Kehitystyö Aditron kanssa takaa Clas Ohlsonille parhaat palkanmaksun prosessit kasvun tiellä

Hyvää vauhtia Suomessa laajentuvalle Clas Ohlson -ketjulle palkkapalvelun skaalautuvuus ja prosessien jatkuva kehittäminen ovat tärkeitä kasvun edellytyksiä. Aditron toteuttamaa palkkapalvelua tehdään tiiviissä yhteistyössä, jossa sähköpostit vaihtuvat päivittäin, laatua tarkkaillaan kuukausittaisissa yhteistyöpalavereissa ja toimintamalleja punnitaan puolivuosittain ohjausryhmätasolla.

– Pyrimme jatkuvasti tehostamaan palkkahallintomme prosesseja ja helpottamaan ja nopeuttamaan esimiesten työtä. Aditro on meille tärkeä kumppani, jolta saamme arvokasta tukea toimintamme ja prosessiemme uudelleenarviointiin ja kehittämiseen. Heillä on todella palveluhenkinen tiimi, jonka kanssa yhteydenpito sujuu hienosti, ja voimme yhdessä iloita onnistumisista, kuvaa Clas Ohlsonin henkilöstöpäällikkö Katariina Lajunen.

Aditron Key Account Managerin Marjaana Laineen mukaan palkkapalvelu takaa parhaan mahdollisen lopputuloksen, kun asiakas on sitoutunut omien prosessiensa uudistamiseen ja yhteiseen kehittämiseen kuten Clas Ohlson.

– Palkanlaskennan arki toimii, kun vastuut ovat molemmille osapuolille selkeät ja kumpikin on sitoutunut kantamaan ne. Voimme luottaa siihen, että Clas Ohlsonin kanssa tieto kulkee, ja he toimittavat palkka-aineistot ajoissa ja oikeellisina. He osallistuvat aktiivisesti kuukausipalavereihin ja ovat käyneet tapaamassa omaa palkanlaskentatiimiään Kajaanissa. He todella haluavat viedä palvelua yhdessä eteenpäin, Laine kiittää.

 

”Määrittelytyö ulkoistamisprojektin alussa auttoi meitä
saattamaan omat prosessimme kuntoon.
Se on luonut vankan pohjan palvelun ja prosessien
jatkuvalle kehittämiselle.”

– Katariina Lajunen, Clas Ohlson

 

Toimiva yhteistyömalli raamittaa kehitystyötä

Palkkapalvelun kehitysaskeleita Clas Ohlson ja Aditro kartoittavat puolivuosittain ohjausryhmässä. Tapaamisissa mietitään yhdessä, kuinka muutostilanteisiin, kuten ketjun kasvamiseen ja lakisääteisiin muutoksiin kannattaisi reagoida.

Yksi avaintavoitteista on kehittää sähköisiä prosesseja, jotta tekeminen on mahdollisimman sujuvaa, esimiesten työ helpottuu ja prosessinaikaiset virheet saadaan eliminoitua.

– Ohjausryhmässä tarkastelemme toiminnan laatua ja muutostarpeita ylätasolta ja mietimme, mihin kehitysresursseja kannattaa suunnata. Vuonna 2016 työpöydällämme oli esimerkiksi kaupanalan uusi vuosivapaajärjestelmä, joka vaati sovittamista järjestelmiimme. Yhdessä Aditron kanssa kehitimme toimivan ratkaisun tähänkin haasteeseen, Katariina Lajunen kertoo.

Marjaana Laineen mukaan ohjausryhmätyö on helppoa ja vaivatonta.

– Se jo kertoo, että olemme löytäneet toimivat toimintamallit ja luoneet vahvan pohjan yhteiselle tekemiselle, Marjaana Laine sanoo.

 

Aditron palkkapalvelu joustaa muutoksen mukana

Viime vuosina Clas Ohlson on avannut useita uusia myymälöitä, ja toiminnan kasvu on asettanut omat vaatimuksensa palkkahallinnolle.

– Uuden liikkeen rakentamiseen ja avaamiseen kokoamme projektiryhmän yhtiön omista työntekijöistä. Haaste palkanlaskennalle on se, että työntekijöillä on projektin ajaksi eri työehdot ja raportointimenetelmät kuin vakinaisissa tehtävissään. Paljon on siis ollut miettimistä siinä, miten erityisehdot saadaan sujuvasti toteutettua palkanlaskennan arjessa. Aditrolla on kuitenkin vahva osaaminen kaupanalan erityispiirteistä ja prosesseista, minkä ansiosta kehitystyön tekeminen on ollut heidän kanssaan helppoa, Katariina Lajunen kertoo.

 

”On hienoa, että Aditro saa olla mukana Clas Ohlsonin kasvussa.
Työn tekeminen muutoksessakin on helppoa, kun heillä on
vahva motivaatio kehittää yhdessä parhaat toimintatavat.”

– Marjaana Laine, Aditro