya löneadministrativa processer eller digitala lösningarna.

7 mått på kvalitet hos din löneleverantör

När du står inför att upphandla lönetjänster finns all anledning att göra en genomgående översyn av leverantören. Det handlar såväl om hur de säkerställer en god kvalitet i sina leveranser som vilka rutiner de har kring löpande förbättringsåtgärder.

När det gäller löneprocesserna är det viktigaste kvalitetskravet att lönerna är korrekta och att de betalas ut i rätt tid. För att detta ska vara möjligt bör inte kostnadsbesparingar vara det enda och viktigaste beslutskriteriet. Fokusera istället på att upphandla en kvalitetsmässigt bra tjänst, som motsvarar ditt företags behov och som kan växa och anpassas efter förändringarna i din verksamhet. En dålig tjänst där upprepade fel och misstag leder till korrigeringar i efterhand, leder utan undantag till att företaget drabbas av mångdubbla kostnader.

Här är några viktiga kvalitetskriterier som du bör fånga upp vid valet av löneservicepartner:

  1. Tjänsten finns tillgänglig utan avbrott och i realtid
  2. Leverantören är professionell och har en hög kompetensnivå
  3. Leveranserna håller jämn och god kvalitet, utan fel
  4. Kostnadseffektivitet sett till den totala kostnaden
  5. Användarvänliga och tillförlitliga system och en kundtjänst som håller hög servicenivå
  6. Trygghet i att löneutbetalningarna fungerar utan avbrott även i undantagssituationer
  7. Erbjuder flexibla och skalbara lösningar, som till exempel enkelt kan anpassas om antalet anställda ökar eller minskar.

Ett annat sätt du kan försäkra dig om att din samarbetspartner kommer att kunna leva upp till kvalitetskraven, är att ta reda på vilka kvalitetsutmärkelser företaget har sedan tidigare. Ett exempel är ISAE, en internationella certifieringsstandarden för serviceorganisationer, som bland annat kräver att samarbetspartnern har detaljerad dokumentation av processer, gränssnitt och risker. Dessutom krävs att beskrivningar av kontrollpunkter och IT-system samt hur dessa är kopplade till processerna. Ur ett kundperspektiv är den största fördelen med certifieringen att funktionerna finns tydligt beskrivna och att det även framgår vem som bär ansvaret i olika situationer.

Framgångsrikt samarbete ett gemensamt ansvar

Kännetecknet för en god upphandling är naturligtvis att den baseras på detaljerade och omsorgsfullt framtagna gemensamma spelregler och rutiner. För ett lyckat samarbete är det ytterst viktigt att hålla regelbundna möten och ha en öppen kommunikation mellan leverantör och kund. Det gör det lättare för båda parter att enas om en gemensam helhetsbild i realtid och hålla sig à jour när saker förändras.

Förutsättningen för i ett lyckat samarbete är dels en hög kompetens hos din outsourcingpartner, dels att du som kund försäkrar dig om att du alltid får rätt utgångsdata levererat i rätt tid.”

Du och din samarbetspartner har ett gemensamt ansvar att vårda samarbetet och samtidigt se till att ni lever upp till det som överenskommits i kontraktet, till exempel leveransnivån. Det kan exempelvis ske med hjälp av olika kvalitets- och affärsmässiga nyckeltal. Ytterligare en förutsättning för ett lyckat samarbete är att företagets ledning tror på outsourcingbeslutet, tar fasta på vad det innebär och ger leverantören av lönetjänsten det stöd som behövs.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *