Laadukas projektinhallinta toi Carunalle varmuuden ulkoistamisen onnistumisesta

Kun yrityksessä on käynnissä useita päällekkäisiä IT-kehityshankkeita, vaaditaan kumppanilta raudanlujaa projektiosaamista. Tämä tiedostettiin myös Carunassa, joka ulkoisti palkkapalvelun ja matkustuksenhallinnan palvelun Aditrolle alkuvuodesta 2016 ja uusi samanaikaisesti ERP-järjestelmänsä toisen kumppanin kanssa.

Fortumista irtautunut Caruna oli alkuvuodesta 2015 valinnan edessä: hoitaako palkanlaskenta ja matkustusten hallinta itse vai ulkoistaa ne osaavalle kumppanille?

– Fortumin aikaan palkkahallintomme hoidettiin organisaation sisäisen alihankkijan kautta, joten päätös ulkoistamisesta syntyi nopeasti. Kartoitimme palveluntarjoajat tarjouskilpailun kautta ja valintamme kohdistui Aditroon, joka täytti varsin tiukat kriteerimme hyvin. Keskeisiä vaatimuksiamme olivat muun muassa hyvin standardoitujen ja kontrolloitujen toimitus- ja palvelumallien käyttäminen sekä kokemuksen kautta saatujen parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen. Ulkoistuksen kautta pystymme nyt keskittymään omaan ydinliiketoimintaamme, Carunan henkilöstöhallinnon johtaja Tommi Saikkonen kertoo.

 

Pitkälle systematisoitu toimitusmalli onnistumisen avaimena

Palveluiden siirto ja ulkoistuksen järjestäminen käynnistyi Aditron projektinhallintamenetelmän mukaisesti. Ensivaiheessa luotiin suunnitelma projektin etenemisestä, aikataulusta ja roolituksesta.

– Projektinhallintamenetelmän kautta asiakas saa varmuuden siitä, että projektia viedään koko sen keston ajan kohti haluttua lopputulosta varmistaen samalla, että kaikki tarvittavat vaiheet toteutuvat. Käytännössä projektin etenemistä seurataan päätös- ja tarkistuspisteiden avulla. Esimerkiksi projektisuunnitteluvaiheen päätöspisteessä asiakas hyväksyy suunnitelman ja sen jälkeen työ etenee yhteisissä työpajoissa. Tarkistus- ja päätöspisteissä varmistetaan, että projektin tehtävät etenevät sovitusti ja mahdollisiin poikkeamiin reagoidaan, projektipäällikkö Liisa Halttunen Aditrolta kuvaa.

”Projektinhallintamenetelmän ensisijaisena tavoitteena on, että projektin tavoitteet saavutetaan laadukkaasti.” Liisa Halttunen, Aditro

 

Carunalle selkeä projektinhallinta ja systemaattinen toimitusmalli on tuonut varmuuden sekä Aditron järjestelmien käyttöönoton ja palveluiden ulkoistamisen että samanaikaisesti toteutetun ERP-järjestelmän uusimisen onnistumisesta.

– ERP-järjestelmän uusiminen kasvatti IT-järjestelmien hankinnastamme massiivisen kokoluokan projektin. Siinä Aditron asiantuntijoiden järjestelmällistä projektinhallinta-osaamista todella tarvittiin. Oli erinomaisen hyvä, että meillä oli alusta lähtien näkyvyys aikatauluun, vaadittaviin resursseihin ja järjestelmien elinkaaren kautta määriteltyihin kokonaiskustannuksiin. Se toi meille rauhaa tilanteessa, jossa sitoutumista vaadittiin useaan päällekkäiseen hankkeeseen, Saikkonen kiittelee.

Aditro oli alusta lähtien mukana kolmikannassa myös ERP-järjestelmän käyttöönoton osalta.

 

Lisänä oppia omaan sisäiseen tekemiseen

Aditrolta Caruna on saanut eväitä myös omien sisäisten prosessiensa kehittämiseen.
– Palveluiden ulkoistaminen Aditrolle on ohjannut meitä kehittämään myös omaa toimintatapaamme järjestelmällisemmäksi esimerkiksi ilmoitettujen tuntikirjausten osalta. Olemme todella tyytyväisiä Aditron asiantuntevuuteen ja korkeatasoiseen osaamiseen, Saikkonen lisää.

”Aditron projektinhallinta ja projektiin osallistuneiden henkilöiden asiantuntemus oli järjestelmien ja ulkoistuspalveluiden käyttöönoton osalta laadukasta ja asiantuntevaa.
Olemme siihen erittäin tyytyväisiä.”
– Tommi Saikkonen, Caruna

 

Caruna on Suomen suurin sähkönsiirtoon keskittyvä yritys, joka vastaa 650 000 yksityis- ja yritysasiakkaan sähkönjakelusta Etelä-, Lounais- ja Länsi-Suomessa, Joensuussa, Koillismaalla sekä Satakunnassa. Carunassa työskentelee noin 270 henkilöä ja yhtiö työllistää suoraan yhteensä 1800 työntekijää eri puolilla Suomea. Caruna panostaa vahvasti säävarman verkon rakentamiseen ja investoi vuosittain noin 150 miljoonaa euroa sähköverkon kehittämiseen.